Grootboek
De Grootboek-module ondersteunt de financiële basis van ERP-NL. De module richt zich op grootboek, journaalposten, saldi, proefbalans, periodeafsluiting, financiële controles en boekhoudingverwerking vanuit andere modules.
Grootboek is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij financiële administratie, grootboekbeheer, periodeafsluiting, controle, rapportage en boekhouding-integratie vanuit modules zoals Crediteuren, Betalingen en Verplichtingen.
Wat kun je met Grootboek?
Met Grootboek kun je onder andere:
- journaalposten bekijken;
- grootboeksaldi controleren;
- een proefbalans bekijken;
- financiële periodeafsluiting ondersteunen;
- boekhoudkundige events bekijken;
- boekhoudkundige fouten opvolgen;
- boekingsvoorstellen bekijken;
- financiële intake en health checks uitvoeren;
- auditinformatie rond financiële processen raadplegen;
- grootboekinrichting openen via setup;
- boekhoudkundige inrichting bereiken voor methodes, mapping sets, derivation rules en automation policies.
De module helpt gebruikers om antwoord te krijgen op vragen zoals:
- Welke journaalposten zijn aangemaakt?
- Welke boekingen zijn verwerkt?
- Welke saldi staan op de grootboekrekeningen?
- Klopt de proefbalans?
- Welke periode kan worden afgesloten?
- Zijn er boekhoudkundige fouten?
- Welke boekingsvoorstellen staan klaar?
- Welke gebeurtenissen uit andere modules leiden tot boekhouding?
- Zijn er financiële controles of health issues?
- Welke inrichting bepaalt hoe boekhouding wordt afgeleid?
Belangrijkste schermen
| Scherm | Route | Waarvoor gebruik je dit scherm? |
|---|---|---|
| Grootboek start | /gl | Stuurt door naar grootboekinrichting |
| Journaalposten | /gl/journals | Journaalposten bekijken |
| Periodeafsluiting | /gl/close | Financiële periodes controleren en afsluiten |
| Proefbalans | /gl/trial-balance | Grootboeksaldi en proefbalans bekijken |
| grootboekaudit | /gl/audit | Audit- en controle-informatie rond het grootboek bekijken |
| grootboekintake | /gl/intake | Financiële intake of verwerking controleren |
| grootboekgezondheid | /gl/health | Health checks en aandachtspunten bekijken |
| grootboekinrichting | /setup/gl | Grootboekinrichting beheren |
| Grootboeksegmenten | /setup/gl/segments | Segmenten beheren |
| Grootboekcombinaties | /setup/gl/combinations | Account combinations beheren |
| Boekhoudkundige events | /accounting/events | Boekhoudkundige events bekijken |
| Boekhoudkundige fouten | /accounting/errors | Boekhouding fouten opvolgen |
| Boekingsvoorstellen | /accounting/proposals | Boekingsvoorstellen bekijken |
| Boekhoudkundige inrichting | /accounting/setup | Stuurt door naar boekhoudkundige inrichting |
| Mapping sets | /accounting/mapping-sets | Stuurt door naar mapping set setup |
| Derivation rules | /accounting/derivation-rules | Stuurt door naar derivation rule setup |
| Automation policies | /accounting/automation-policies | Stuurt door naar automation policy setup |
Procesoverzicht
Een typische Grootboek-flow loopt van operationele gebeurtenis naar boekhoudkundig event, boekingsvoorstel, journaalpost en saldo.
flowchart LR
Event[Operationele gebeurtenis] --> BoekhoudingEvent[Boekhoudkundig event]
BoekhoudingEvent --> Proposal[Boekingsvoorstel]
Proposal --> Validate[Valideren]
Validate --> Journal[Journaalpost]
Journal --> Balance[Grootboeksaldo]
Balance --> TrialBalance[Proefbalans]In gewone taal:
- Een gebeurtenis ontstaat in een module, bijvoorbeeld Crediteuren, Verplichtingen of Betalingen.
- De gebeurtenis kan leiden tot een boekhoudkundig event.
- ERP-NL kan op basis daarvan een boekingsvoorstel maken.
- Het voorstel wordt gecontroleerd.
- Na verwerking ontstaat een journaalpost.
- De journaalpost werkt door in grootboeksaldi.
- De saldi worden gebruikt voor proefbalans, controle en afsluiting.
Typische werkwijze voor een Grootboek-gebruiker
Een dagelijkse of periodieke Grootboek-werkwijze kan er als volgt uitzien:
- Controleer boekhoudkundige events uit operationele modules.
- Bekijk boekingsvoorstellen.
- Los boekhoudkundige fouten op.
- Controleer journaalposten.
- Bekijk grootboeksaldi en proefbalans.
- Gebruik grootboekgezondheid om aandachtspunten te vinden.
- Gebruik grootboekaudit bij vragen of controles.
- Voer periodeafsluitcontroles uit.
- Sluit de periode wanneer alle belangrijke punten zijn opgelost.
- Controleer of rapportages aansluiten op de administratie.
Grootboek
Het grootboek is de financiële kern waarin boekingen worden vastgelegd. Het grootboek bevat rekeningen, segmenten, account combinations, journaalposten en saldi.
Een gebruiker gebruikt het grootboek om:
- financiële transacties te controleren;
- boekingen te verklaren;
- saldi te bekijken;
- periodeafsluiting voor te bereiden;
- rapportages te ondersteunen;
- fouten of ontbrekende boekingen te onderzoeken.
Journaalposten
Het scherm /gl/journals toont journaalposten.
Een journaalpost legt een financiële boeking vast. Een journaalpost bestaat meestal uit kopgegevens en regels. Regels bevatten bedragen, grootboekrekeningen of account combinations en eventueel aanvullende dimensies.
Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:
- journaalposten te bekijken;
- boekingsregels te controleren;
- broninformatie van boekingen te onderzoeken;
- te zien uit welke module een boeking komt;
- te controleren of debet en credit in balans zijn;
- te zoeken naar boekingen rond een factuur, verplichting, betaling of correctie.
Journaalpostinformatie
Typische informatie van een journaalpost is:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Journaalnummer | Unieke identificatie van de journaalpost |
| Boekingsdatum | Datum waarop de boeking financieel wordt verwerkt |
| Periode | Financiële periode waarin de boeking valt |
| Status | Huidige status van de journaalpost |
| Bronmodule | Module waaruit de boeking afkomstig is |
| Categorie | Type boeking of procescategorie |
| Omschrijving | Functionele toelichting |
| Debetbedrag | Totaal of regelbedrag debet |
| Creditbedrag | Totaal of regelbedrag credit |
| Account combination | Grootboekcombinatie waarop geboekt wordt |
| Valuta | Valuta van de boeking |
| Auditinformatie | Historie en herkomst van de boeking |
Statussen van journaalposten
De exacte statuswaarden hangen af van de actuele implementatie. Functioneel kunnen journaalposten de volgende statussen hebben:
| Status | Betekenis | Typische actie |
|---|---|---|
| Concept | Journaalpost is voorbereid maar nog niet definitief | Controleren of aanvullen |
| Te valideren | Boekingsregels moeten worden gecontroleerd | Valideren |
| Gevalideerd | Journaalpost voldoet aan controles | Posten of verder verwerken |
| Gepost | Journaalpost telt mee in grootboeksaldi | Controleren of rapporteren |
| Fout | Journaalpost kan niet worden verwerkt | Fout onderzoeken |
| Geannuleerd | Journaalpost wordt niet meer gebruikt | Audit controleren |
| Teruggedraaid | Boeking is administratief gecorrigeerd | Correctie controleren |
Niet iedere status hoeft letterlijk in de applicatie zichtbaar te zijn. De tabel beschrijft de functionele betekenis voor eindgebruikers.
Proefbalans
Het scherm /gl/trial-balance toont de proefbalans. De proefbalans geeft inzicht in grootboeksaldi over rekeningen en segmenten.
Een gebruiker gebruikt de proefbalans bijvoorbeeld om:
- saldi per rekening te bekijken;
- debet en credit te controleren;
- begin- en eindsaldi te analyseren;
- afwijkingen te onderzoeken;
- periodeafsluiting voor te bereiden;
- rapportages te controleren.
Velden op de proefbalans
Typische velden op een proefbalans zijn:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Ledger | Grootboekadministratie |
| Periode | Financiële periode |
| Account combination | Rekening- of dimensiecombinatie |
| Rekening | Grootboekrekening |
| Segmenten | Financiële dimensies zoals kostenplaats of project |
| Beginsaldo | Saldo aan het begin van de periode |
| Debetmutaties | Debetbewegingen in de periode |
| Creditmutaties | Creditbewegingen in de periode |
| Eindsaldo | Saldo aan het einde van de periode |
| Valuta | Valuta van de bedragen |
De proefbalans helpt bij vragen zoals:
- Zijn de saldi logisch?
- Sluiten debet en credit aan?
- Welke rekeningen hebben onverwachte saldi?
- Zijn alle relevante boekingen verwerkt?
- Zijn er verschillen die voor afsluiting opgelost moeten worden?
Periodeafsluiting
Het scherm /gl/close ondersteunt de periodeafsluiting. Periodeafsluiting is het proces waarin een financiële periode wordt gecontroleerd en afgesloten.
Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:
- te zien welke perioden open of gesloten zijn;
- afsluitcontroles uit te voeren;
- te controleren of alle boekingen verwerkt zijn;
- boekhoudkundige fouten te bekijken voordat een periode sluit;
- te bepalen of een periode klaar is voor afsluiting.
Een vereenvoudigde afsluitflow ziet er als volgt uit:
flowchart TD
Open[Periode open] --> Check[Afsluitcontroles]
Check --> Errors{Fouten of open punten?}
Errors -- Ja --> Resolve[Oplossen]
Resolve --> Check
Errors -- Nee --> Close[Periode afsluiten]
Close --> Closed[Periode gesloten]Voor eindgebruikers betekent dit:
- een periode hoort pas gesloten te worden als boekingen, fouten en open punten zijn gecontroleerd;
- boekhoudkundige fouten kunnen afsluiting blokkeren of aandacht vragen;
- trial balance en health checks ondersteunen de beoordeling.
Periodeafsluitcontroles
Voor periodeafsluiting zijn functioneel de volgende controles relevant:
| Controle | Betekenis |
|---|---|
| Alle boekingen verwerkt | Er staan geen belangrijke niet-verwerkte journaalposten open |
| Boekhoudkundige fouten opgelost | Fouten in boekhouding zijn onderzocht en waar nodig opgelost |
| Proefbalans gecontroleerd | Debet, credit en saldi zijn beoordeeld |
| Submodules afgestemd | Crediteuren, Betalingen, Verplichtingen en Reconciliatie sluiten voldoende aan |
| Onverwachte saldi onderzocht | Onlogische of afwijkende saldi zijn verklaard |
| Handmatige correcties beoordeeld | Correctieboekingen zijn gecontroleerd |
| Audit beschikbaar | Belangrijke wijzigingen zijn traceerbaar |
Grootboekintake
Het scherm /gl/intake is bedoeld voor financiële intake of verwerking van financiële input.
Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:
- binnenkomende financiële data te controleren;
- te zien welke transacties of events klaarstaan voor verwerking;
- fouten of ontbrekende informatie vroeg te signaleren;
- te beoordelen of financiële input klaar is voor boekhouding;
- verwerking vanuit operationele modules te volgen.
De exacte werking van intake hangt af van de actuele implementatie, maar functioneel is het bedoeld als controlepunt vóór of tijdens financiële verwerking.
Grootboekgezondheid
Het scherm /gl/health toont financiële health checks en aandachtspunten.
Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:
- financiële datakwaliteit te controleren;
- onbalans of inconsistenties te vinden;
- ontbrekende setup te signaleren;
- fouten in boekhoudinglogica te onderzoeken;
- processen te identificeren die aandacht nodig hebben;
- periodeafsluiting voor te bereiden.
grootboekgezondheid checks
Voorbeelden van mogelijke health checks zijn:
| Health check | Betekenis | Mogelijke actie |
|---|---|---|
| Ontbrekende account combination | Er kan niet geboekt worden op de gewenste combinatie | Inrichting controleren |
| Ongeldige segmentwaarde | Eén van de financiële dimensies is niet toegestaan | Segmentwaarde aanpassen |
| Journaalpost uit balans | Debet en credit sluiten niet aan | Boekingsregels controleren |
| Openstaande boekhoudkundige fouten | Events konden niet worden verwerkt | Boekhoudkundige fouten oplossen |
| Ontbrekende mapping | Boekhoudingregel kan geen rekening bepalen | Mapping set controleren |
| Onverwacht saldo | Saldo wijkt af van verwachting | Analyse uitvoeren |
| Ontbrekende periode | Boeking valt niet in geldige periode | Periode-inrichting controleren |
Alleen checks die daadwerkelijk in de applicatie zijn geïmplementeerd moeten in detail als ondersteund worden beschreven.
Grootboekaudit
Het scherm /gl/audit toont audit- en controle-informatie rond grootboekprocessen.
Een gebruiker of auditor gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om te zien:
- welke financiële acties zijn uitgevoerd;
- welke gebruiker een wijziging heeft gedaan;
- wanneer een boeking is aangemaakt of aangepast;
- welke statuswijzigingen hebben plaatsgevonden;
- welke boekhoudkundige events tot boekingen hebben geleid;
- welke fouten of correcties zijn opgetreden.
Auditinformatie ondersteunt controle, verantwoording en onderzoek achteraf.
Grootboekinrichting
Via /setup/gl wordt de grootboekinrichting beheerd. De routes /setup/gl/segments en /setup/gl/combinations ondersteunen specifieke onderdelen van de inrichting.
Belangrijke setupconcepten zijn:
| Onderdeel | Betekenis |
|---|---|
| Ledger | Administratieve grootboekomgeving |
| Chart of accounts | Rekeningschema |
| Segment | Dimensie binnen het rekeningschema |
| Segmentwaarde | Toegestane waarde binnen een segment |
| Account combination | Combinatie van segmentwaarden die als boekingscombinatie gebruikt wordt |
| Cross-validation | Regel die bepaalt welke combinaties geldig zijn |
| Balances | Saldi per account combination of rekening |
Een beheerder gebruikt grootboekinrichting bijvoorbeeld om:
- segmenten te beheren;
- account combinations te beheren;
- grootboekstructuren in te richten;
- validatieregels te controleren;
- financiële dimensies beschikbaar te maken voor boekingen.
Account combinations
Een account combination is een combinatie van financiële segmentwaarden waarop geboekt kan worden.
Voorbeelden van segmenten kunnen zijn:
- grootboekrekening;
- kostenplaats;
- project;
- afdeling;
- fonds;
- product;
- activiteit.
Een gebruiker merkt account combinations vooral bij:
- factuurdistributies;
- journaalpostregels;
- verplichtingen;
- boekingsvoorstellen;
- validatie van financiële boekingen.
Functioneel betekent dit:
- een boeking moet op een geldige combinatie worden gedaan;
- ongeldige combinaties kunnen fouten veroorzaken;
- setup bepaalt welke combinaties toegestaan zijn;
- correcte account combinations zijn essentieel voor rapportage.
Boekhoudkundige events
Het scherm /accounting/events toont boekhoudkundige events.
Een boekhoudkundig event is een gebeurtenis die financiële verwerking kan veroorzaken. Bijvoorbeeld een goedgekeurde verplichting, een vrijgegeven factuur, een betaling of een correctie.
Een gebruiker gebruikt boekhoudkundige events bijvoorbeeld om:
- te zien welke operationele gebeurtenissen financiële impact hebben;
- te controleren of events zijn verwerkt;
- te onderzoeken waarom een boeking wel of niet is aangemaakt;
- de relatie tussen moduleproces en financiële boeking te volgen.
Conceptueel:
flowchart LR
Module[Moduleproces] --> Event[Boekhoudkundig event]
Event --> Rule[boekhoudregel]
Rule --> Proposal[Boekingsvoorstel]
Proposal --> Journal[Journaalpost]Boekhoudkundige eventtypes
Functioneel kunnen boekhoudkundige events ontstaan uit onder andere:
| Bron | Voorbeeld van event |
|---|---|
| Crediteuren | Factuur gevalideerd, factuur vrijgegeven, betaling voorbereid |
| Betalingen | Betaling aangemaakt, betaling geaccepteerd, betaling afgewezen |
| Verplichtingen | Verplichting goedgekeurd, reservering vastgelegd, verplichting gesloten |
| Reconciliatie | Banktransactie gematcht of verklaard |
| Ontvangstenverwerking | Ontvangst afgeletterd |
| Incasso | Incasso-instructie aangemaakt of batch verwerkt |
| Handmatige correctie | Correctieboeking of herstelactie |
De exacte eventtypes moeten worden afgeleid uit de actuele boekhouding-implementatie.
Boekingsvoorstellen
Het scherm /accounting/proposals toont boekingsvoorstellen.
Een boekingsvoorstel is een voorgestelde financiële boeking die voortkomt uit boekhoudkundige events en boekhouding regels.
Een gebruiker gebruikt boekingsvoorstellen bijvoorbeeld om:
- voorgestelde boekingen te controleren;
- te zien welke boekingen klaarstaan;
- fouten of ontbrekende gegevens te vinden;
- boekingslogica te beoordelen;
- voorstellen goed te keuren of verder te verwerken, indien ondersteund;
- de stap van event naar journaalpost te volgen.
Typische informatie van een boekingsvoorstel is:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Bronmodule | Module waaruit het voorstel komt |
| Eventtype | Type gebeurtenis dat de boeking veroorzaakt |
| Bedrag | Te boeken bedrag |
| Valuta | Valuta van het bedrag |
| Debetregel | Voorgestelde debetboeking |
| Creditregel | Voorgestelde creditboeking |
| Account combinations | Financiële combinaties waarop geboekt wordt |
| Status | Huidige status van het voorstel |
| Foutmelding | Reden waarom verwerking niet lukt |
Boekingsvoorstel statussen
Functioneel kunnen boekingsvoorstellen de volgende statussen hebben:
| Status | Betekenis | Typische actie |
|---|---|---|
| Concept | Voorstel is aangemaakt maar nog niet gecontroleerd | Controleren |
| Te valideren | Voorstel moet worden gevalideerd | Validatie uitvoeren |
| Gevalideerd | Voorstel is technisch en functioneel akkoord | Verwerken of posten |
| Fout | Voorstel kan niet worden verwerkt | Fout onderzoeken |
| Verwerkt | Voorstel heeft geleid tot journaalpost | Journaal controleren |
| Geannuleerd | Voorstel wordt niet meer gebruikt | Audit controleren |
De exacte statuswaarden kunnen per implementatie verschillen.
Boekhoudkundige fouten
Het scherm /accounting/errors toont fouten in boekhoudingverwerking.
Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:
- boekingsfouten te vinden;
- ontbrekende setup op te sporen;
- foutieve account combinations te onderzoeken;
- ontbrekende mapping te corrigeren;
- events te vinden die niet geboekt konden worden;
- periodeafsluiting voor te bereiden.
Voorbeelden van mogelijke boekhoudkundige fouten zijn:
| Fout | Betekenis | Mogelijke actie |
|---|---|---|
| Ontbrekende account combination | Er kan geen geldige combinatie worden bepaald | grootboekinrichting controleren |
| Ontbrekende mapping set | Bronwaarde kan niet vertaald worden | Mapping set aanvullen |
| Ongeldige segmentwaarde | Segmentwaarde is niet toegestaan | Segmentwaarde of brondata corrigeren |
| Boeking niet in balans | Debet en credit zijn niet gelijk | Boekingslogica controleren |
| Ontbrekende valuta | Valuta ontbreekt of is ongeldig | Brondata controleren |
| Ontbrekende ledger | Geen grootboekadministratie bepaald | Inrichting controleren |
| Onvolledige brondata | Event bevat onvoldoende informatie | Bronproces controleren |
Stappenplan voor boekhoudkundige fouten
Gebruik onderstaand stappenplan voor het oplossen van boekhoudkundige fouten.
flowchart TD
Error[Boekhoudkundige fout] --> Inspect[Bekijk foutdetails]
Inspect --> Source[Controleer bronmodule en event]
Source --> Setup{Inrichting compleet?}
Setup -- Nee --> FixSetup[Mapping of grootboekinrichting corrigeren]
Setup -- Ja --> Data{Brondata correct?}
Data -- Nee --> FixData[Brondata corrigeren]
Data -- Ja --> Retry[Verwerking opnieuw proberen]
FixSetup --> Retry
FixData --> Retry
Retry --> Done[Controleer resultaat]Praktische werkwijze:
- Open
/accounting/errors. - Zoek de fout op.
- Controleer bronmodule en event.
- Lees de foutmelding.
- Controleer account combination, mapping en segmentwaarden.
- Controleer of brondata compleet is.
- Corrigeer setup of brongegevens.
- Probeer verwerking opnieuw, indien ondersteund.
- Controleer of een boekingsvoorstel of journaalpost ontstaat.
- Gebruik auditinformatie bij twijfel.
Boekhoudkundige inrichting
Boekhoudkundige inrichting bepaalt hoe financiële boekingen worden afgeleid.
Routes binnen Boekhouding verwijzen door naar setup voor:
| Onderdeel | Route |
|---|---|
| Boekhoudkundige inrichting | /setup/accounting |
| Mapping sets | /setup/accounting/mapping-sets |
| Derivation rules | /setup/accounting/derivation-rules |
| Automation policies | /setup/accounting/automation-policies |
Functioneel betekent dit:
- mapping sets bepalen hoe bronwaarden worden vertaald naar financiële waarden;
- derivation rules bepalen hoe boekingsinformatie wordt afgeleid;
- automation policies bepalen wanneer verwerking automatisch mag plaatsvinden;
- boekhoudkundige inrichting bepaalt hoe events leiden tot boekingsvoorstellen.
Mapping sets
Mapping sets vertalen bronwaarden naar financiële waarden.
Voorbeelden:
| Bronwaarde | Doelwaarde |
|---|---|
| Leverancierscategorie | Grootboekrekening |
| Kostenplaatscode | Segmentwaarde |
| Productgroep | Omzet- of kostenrekening |
| Betalingssoort | Bankrekening of clearingrekening |
| Transactietype | Journaalcategorie |
Mapping sets zijn belangrijk omdat financiële boekingen vaak afhangen van gegevens uit operationele modules.
Derivation rules
Derivation rules bepalen hoe boekingsinformatie wordt afgeleid.
Een derivation rule kan bijvoorbeeld bepalen:
- welke rekening gebruikt wordt;
- welke kostenplaats gebruikt wordt;
- welke segmentwaarde hoort bij een bronobject;
- welke boekingscategorie geldt;
- welke mapping set moet worden toegepast.
Derivation rules vormen de brug tussen operationele processen en grootboekverwerking.
Automation policies
Automation policies bepalen wanneer boekhouding automatisch mag plaatsvinden.
Voorbeelden van beleidsvragen:
- mag een boekingsvoorstel automatisch worden verwerkt;
- moet een gebruiker eerst goedkeuren;
- moet er audit worden vastgelegd;
- moeten fouten blokkeren;
- mag verwerking opnieuw worden geprobeerd;
- mogen bepaalde events worden genegeerd of uitgesteld.
Relatie met Crediteuren
Crediteuren levert financiële gebeurtenissen op, bijvoorbeeld wanneer facturen worden gevalideerd, goedgekeurd, vrijgegeven of betaald.
flowchart LR
Invoice[Crediteuren factuur] --> Distribution[Factuurdistributie]
Distribution --> BoekhoudingEvent[Boekhoudkundig event]
BoekhoudingEvent --> Proposal[Boekingsvoorstel]
Proposal --> Journal[Journaalpost]Voor gebruikers betekent dit:
- facturen kunnen leiden tot boekingen;
- factuurdistributies bepalen mede hoe geboekt wordt;
- boekhoudkundige fouten kunnen ontstaan wanneer financiële gegevens ontbreken;
- Grootboek helpt om de boeking te controleren.
Relatie met Verplichtingen
Verplichtingen kan boekhoudkundige events en boekingsvoorstellen opleveren rond budgetten, reserveringen en verplichtingen.
flowchart LR
Commitment[Verplichting] --> BoekhoudingEvent[Boekhoudkundig event]
BoekhoudingEvent --> Proposal[Boekingsvoorstel]
Proposal --> Journal[Journaalpost]
Journal --> Balance[Grootboeksaldo]Voor gebruikers betekent dit:
- verplichtingen kunnen financiële impact hebben;
- boekingsvoorstellen kunnen vanuit Verplichtingen ontstaan;
- fouten in boekhouding kunnen via de boekhoudschermen worden opgevolgd.
Relatie met Betalingen en Reconciliatie
Betalingen en Reconciliatie leveren financiële informatie over betaalverwerking en bankmutaties.
flowchart LR
Payment[Betaling] --> BankTransaction[Banktransactie]
BankTransaction --> Reconciliatie[Reconciliatie]
Reconciliatie --> BoekhoudingEvent[Boekhoudkundig event]
BoekhoudingEvent --> Journal[Journaalpost]Voor gebruikers betekent dit:
- betalingen kunnen leiden tot grootboekverwerking;
- banktransacties kunnen moeten worden verklaard;
- reconciliatie helpt om bank en administratie op elkaar aan te sluiten;
- Grootboek toont de uiteindelijke financiële verwerking.
Rechten en toegang
De huidige routes gebruiken onder andere deze rechten:
| Scherm | Recht |
|---|---|
| Journaalposten | gl.journals.read |
| Periodeafsluiting | gl.periods.read |
| Proefbalans | gl.balances.read |
| grootboekaudit | gl.health.read |
| grootboekintake | gl.intake.read |
| grootboekgezondheid | gl.health.read |
| grootboekinrichting | gl.setup.read, gl.setup.write |
| Grootboekcombinaties | gl.combinations.read, gl.combinations.write |
| Boekhoudkundige events | commitments.accounting_events.read |
| Boekhoudkundige fouten | commitments.accounting_errors.read |
| Boekingsvoorstellen | commitments.accounting_proposals.read |
Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:
- je moet ingelogd zijn;
- wat je ziet hangt af van je rol;
- grootboekschermen, inrichting en boekhoudwerkbanken kunnen apart zijn afgeschermd;
- setuprechten moeten beperkt beschikbaar zijn;
- audit en healthinformatie kunnen aparte rechten vereisen.
Autorisatiematrix
De exacte rollen verschillen per implementatie. Functioneel zijn deze gebruikersgroepen relevant:
| Gebruikersgroep | Typische toegang |
|---|---|
| Grootboek raadpleger | Journaalposten, proefbalans en saldi bekijken |
| Financieel medewerker | Boekingen controleren en boekhoudkundige fouten opvolgen |
| Grootboekbeheerder | grootboekinrichting, segmenten en account combinations beheren |
| Boekhoudkundig beheerder | Mapping sets, derivation rules en automation policies beheren |
| Controller | Proefbalans, periodeafsluiting en financiële controles uitvoeren |
| Auditor | Audit, journaalposten en verwerkingshistorie raadplegen |
| Functioneel beheerder | Inrichting, rechten en foutopvolging ondersteunen |
Stappenplan voor periodeafsluiting
Gebruik onderstaand stappenplan bij periodeafsluiting.
flowchart TD
Start[Start periodeafsluiting] --> Events[Controleer boekhoudkundige events]
Events --> Errors[Los boekhoudkundige fouten op]
Errors --> Journals[Controleer journaalposten]
Journals --> Trial[Controleer proefbalans]
Trial --> Health[Controleer grootboekgezondheid]
Health --> Ready{Alles akkoord?}
Ready -- Nee --> Resolve[Los open punten op]
Resolve --> Events
Ready -- Ja --> Close[Sluit periode]Praktische werkwijze:
- Controleer boekhoudkundige events.
- Controleer boekhoudkundige fouten.
- Los fouten en ontbrekende setup op.
- Controleer boekingsvoorstellen.
- Controleer journaalposten.
- Bekijk de proefbalans.
- Controleer onverwachte saldi.
- Controleer grootboekgezondheid.
- Stem open punten af.
- Sluit de periode pas wanneer alles akkoord is.
Praktische controlelijst voor Grootboek
Gebruik deze checklist bij financiële controle:
- Zijn alle belangrijke boekhoudkundige events verwerkt?
- Zijn boekhoudkundige fouten opgelost?
- Zijn boekingsvoorstellen gecontroleerd?
- Zijn journaalposten in balans?
- Zijn account combinations geldig?
- Zijn grootboeksaldi logisch?
- Sluit de proefbalans aan?
- Zijn submodules afgestemd?
- Zijn handmatige correcties beoordeeld?
- Zijn auditgegevens beschikbaar?
- Is de periode klaar voor afsluiting?
Veelvoorkomende vragen
Waar zie ik journaalposten?
In het scherm /gl/journals.
Waar zie ik de proefbalans?
In het scherm /gl/trial-balance.
Waar voer ik periodeafsluiting uit?
In het scherm /gl/close.
Waar zie ik boekhoudkundige events?
In het scherm /accounting/events.
Waar zie ik boekhoudkundige fouten?
In het scherm /accounting/errors.
Waar zie ik boekingsvoorstellen?
In het scherm /accounting/proposals.
Waar beheer ik grootboekinrichting?
Via /setup/gl.
Waar beheer ik segmenten?
Via /setup/gl/segments.
Waar beheer ik account combinations?
Via /setup/gl/combinations.
Waar beheer ik mapping sets en derivation rules?
Via /setup/accounting/mapping-sets en /setup/accounting/derivation-rules.
Wat is het verschil tussen een boekhoudkundig event en een journaalpost?
Een boekhoudkundig event is een financiële gebeurtenis die tot een boeking kan leiden. Een journaalpost is de daadwerkelijke financiële boeking in het grootboek.
Wat is het verschil tussen een boekingsvoorstel en een journaalpost?
Een boekingsvoorstel is een voorgestelde boeking. Een journaalpost is de verwerkte boeking die in het grootboek meetelt.
Aandachtspunten voor gebruikers
Bij Grootboek is zorgvuldigheid belangrijk, omdat fouten direct invloed kunnen hebben op saldi, rapportages en periodeafsluiting.
Let vooral op:
- controleer boekhoudkundige fouten tijdig;
- controleer of debet en credit in balans zijn;
- gebruik geldige account combinations;
- stem onverwachte saldi af;
- wijzig setup niet zonder beheerafspraak;
- controleer periodeafsluiting zorgvuldig;
- gebruik auditinformatie bij correcties;
- documenteer handmatige correcties;
- stem afwijkingen af met financiële administratie of functioneel beheer.