Ontvangstenverwerking

De Ontvangstenverwerking-module ondersteunt het verwerken en matchen van ontvangsten. De module helpt gebruikers om ontvangen bedragen te koppelen aan openstaande posten, ontvangsten op te volgen en uitzonderingen te onderzoeken.

Ontvangstenverwerking is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij debiteurenbeheer, ontvangstenverwerking, bankverwerking en financiële administratie.

Wat kun je met Ontvangstenverwerking?

Met Ontvangstenverwerking kun je onder andere:

• ontvangstenverwerking-runs bekijken;
• details van één run bekijken;
• ontvangsten bekijken;
• details van één ontvangst openen;
• openstaande posten bekijken;
• ontvangsten koppelen aan openstaande posten;
• uitzonderingen in ontvangstenverwerking opvolgen;
• controleren welke ontvangsten automatisch zijn gematcht;
• onderzoeken waarom een ontvangst niet automatisch is verwerkt;
• de voortgang van banktransactie naar ontvangst en aflettering volgen.

De module helpt gebruikers om antwoord te krijgen op vragen zoals:

• Welke ontvangsten zijn binnengekomen?
• Welke ontvangsten zijn automatisch gematcht?
• Welke ontvangsten staan nog open?
• Welke ontvangsten zijn niet gekoppeld aan een openstaande post?
• Welke klant of debiteur hoort bij deze ontvangst?
• Welke factuur of openstaande post is afgeletterd?
• Waarom is een ontvangst een uitzondering?
• Welke ontvangstenverwerking-run heeft deze ontvangst verwerkt?
• Zijn er ontvangsten die handmatige opvolging nodig hebben?

Belangrijkste schermen

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Ontvangstenverwerking	/receivables	Overzicht van ontvangstenverwerking-runs
Ontvangstenverwerking-run detail	/receivables/runs/:id	Details van één ontvangstenverwerking-run bekijken
Ontvangsten	/receivables/receipts	Ontvangsten bekijken en opvolgen
Ontvangstdetail	/receivables/receipts/:id	Details van één ontvangst bekijken
Openstaande posten	/receivables/receivable-items	Openstaande posten bekijken
Uitzonderingen	/receivables/exceptions	Ontvangsten of posten met problemen opvolgen
Klanten	/receivables/customers	Klanten bekijken
Klantdetail	/receivables/customers/:id	Details van één klant bekijken
Debiteurenfacturen	/receivables/invoices	Debiteurenfacturen bekijken
Debiteurenfactuurdetail	/receivables/invoices/:id	Details van één debiteurenfactuur bekijken

Procesoverzicht

Een normale ontvangstenverwerking flow loopt van banktransactie naar ontvangst, matching en aflettering van openstaande posten.

flowchart LR
  BankTransaction[Banktransactie] --> Import[Importeren]
  Import --> Receipt[Ontvangst]
  Receipt --> Match[Automatische matching]
  Match --> Applied[Afgeletterd]
  Match --> Exception[Uitzondering]
  Exception --> Review[Handmatige beoordeling]
  Review --> Resolved[Opgelost]

In gewone taal:

1. Een banktransactie of ontvangstbestand wordt verwerkt.
2. ERP-NL maakt of herkent een ontvangst.
3. De ontvangst wordt gekoppeld aan een klant of openstaande post.
4. Als de match duidelijk is, wordt de ontvangst automatisch afgeletterd.
5. Als de match niet duidelijk is, ontstaat een uitzondering.
6. Een gebruiker onderzoekt de uitzondering.
7. Na correctie of handmatige match wordt de ontvangst opgelost.

Typische werkwijze voor een Ontvangstenverwerking-gebruiker

Een dagelijkse ontvangstenverwerking werkwijze kan er als volgt uitzien:

1. Open het Ontvangstenverwerking-overzicht.
2. Controleer de meest recente runs.
3. Open een run met waarschuwingen of uitzonderingen.
4. Bekijk hoeveel ontvangsten zijn verwerkt.
5. Controleer welke ontvangsten automatisch zijn gematcht.
6. Open de uitzonderingenlijst.
7. Onderzoek niet-gematchte ontvangsten.
8. Controleer klant, bedrag, referentie en openstaande posten.
9. Koppel de ontvangst handmatig of corrigeer de match indien nodig.
10. Controleer of de ontvangst volledig is afgeletterd.

Ontvangstenverwerking-runs

Het scherm /receivables toont ontvangstenverwerking-runs. Een run is een verwerking waarin ontvangsten worden geïmporteerd, herkend en gematcht.

Cash application runs tonen verwerking, automatische matching en openstaande opvolging.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• te zien welke runs zijn uitgevoerd;
• te controleren of een run succesvol is afgerond;
• te zien hoeveel ontvangsten zijn verwerkt;
• te controleren hoeveel ontvangsten automatisch zijn gematcht;
• te zien hoeveel uitzonderingen zijn ontstaan;
• door te klikken naar de details van één run.

Cash application run informatie

Typische informatie over een run is:

Veld	Betekenis
Run ID	Unieke identificatie van de run
Starttijd	Moment waarop de run is gestart
Eindtijd	Moment waarop de run is afgerond
Status	Huidige status van de run
Bron	Bankbestand, import of verwerkingsbron
Aantal ontvangsten	Totaal aantal ontvangsten in de run
Gematcht	Aantal automatisch of handmatig gematchte ontvangsten
Uitzonderingen	Aantal ontvangsten met openstaande opvolging
Fouten	Aantal ontvangsten of stappen met fouten
Gestart door	Gebruiker of proces dat de run heeft gestart

Runstatussen

De exacte statuswaarden kunnen per implementatie verschillen. Functioneel kunnen ontvangstenverwerking-runs de volgende statussen hebben:

Status	Betekenis	Typische actie
QUEUED	Run staat klaar om te starten	Wachten
RUNNING	Run wordt uitgevoerd	Voortgang volgen
COMPLETED	Run is succesvol afgerond	Resultaat controleren
COMPLETED_WITH_EXCEPTIONS	Run is afgerond, maar bevat uitzonderingen	Uitzonderingen opvolgen
FAILED	Run is mislukt	Foutmelding onderzoeken
CANCELLED	Run is geannuleerd	Controleren of herstart nodig is

Niet iedere status hoeft letterlijk zichtbaar te zijn. De tabel beschrijft de functionele betekenis.

Ontvangstenverwerking-run detail

De detailpagina /receivables/runs/:id toont de details van één ontvangstenverwerking-run.

Dit scherm helpt gebruikers om te begrijpen wat er in één verwerking is gebeurd.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• te zien welke ontvangsten in de run zaten;
• te controleren welke ontvangsten automatisch zijn gematcht;
• te zien welke ontvangsten een uitzondering zijn geworden;
• foutmeldingen of waarschuwingen te bekijken;
• het resultaat van een run te beoordelen;
• vervolgacties te bepalen.

Voorbeelden van vragen die dit scherm moet beantwoorden:

• Is de run volledig verwerkt?
• Hoeveel ontvangsten zijn automatisch gematcht?
• Welke ontvangsten zijn niet gematcht?
• Welke ontvangsten hebben een foutstatus?
• Welke openstaande posten zijn geraakt?
• Moet een ontvangst handmatig worden verwerkt?
• Moet de run opnieuw worden uitgevoerd?

Ontvangsten

Het scherm /receivables/receipts toont ontvangsten. Een ontvangst is een bedrag dat is binnengekomen en dat moet worden gekoppeld aan een klant, factuur of openstaande post.

Ontvangsten tonen binnengekomen bedragen en hun matchstatus richting klant of openstaande post.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• ontvangsten te bekijken;
• ontvangsten te zoeken;
• ontvangsten per status te filteren;
• ontvangsten per klant of debiteur te bekijken;
• ontvangsten met uitzonderingen te vinden;
• door te klikken naar de details van één ontvangst;
• te controleren of een ontvangst volledig is afgeletterd.

Ontvangstinformatie

Typische gegevens van een ontvangst zijn:

Veld	Betekenis
Ontvangstnummer	Unieke identificatie van de ontvangst
Ontvangstdatum	Datum waarop het bedrag is ontvangen
Bedrag	Ontvangen bedrag
Valuta	Valuta van de ontvangst
Klant of betaler	Herkende of gekoppelde klant
Bankrekening	Eigen bankrekening waarop het bedrag is ontvangen
Tegenrekening	Bankrekening van de betaler, indien beschikbaar
Omschrijving	Bankomschrijving of toelichting
Betalingsreferentie	Referentie uit de betaling
Matchstatus	Status van matching of aflettering
Gekoppelde openstaande post	Factuur of post waarop is afgeletterd
Resterend bedrag	Bedrag dat nog niet is gekoppeld
Bronrun	Cash application run waarin de ontvangst is verwerkt

Ontvangststatussen

De exacte statuswaarden kunnen per implementatie verschillen. Functioneel kunnen ontvangsten de volgende statussen hebben:

Status	Betekenis	Typische actie
NEW	Ontvangst is nieuw aangemaakt	Controleren of matchen
MATCHED	Ontvangst is gekoppeld aan openstaande post	Resultaat controleren
PARTIALLY_MATCHED	Ontvangst is gedeeltelijk gekoppeld	Restant beoordelen
UNMATCHED	Geen passende openstaande post gevonden	Handmatig onderzoeken
EXCEPTION	Ontvangst vraagt handmatige opvolging	Uitzondering oplossen
APPLIED	Ontvangst is afgeletterd	Geen actie nodig
REVERSED	Ontvangst is teruggedraaid	Audit controleren

Niet iedere status hoeft letterlijk zichtbaar te zijn. De tabel beschrijft de functionele betekenis.

Ontvangstdetail

De detailpagina /receivables/receipts/:id toont de details van één ontvangst.

Een gebruiker gebruikt de ontvangstdetailpagina om te controleren:

• van wie de ontvangst afkomstig is;
• welk bedrag is ontvangen;
• welke referentie is meegegeven;
• aan welke klant de ontvangst is gekoppeld;
• welke factuur of openstaande post is afgeletterd;
• of er een restbedrag openstaat;
• of er een fout of waarschuwing is;
• welke audit- of procesinformatie beschikbaar is.

Voorbeelden van vragen die dit scherm moet beantwoorden:

• Is deze ontvangst volledig verwerkt?
• Is de juiste klant herkend?
• Is de juiste factuur afgeletterd?
• Waarom is de ontvangst niet automatisch gematcht?
• Moet deze ontvangst handmatig worden gecorrigeerd?
• Is er sprake van onderbetaling of overbetaling?

Openstaande posten

Het scherm /receivables/receivable-items toont openstaande posten. Een openstaande post is een bedrag dat nog ontvangen moet worden, bijvoorbeeld een debiteurenfactuur of restantbedrag.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• openstaande posten te bekijken;
• te controleren welke facturen nog niet betaald zijn;
• openstaande posten te koppelen aan ontvangsten;
• restbedragen te onderzoeken;
• klanten met openstaande posten te bekijken;
• te controleren of een ontvangst correct is afgeletterd.

Openstaande post informatie

Typische gegevens van een openstaande post zijn:

Veld	Betekenis
Klant	Debiteur of betaler
Factuurnummer	Factuur of referentie waarop de post betrekking heeft
Factuurdatum	Datum van de factuur
Vervaldatum	Datum waarop betaling verwacht werd
Oorspronkelijk bedrag	Totaalbedrag van de post
Ontvangen bedrag	Bedrag dat al is afgeletterd
Openstaand bedrag	Bedrag dat nog openstaat
Valuta	Valuta van de post
Status	Huidige status van de openstaande post
Betalingsreferentie	Referentie die gebruikt kan worden voor matching
Gekoppelde ontvangsten	Ontvangsten die op de post zijn afgeletterd

Automatische matching

Automatische matching probeert een ontvangst te koppelen aan de juiste openstaande post.

ERP-NL kan hiervoor conceptueel gebruikmaken van kenmerken zoals:

• bedrag;
• valuta;
• betalingsreferentie;
• factuurnummer;
• klantnummer;
• klantnaam;
• IBAN of bankrekening;
• omschrijving;
• datum;
• openstaand bedrag;
• herkenningsregels.

De exacte matchinglogica hangt af van de actuele backend-implementatie en inrichting.

Matchresultaten

Een matchresultaat geeft aan wat ERP-NL met een ontvangst heeft kunnen doen.

Conceptueel zijn er meerdere mogelijke uitkomsten:

Uitkomst	Betekenis voor de gebruiker	Typische actie
Gematcht	De ontvangst is gekoppeld aan een openstaande post	Resultaat controleren
Gedeeltelijk gematcht	Een deel van de ontvangst is gekoppeld	Restant beoordelen
Niet gematcht	Er is geen passende openstaande post gevonden	Handmatig onderzoeken
Meerdere kandidaten	Er zijn meerdere mogelijke matches gevonden	Juiste kandidaat kiezen
Uitzondering	De ontvangst vraagt handmatige beoordeling	Uitzondering opvolgen
Overbetaling	Er is meer ontvangen dan verwacht	Restant of vervolgactie bepalen
Onderbetaling	Er is minder ontvangen dan verwacht	Deelbetaling of verschil beoordelen
Fout	De ontvangst kon niet correct worden verwerkt	Foutmelding onderzoeken

De exacte statuswaarden moeten worden gecontroleerd in de actuele backend- en frontendcode.

Uitzonderingen

Het scherm /receivables/exceptions toont uitzonderingen in de ontvangstenverwerking.

Een uitzondering ontstaat wanneer een ontvangst niet automatisch of niet eenduidig kan worden verwerkt.

Uitzonderingen maken zichtbaar welke ontvangsten handmatige beoordeling nodig hebben.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• niet-gematchte ontvangsten te vinden;
• ontvangsten met meerdere matchkandidaten te beoordelen;
• overbetalingen of onderbetalingen te onderzoeken;
• onbekende betalers te bekijken;
• ontbrekende referenties te onderzoeken;
• handmatige opvolging voor te bereiden.

Uitzonderingstypen

Uitzonderingen kunnen bijvoorbeeld ontstaan wanneer:

Type uitzondering	Betekenis	Mogelijke actie
Geen klant gevonden	Betaler is niet herkend	Klant of bankrekening zoeken
Geen openstaande post	Er is geen passende factuur of post	Handmatig onderzoeken
Meerdere matchkandidaten	Meerdere posten passen mogelijk	Juiste post selecteren
Bedrag wijkt af	Ontvangstbedrag komt niet overeen	Onder- of overbetaling beoordelen
Referentie ontbreekt	Betalingsreferentie ontbreekt	Omschrijving en klant controleren
Post al afgeletterd	Openstaande post is al betaald	Duplicaat of fout onderzoeken
Overbetaling	Er is meer ontvangen dan verwacht	Restant verwerken of laten openstaan
Onderbetaling	Er is minder ontvangen dan verwacht	Deelbetaling of verschil boeken
Technische fout	Verwerking is mislukt	Foutmelding of logs controleren

Uitzonderingen opvolgen

Een typische werkwijze voor uitzonderingen is:

flowchart TD
  Exception[Uitzondering gevonden] --> Inspect[Ontvangst bekijken]
  Inspect --> Customer{Klant herkend?}
  Customer -- Nee --> Identify[Betaler identificeren]
  Identify --> Customer
  Customer -- Ja --> Item{Openstaande post gevonden?}
  Item -- Nee --> Research[Verder onderzoeken]
  Research --> Item
  Item -- Ja --> Amount{Bedrag klopt?}
  Amount -- Ja --> Apply[Afletteren]
  Amount -- Nee --> Difference[Verschil beoordelen]
  Difference --> Apply
  Apply --> Resolved[Opgelost]

In gewone taal:

1. Open de uitzonderingenlijst.
2. Bekijk de ontvangst en bankinformatie.
3. Controleer klant, bedrag, referentie en omschrijving.
4. Zoek de juiste openstaande post.
5. Beoordeel eventuele verschillen.
6. Verwerk de ontvangst handmatig of corrigeer de match.
7. Los de uitzondering op.

Klanten

Hoewel deze pagina focust op Ontvangstenverwerking, zijn klanten onderdeel van hetzelfde ontvangstengebied.

Het scherm /receivables/customers toont klanten. De detailpagina /receivables/customers/:id toont één klant.

Een gebruiker gebruikt klantinformatie bijvoorbeeld om:

• de juiste betaler te herkennen;
• openstaande posten van een klant te bekijken;
• ontvangsten aan de juiste klant te koppelen;
• klantgegevens te controleren bij onduidelijke betalingen;
• betalingshistorie of openstaande bedragen te onderzoeken.

Klantinformatie

Typische klantinformatie is:

Veld	Betekenis
Klantnummer	Unieke identificatie van de klant
Naam	Naam van de klant
Status	Actief, inactief of geblokkeerd
Adres	Adresgegevens van de klant
Bankrekening	Bekende bankrekening van de klant
Openstaande posten	Facturen of posten die nog betaald moeten worden
Ontvangsten	Ontvangsten die aan de klant gekoppeld zijn
Audit	Wijzigingshistorie

Debiteurenfacturen

Het scherm /receivables/invoices toont debiteurenfacturen. De detailpagina /receivables/invoices/:id toont één verkoopfactuur.

Debiteurenfacturen zijn belangrijk voor Ontvangstenverwerking omdat ontvangsten meestal tegen openstaande facturen worden afgeletterd.

Een gebruiker gebruikt deze schermen bijvoorbeeld om:

• openstaande facturen te bekijken;
• factuurdetails te controleren;
• te zien welk bedrag nog openstaat;
• te controleren of een ontvangst aan de juiste factuur is gekoppeld;
• betalingsverschillen te onderzoeken.

Debiteurenfactuurinformatie

Typische informatie van een debiteurenfactuur is:

Veld	Betekenis
Factuurnummer	Nummer van de verkoopfactuur
Klant	Debiteur aan wie is gefactureerd
Factuurdatum	Datum van de factuur
Vervaldatum	Datum waarop betaling verwacht wordt
Bedrag	Totaalbedrag van de factuur
Valuta	Valuta van de factuur
Ontvangen bedrag	Bedrag dat al is ontvangen
Openstaand bedrag	Bedrag dat nog openstaat
Status	Factuur- of betalingsstatus

Relatie met Reconciliatie

Ontvangstenverwerking en Reconciliatie zijn nauw verwant, maar hebben een andere focus.

Module	Rol
Reconciliatie	Brede matching en verklaring van banktransacties
Ontvangstenverwerking	Specifiek verwerken van ontvangsten tegen openstaande posten

Conceptueel:

flowchart LR
  BankTransaction[Banktransactie] --> Reconciliatie[Reconciliatie]
  BankTransaction --> CashApplication[Ontvangstenverwerking]
  CashApplication --> Receipt[Ontvangst]
  Receipt --> OpenItem[Openstaande post]
  OpenItem --> Applied[Afgeletterd]

Voor gebruikers betekent dit:

• Reconciliatie kijkt breder naar alle banktransacties;
• Ontvangstenverwerking richt zich op ontvangsten;
• ontvangsten worden gekoppeld aan klanten en openstaande posten;
• verschillen of onduidelijke ontvangsten kunnen als uitzondering worden opgevolgd.

Relatie met Debiteuren

Ontvangstenverwerking is onderdeel van het bredere debiteuren-gebied. Debiteuren bevat klanten, debiteurenfacturen, openstaande posten en ontvangsten.

Conceptueel:

flowchart LR
  Customer[Klant] --> Invoice[Debiteurenfactuur]
  Invoice --> OpenItem[Openstaande post]
  Receipt[Ontvangst] --> Application[Ontvangstenverwerking]
  Application --> OpenItem

Ontvangstenverwerking is de stap waarin ontvangen geld wordt gekoppeld aan wat nog openstaat.

Relatie met Incasso

Incasso kan leiden tot ontvangsten die vervolgens via Ontvangstenverwerking worden afgeletterd.

flowchart LR
  OpenItem[Openstaande post] --> DirectDebit[Incasso-instructie]
  DirectDebit --> Bank[Bank]
  Bank --> Receipt[Ontvangst]
  Receipt --> CashApplication[Ontvangstenverwerking]
  CashApplication --> Applied[Afgeletterd]

Voor gebruikers betekent dit:

• Incasso helpt bij het innen van openstaande posten;
• Ontvangstenverwerking verwerkt de daadwerkelijke ontvangst;
• uitzonderingen kunnen ontstaan als een incasso niet of afwijkend wordt ontvangen.

Rechten en toegang

De huidige routes gebruiken onder andere deze rechten:

Scherm	Recht
Ontvangstenverwerking runs	cash_application.runs.read
Ontvangstenverwerking run detail	cash_application.runs.read
Ontvangsten	cash_application.receipts.read
Ontvangstdetail	cash_application.receipts.read
Openstaande posten	cash_application.receivable_items.read
Uitzonderingen	cash_application.exceptions.read
Klanten	receivables.customers.read
Debiteurenfacturen	receivables.invoice.read

Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:

• je moet ingelogd zijn;
• je moet rechten hebben om ontvangstenverwerking-runs te bekijken;
• ontvangsten, openstaande posten en uitzonderingen kunnen apart zijn afgeschermd;
• wat je ziet en mag doen hangt af van je rol;
• correctie- of beheeracties kunnen aanvullende rechten vereisen.

Autorisatiematrix

De exacte rollen verschillen per implementatie. Functioneel zijn deze gebruikersgroepen relevant:

Gebruikersgroep	Typische toegang
Ontvangstenverwerking raadpleger	Runs, ontvangsten en openstaande posten bekijken
Debiteurenmedewerker	Ontvangsten opvolgen en uitzonderingen onderzoeken
Ontvangstenverwerking verwerker	Ontvangsten handmatig matchen en corrigeren
Reconciliatie gebruiker	Banktransacties en aansluiting met ontvangsten bekijken
Financieel medewerker	Aflettering en financiële aansluiting controleren
Auditor	Ontvangsten, matching en auditinformatie raadplegen
Functioneel beheerder	Rechten, inrichting en foutopvolging ondersteunen

Stappenplan voor ontvangstenverwerking-run controle

Gebruik onderstaand stappenplan om een ontvangstenverwerking-run te controleren.

flowchart TD
  Start[Open Ontvangstenverwerking] --> Run[Selecteer recente run]
  Run --> Status[Controleer runstatus]
  Status --> Counts[Controleer aantallen]
  Counts --> Exceptions{Zijn er uitzonderingen?}
  Exceptions -- Ja --> Review[Open uitzonderingen]
  Exceptions -- Nee --> Done[Run akkoord]
  Review --> Resolve[Los uitzonderingen op]
  Resolve --> Done

Praktische werkwijze:

1. Open /receivables.
2. Zoek de meest recente run.
3. Controleer status, starttijd en eindtijd.
4. Controleer aantal ontvangsten.
5. Controleer aantal gematchte ontvangsten.
6. Controleer aantal uitzonderingen.
7. Open de detailpagina van de run.
8. Onderzoek fouten of waarschuwingen.
9. Volg openstaande uitzonderingen op.
10. Leg bevindingen vast als dit nodig is voor afsluiting of controle.

Stappenplan voor handmatige aflettering

Gebruik onderstaand stappenplan voor handmatige aflettering.

flowchart TD
  Start[Open ontvangst] --> Customer[Controleer klant]
  Customer --> Reference[Controleer referentie]
  Reference --> Amount[Controleer bedrag en valuta]
  Amount --> Candidate{Openstaande post gevonden?}
  Candidate -- Nee --> Research[Verder onderzoeken]
  Candidate -- Ja --> Difference{Bedrag sluit aan?}
  Difference -- Ja --> Apply[Afletteren]
  Difference -- Nee --> Review[Onder- of overbetaling beoordelen]
  Review --> Apply
  Apply --> Done[Controleer resultaat]

Praktische werkwijze:

1. Open de ontvangst.
2. Controleer klant, bedrag, valuta en datum.
3. Controleer omschrijving en betalingsreferentie.
4. Zoek de juiste openstaande post.
5. Controleer of het bedrag aansluit.
6. Beoordeel onderbetaling of overbetaling.
7. Verwerk de match of correctie.
8. Controleer of de ontvangst volledig is afgeletterd.
9. Los de uitzondering op indien van toepassing.

Veelvoorkomende foutmeldingen en oorzaken

Fout of melding	Mogelijke oorzaak	Mogelijke actie
Geen klant gevonden	Betaler wordt niet herkend	Klant of bankrekening zoeken
Geen openstaande post	Er is geen passende post	Facturen en openstaande posten controleren
Meerdere kandidaten	Meerdere posten lijken passend	Juiste post selecteren
Bedrag wijkt af	Ontvangstbedrag sluit niet aan	Onder- of overbetaling beoordelen
Referentie ontbreekt	Betalingsreferentie is leeg of onbruikbaar	Omschrijving controleren
Post al afgeletterd	Factuur is al betaald	Duplicaat of fout onderzoeken
Ontvangst niet volledig toegepast	Er blijft een restbedrag over	Restant beoordelen
Geen rechten	Gebruiker mag actie niet uitvoeren	Functioneel beheer vragen
Run mislukt	Verwerking bevat technische of datakwaliteitsfout	Run detail en logs controleren

Praktische controlelijst

Gebruik deze checklist bij Ontvangstenverwerking:

• Is de juiste klant herkend?
• Klopt het ontvangen bedrag?
• Klopt de valuta?
• Klopt de betalingsreferentie?
• Is de juiste openstaande post gevonden?
• Is de factuur nog openstaand?
• Is er sprake van deelbetaling?
• Is er sprake van overbetaling?
• Is er sprake van onderbetaling?
• Zijn meerdere matchkandidaten zorgvuldig beoordeeld?
• Is de ontvangst volledig afgeletterd?
• Zijn uitzonderingen opgelost?
• Is auditinformatie beschikbaar bij handmatige correcties?

Veelvoorkomende vragen

Waar zie ik ontvangstenverwerking-runs?

In het scherm /receivables.

Waar zie ik de details van één run?

Open een run vanuit het overzicht. De detailpagina gebruikt de route /receivables/runs/:id.

Waar zie ik ontvangsten?

In het scherm /receivables/receipts.

Waar zie ik de details van één ontvangst?

Open een ontvangst vanuit het ontvangstenoverzicht. De detailpagina gebruikt de route /receivables/receipts/:id.

Waar zie ik openstaande posten?

In het scherm /receivables/receivable-items.

Waar zie ik uitzonderingen?

In het scherm /receivables/exceptions.

Waar zie ik klanten?

In het scherm /receivables/customers.

Waar zie ik debiteurenfacturen?

In het scherm /receivables/invoices.

Waarom is een ontvangst niet automatisch gematcht?

Dat kan komen door ontbrekende referentie, afwijkend bedrag, onbekende klant, meerdere mogelijke facturen of onduidelijke bankinformatie.

Wat doe ik met een overbetaling?

Controleer de klant, openstaande posten en betalingsinformatie. Bepaal daarna of het meerdere bedrag moet worden gekoppeld aan een andere post, open moet blijven staan of apart moet worden verwerkt.

Wat doe ik met een onderbetaling?

Controleer of het om een deelbetaling, betalingsverschil, korting, bankkosten of fout gaat. Bepaal daarna of de ontvangst gedeeltelijk moet worden afgeletterd of verder moet worden opgevolgd.

Aandachtspunten voor gebruikers

Bij Ontvangstenverwerking is nauwkeurigheid belangrijk. Een verkeerde match kan leiden tot onjuiste openstaande posten, foutieve klantstanden of problemen bij incasso en rapportage.

Let vooral op:

• controleer altijd bedrag en valuta;
• controleer de klant of betaler;
• let op factuurnummers in de omschrijving;
• controleer of een openstaande post al is afgeletterd;
• wees voorzichtig met handmatige matches;
• onderzoek meerdere matchkandidaten zorgvuldig;
• leg vast waarom een uitzondering handmatig is opgelost;
• behandel overbetalingen en onderbetalingen zorgvuldig;
• stem onbekende ontvangsten af met debiteurenbeheer of financiële administratie.