Crediteuren

De Crediteuren-module ondersteunt het crediteurenproces binnen ERP-NL: van leverancier en factuur tot het klaarzetten van betalingen. Een Crediteuren-gebruiker gebruikt deze module om leveranciers te raadplegen, facturen te controleren, facturen vrij te geven voor betaling en de voortgang richting betaling te volgen.

Crediteuren is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij crediteurenadministratie, factuurcontrole, betaalvoorbereiding en financiële opvolging.

Wat kun je met Crediteuren?

Met Crediteuren kun je onder andere:

• leveranciers raadplegen;
• leverancierdetails bekijken;
• crediteurenfacturen bekijken en opvolgen;
• factuurdetails controleren;
• factuurregels, boekingsverdelingen, holds en betaalinformatie bekijken;
• betalingsverzoeken raadplegen;
• betaalprocessen volgen;
• betaalinstructies vanuit Crediteuren bekijken;
• controleren welke facturen klaarstaan voor betaling;
• BTW-transacties raadplegen;
• de voortgang van factuur naar betaling volgen.

De module helpt de gebruiker om antwoord te krijgen op vragen zoals:

• Welke facturen staan nog open?
• Welke facturen moeten nog worden gecontroleerd?
• Welke facturen zijn vrijgegeven voor betaling?
• Welke facturen zijn geblokkeerd?
• Voor welke leverancier hoort deze factuur?
• Welke betaalinstructie is aangemaakt voor deze factuur?
• Is een betaling al meegenomen in een betaalproces?
• Welke fiscale transacties horen bij Crediteuren?

Belangrijkste schermen

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Facturen	/payables/invoices	Overzicht van crediteurenfacturen
Factuurdetail	/payables/invoices/:id	Details van één factuur bekijken en opvolgen
Leveranciers	/payables/suppliers	Overzicht van leveranciers
Leverancierdetail	/payables/suppliers/:id	Details van één leverancier bekijken
Betalingsverzoeken	/payables/payment-requests	Betalingsverzoeken bekijken
Betaalprocesverzoeken	/payables/payment-process-requests	Betaalprocessen of betaalruns bekijken
Betaalprocesverzoekdetail	/payables/payment-process-requests/:id	Details van één betaalproces bekijken
Betaalinstructiedetail	/payables/payment-instructions/:id	Details van één betaalinstructie bekijken
Crediteurenbetalingen-werkbank	/payables/payments	Crediteuren-betalingen opvolgen
BTW-transacties	/payables/tax-transactions	Fiscale transacties vanuit Crediteuren bekijken

De startpagina /payables stuurt automatisch door naar het facturenoverzicht.

Procesoverzicht

Een normale Crediteuren-flow loopt van leverancier naar factuur en daarna naar betaalvoorbereiding.

flowchart LR
  Supplier[Leverancier] --> Invoice[Factuur]
  Invoice --> Check[Controleren]
  Check --> Approve[Goedkeuren]
  Approve --> Release[Vrijgeven voor betaling]
  Release --> PaymentProcess[Betaalproces]
  PaymentProcess --> Instruction[Betaalinstructie]
  Instruction --> Betalingen[Betalingen-module]

In gewone taal:

1. De leverancier bestaat in ERP-NL.
2. Een factuur wordt geregistreerd of opgehaald.
3. De factuur wordt gecontroleerd.
4. Eventuele fouten, ontbrekende gegevens of blokkades worden opgelost.
5. De factuur wordt goedgekeurd.
6. De factuur wordt vrijgegeven voor betaling.
7. De factuur kan worden meegenomen in een betaalproces.
8. Er ontstaat een betaalinstructie.
9. De verdere verwerking van batches, SEPA-bestanden en bankfeedback gebeurt in de Betalingen-module.

Typische werkwijze voor een Crediteuren-gebruiker

Een dagelijkse Crediteuren-werkwijze kan er als volgt uitzien:

1. Open het facturenoverzicht.
2. Zoek of filter facturen die aandacht nodig hebben.
3. Open een factuurdetail.
4. Controleer leverancier, bedrag, datum, regels en boekingsgegevens.
5. Controleer of er holds of waarschuwingen zijn.
6. Los ontbrekende of foutieve gegevens op.
7. Laat de factuur goedkeuren of geef deze vrij volgens het proces.
8. Controleer of de factuur is meegenomen in een betaalprocesverzoek.
9. Controleer de aangemaakte betaalinstructie.
10. Volg verdere betaling op via de Crediteurenbetalingen-werkbank of de Betalingen-module.

Facturenoverzicht

Het facturenoverzicht is het centrale werkscherm voor de crediteurenadministratie. Hier ziet de gebruiker welke facturen aanwezig zijn en welke facturen aandacht nodig hebben.

Facturenoverzicht met status, leverancier, bedrag en opvolgacties.

Een gebruiker gebruikt dit scherm om:

• facturen op te zoeken;
• facturen per leverancier te bekijken;
• facturen per status te volgen;
• facturen te controleren op bedrag, datum en vervaldatum;
• facturen met holds of blokkades te vinden;
• facturen te openen voor detailcontrole;
• te controleren welke facturen klaar zijn voor betaling;
• te zien welke facturen al onderdeel zijn van betaalvoorbereiding.

Filters op het facturenoverzicht

De exacte filters hangen af van de actuele schermimplementatie. Functioneel zijn voor een Crediteuren-gebruiker vooral deze filters relevant:

Filter	Gebruik
Zoektekst	Zoeken op factuurnummer, leverancier, referentie of omschrijving
Leverancier	Alleen facturen van één leverancier tonen
Status	Facturen tonen met een bepaalde processtatus
Factuurdatum vanaf/tot	Facturen binnen een bepaalde periode tonen
Vervaldatum vanaf/tot	Facturen vinden die binnenkort betaald moeten worden
Bedrag	Facturen zoeken op bedrag of bedragscategorie
Valuta	Facturen filteren op valuta
Hold / blokkade	Facturen tonen die nog niet verder kunnen
Betaalstatus	Facturen tonen op basis van betaalvoorbereiding of betaling
Organisatie	Facturen binnen de actieve organisatiecontext tonen

Een typische werkwijze is om eerst te filteren op status of hold, en daarna verder te zoeken op leverancier of factuurnummer.

Tabelkolommen op het facturenoverzicht

Een facturenoverzicht hoort de gebruiker snel inzicht te geven in de belangrijkste kenmerken van een factuur.

Functioneel relevante kolommen zijn:

Kolom	Betekenis
Factuurnummer	Nummer of referentie van de crediteurenfactuur
Leverancier	Naam van de leverancier
Leverancierssite	Administratieve of betaalrelatie van de leverancier
Factuurdatum	Datum op de factuur
Vervaldatum	Datum waarop betaling verwacht wordt
Bedrag	Totaalbedrag van de factuur
Valuta	Valuta van de factuur
Openstaand bedrag	Bedrag dat nog niet betaald of verwerkt is
Status	Huidige processtatus van de factuur
Hold	Geeft aan of er een blokkade is
Betaalstatus	Geeft aan of de factuur klaarstaat voor betaling
Acties	Beschikbare acties voor de factuur

Niet iedere implementatie hoeft al deze kolommen tegelijk te tonen. Voor eindgebruikers is vooral belangrijk dat zij snel kunnen zien welke facturen opvolging nodig hebben.

Factuurdetail

De factuurdetailpagina toont de volledige informatie van één factuur. Dit scherm wordt gebruikt voor inhoudelijke controle.

Een gebruiker gebruikt dit scherm om:

• kopgegevens van de factuur te controleren;
• leverancier en leverancierssite te controleren;
• factuurregels te bekijken;
• boekingsverdelingen of distributies te bekijken;
• holds of blokkades te beoordelen;
• betalingsschema’s te controleren;
• betaalinformatie te bekijken;
• bijlagen te raadplegen;
• auditinformatie te bekijken;
• te bepalen of de factuur verder kan in het proces.

Typische onderdelen op factuurdetail

Onderdeel	Doel
Kopgegevens	Algemene factuurinformatie zoals leverancier, nummer, datum en bedrag
Regels	Inhoudelijke factuurregels
Distributies	Financiële verdeling naar grootboek of dimensies
Holds	Blokkades of aandachtspunten
Betalingsschema	Wanneer en hoeveel betaald moet worden
Betaalinformatie	Relatie met betalingsverzoeken, betaalprocesverzoeken of betaalinstructies
Bijlagen	Onderliggende documenten
Audit	Historie van wijzigingen en acties

De factuurdetailpagina is bedoeld om te begrijpen waarom een factuur wel of niet verder kan in het proces.

Voorbeelden van vragen die dit scherm moet beantwoorden:

• Is de factuur compleet?
• Is de factuur goedgekeurd?
• Staat er nog een blokkade op de factuur?
• Is de factuur al vrijgegeven voor betaling?
• Aan welke leverancier en bankrekening is de factuur gekoppeld?
• Welke boekingsregels of distributies horen bij de factuur?
• Is er al een betaalinstructie aangemaakt?

Factuurstatussen

De exacte statuswaarden moeten uit de actuele codebase worden afgeleid. Functioneel kan een crediteurenfactuur de volgende processtappen doorlopen:

Status	Betekenis voor de gebruiker	Typische vervolgstap
Aangemaakt	De factuur is geregistreerd	Gegevens controleren
Onvolledig	Er ontbreekt informatie	Gegevens aanvullen
Te valideren	De factuur moet inhoudelijk of technisch gecontroleerd worden	Valideren
Gevalideerd	De factuur is gecontroleerd	Goedkeuren of vrijgeven
Afgekeurd	De factuur is afgewezen	Corrigeren of sluiten
Goedgekeurd	De factuur mag verder in het proces	Vrijgeven voor betaling
Geblokkeerd	Er staat een hold of blokkade op	Hold oplossen
Vrijgegeven voor betaling	De factuur kan betaald worden	Meenemen in betaalproces
In betaalproces	De factuur is onderdeel van betaalvoorbereiding	Payment process volgen
Betaald	De factuur is betaald	Controleren of afsluiten
Geannuleerd	De factuur is niet meer geldig	Audit controleren

Niet iedere status hoeft letterlijk zo in de applicatie te bestaan. De tabel beschrijft de functionele betekenis voor eindgebruikers.

Acties per factuurstatus

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van status, rechten en inrichting.

Status	Typische acties
Aangemaakt	Bekijken, wijzigen, valideren, annuleren
Onvolledig	Aanvullen, wijzigen, opnieuw valideren
Te valideren	Valideren, fout onderzoeken
Gevalideerd	Goedkeuren, afwijzen, hold plaatsen indien ondersteund
Afgekeurd	Bekijken, corrigeren, opnieuw indienen of afsluiten
Goedgekeurd	Vrijgeven voor betaling
Geblokkeerd	Hold bekijken, oorzaak oplossen, hold vrijgeven
Vrijgegeven voor betaling	Meenemen in betaalprocesverzoek
In betaalproces	Payment process request of instruction bekijken
Betaald	Bekijken, audit controleren
Geannuleerd	Bekijken, audit controleren

Belangrijke acties horen alleen beschikbaar te zijn voor gebruikers met passende rechten.

Factuurcontrole

Binnen Crediteuren draait veel om controle voordat een factuur betaald wordt. De gebruiker wil voorkomen dat facturen onvolledig, onjuist of te vroeg betaald worden.

Functionele controles kunnen bijvoorbeeld zijn:

Controle	Betekenis voor de gebruiker
Leverancier aanwezig	De factuur moet aan een bekende leverancier gekoppeld zijn
Factuurgegevens compleet	Factuurnummer, datum, bedrag en valuta moeten kloppen
Boekingsgegevens aanwezig	De factuur moet financieel geboekt of verdeeld kunnen worden
Holds opgelost	Blokkades moeten worden bekeken en waar nodig vrijgegeven
Goedkeuring aanwezig	De factuur moet goedgekeurd zijn voordat betaling mogelijk is
Betalingsschema aanwezig	Duidelijk moet zijn wanneer en hoeveel betaald moet worden
Bankgegevens bekend	Voor betaling moeten bruikbare betaalgegevens beschikbaar zijn

Niet iedere controle hoeft in elke situatie handmatig door de gebruiker te worden uitgevoerd. Sommige controles kunnen automatisch plaatsvinden in de backend of via workflowregels.

Holds en blokkades

Een hold is een blokkade of aandachtspunt op een factuur. Holds voorkomen dat een factuur zonder controle verdergaat naar goedkeuring of betaling.

Functioneel zijn er meerdere soorten holds mogelijk.

Hold-type	Betekenis	Mogelijke actie
Gegevens ontbreken	Verplichte factuurgegevens ontbreken	Gegevens aanvullen
Leverancier ontbreekt	De factuur is niet gekoppeld aan een geldige leverancier	Leverancier selecteren of aanmaken
Bankgegevens ontbreken	Er zijn geen bruikbare betaalgegevens beschikbaar	Bankrekening controleren
Boekingsgegevens ontbreken	Distributie of account combination ontbreekt	Boekingsgegevens aanvullen
Goedkeuring ontbreekt	Factuur is nog niet goedgekeurd	Goedkeuringsproces starten
Bedrag afwijkend	Bedrag wijkt af van verwachting	Factuur controleren
Mogelijk duplicaat	Factuur lijkt op een bestaande factuur	Duplicaatcontrole uitvoeren
Betaling geblokkeerd	Factuur mag nog niet betaald worden	Oorzaak onderzoeken
Handmatige review	Factuur vraagt inhoudelijke beoordeling	Review uitvoeren

Hold-opvolging

Een typische werkwijze voor holds is:

flowchart TD
  Hold[Hold op factuur] --> Inspect[Hold bekijken]
  Inspect --> Cause{Oorzaak duidelijk?}
  Cause -- Nee --> Research[Nader onderzoek]
  Research --> Cause
  Cause -- Ja --> Fix[Gegevens corrigeren of actie uitvoeren]
  Fix --> Release{Hold kan vrij?}
  Release -- Nee --> FollowUp[Verder opvolgen]
  Release -- Ja --> Remove[Hold vrijgeven]
  Remove --> Continue[Factuurproces vervolgen]

Praktische werkwijze:

1. Open de factuur.
2. Bekijk welke hold actief is.
3. Lees de melding of reden van de hold.
4. Controleer leverancier, bedrag, datum, boeking en betaalgegevens.
5. Los de oorzaak op.
6. Geef de hold vrij als je daarvoor rechten hebt.
7. Controleer of de factuur verder kan in het proces.

Stap-voor-stap handleiding voor factuurcontrole

Gebruik onderstaand stappenplan om een factuur functioneel te controleren.

flowchart TD
  Start[Open factuur] --> Supplier[Controleer leverancier]
  Supplier --> Header[Controleer factuurgegevens]
  Header --> Lines[Controleer regels]
  Lines --> Boekhouding[Controleer boekingsverdeling]
  Boekhouding --> Holds{Zijn er holds?}
  Holds -- Ja --> Resolve[Los holds op]
  Resolve --> Holds
  Holds -- Nee --> Approval{Goedkeuring nodig?}
  Approval -- Ja --> Approve[Goedkeuring aanvragen of uitvoeren]
  Approval -- Nee --> Release[Vrijgeven voor betaling]
  Approve --> Release

Praktische werkwijze:

1. Open het facturenoverzicht.
2. Zoek de factuur op.
3. Open de factuurdetailpagina.
4. Controleer leverancier en leverancierssite.
5. Controleer factuurnummer, datum, vervaldatum, bedrag en valuta.
6. Controleer factuurregels.
7. Controleer distributies of boekingsinformatie.
8. Controleer eventuele holds.
9. Los ontbrekende of foutieve gegevens op.
10. Controleer of goedkeuring nodig is.
11. Laat de factuur goedkeuren of keur goed als je daarvoor bevoegd bent.
12. Geef de factuur vrij voor betaling wanneer alle controles akkoord zijn.

Betalingsschema

Een betalingsschema bepaalt wanneer een factuur betaald moet worden. Dit is belangrijk voor de betaalvoorbereiding.

Een betalingsschema helpt bij vragen zoals:

• wanneer vervalt de factuur;
• welk bedrag moet betaald worden;
• is volledige of gedeeltelijke betaling mogelijk;
• staat de factuur klaar voor betaling;
• is de factuur al meegenomen in een betaalproces.

Betaalvoorbereiding

Crediteuren bereidt betalingen voor vanuit goedgekeurde en vrijgegeven facturen. De verdere verwerking van batches, SEPA-bestanden en bankfeedback gebeurt in de Betalingen-module.

De overgang ziet er functioneel als volgt uit:

flowchart LR
  Invoice[Goedgekeurde factuur] --> Schedule[Betalingsschema]
  Schedule --> PPR[Betaalprocesverzoek]
  PPR --> Instruction[Betaalinstructie]
  Instruction --> Betalingen[Betalingen-module]

Stap-voor-stap handleiding voor betaalvoorbereiding

Gebruik onderstaand stappenplan om te controleren of een factuur correct richting betaling gaat.

flowchart TD
  Released[Factuur vrijgegeven] --> Schedule[Controleer betalingsschema]
  Schedule --> Bank[Controleer bankrekening]
  Bank --> PPR[Betaalprocesverzoek]
  PPR --> Instruction[Betaalinstructie]
  Instruction --> Betalingen[Betalingen-module]
  Betalingen --> Follow[Betaalstatus volgen]

Praktische werkwijze:

1. Controleer of de factuur is goedgekeurd.
2. Controleer of er geen actieve holds meer zijn.
3. Controleer het betalingsschema.
4. Controleer leverancier en externe bankrekening.
5. Controleer bedrag, valuta en vervaldatum.
6. Controleer of de factuur is meegenomen in een betaalprocesverzoek.
7. Open het betaalprocesverzoek als er fouten zijn.
8. Controleer of een betaalinstructie is aangemaakt.
9. Open de betaalinstructiedetailpagina.
10. Volg verdere verwerking in de Betalingen-module.

Leveranciers

Het leveranciersoverzicht toont de leveranciers die binnen ERP-NL bekend zijn. Crediteuren-gebruikers gebruiken dit scherm om leverancierinformatie te raadplegen en te controleren.

Leveranciersoverzicht voor het raadplegen en controleren van leveranciersgegevens.

Een gebruiker gebruikt het leveranciersoverzicht bijvoorbeeld om:

• een leverancier op te zoeken;
• leverancierdetails te openen;
• te controleren of een leverancier actief is;
• adres- of identificatiegegevens te bekijken;
• betaalgegevens van de leverancier te controleren;
• te begrijpen welke facturen bij een leverancier horen.

Functioneel relevante kolommen zijn:

Kolom	Betekenis
Leveranciersnummer	Interne identificatie van de leverancier
Naam	Naam van de leverancier
Status	Actief, inactief of andere status
Land	Land van de leverancier
KvK-nummer	Identificatie bij Kamer van Koophandel, indien beschikbaar
BTW-nummer	Fiscaal identificatienummer
Betaalgegevens	Indicatie of bankgegevens aanwezig zijn
Acties	Bekijken of wijzigen, afhankelijk van rechten

Leverancierdetail

Op de leverancierdetailpagina staat informatie over één leverancier.

Belangrijke onderdelen zijn:

Onderdeel	Doel
Algemene gegevens	Naam, nummer, status en identificatie
Adressen	Adresgegevens van leverancier
Leverancierssites	Administratieve locaties of betaalrelaties
Bankrekeningen	Externe bankrekeningen voor betalingen
BTW/KvK	Fiscale en juridische identificatie
Facturen	Facturen die aan de leverancier gekoppeld zijn
Audit	Wijzigingshistorie

Voor een Crediteuren-gebruiker is dit scherm vooral belangrijk om te controleren of facturen aan de juiste leverancier en betaalgegevens zijn gekoppeld.

Betalingsverzoeken

Het scherm Betalingsverzoeken toont betalingsverzoeken binnen Crediteuren.

Een betalingsverzoek kan worden gebruikt wanneer een betaling niet direct vanuit een reguliere factuurflow ontstaat, of wanneer er een apart betalingsverzoek moet worden opgevolgd.

Een gebruiker gebruikt dit scherm om:

• betalingsverzoeken te bekijken;
• de status van betalingsverzoeken te volgen;
• te controleren of een request verder verwerkt kan worden;
• te zien of een request al onderdeel is van een betaalproces.

Functionele statusbetekenissen kunnen zijn:

Status	Betekenis
Concept	Request is aangemaakt maar nog niet ingediend
Ingediend	Request is aangeboden voor verwerking
In behandeling	Request wordt beoordeeld of verwerkt
Goedgekeurd	Request mag verder
Afgewezen	Request is niet toegestaan of niet correct
Verwerkt	Request heeft geleid tot verdere betaalvoorbereiding
Fout	Request kon niet worden verwerkt
Geannuleerd	Request wordt niet meer gebruikt

Betaalprocesverzoeken

Het scherm /payables/payment-process-requests toont betaalprocesverzoeken. De detailpagina /payables/payment-process-requests/:id toont één procesverzoek.

Een betaalprocesverzoek kan worden gezien als een processtap waarin te betalen posten worden geselecteerd, verwerkt of klaargezet voor betaalinstructies.

flowchart LR
  OpenInvoices[Openstaande facturen] --> Selection[Selectie]
  Selection --> PPR[Betaalprocesverzoek]
  PPR --> Instructions[Betaalinstructies]
  Instructions --> PaymentWorkbench[Crediteurenbetalingen-werkbank]

Een gebruiker gebruikt dit scherm om te controleren:

• welke facturen zijn geselecteerd voor betaling;
• welke posten zijn uitgesloten;
• of het betaalproces succesvol is afgerond;
• of er fouten zijn ontstaan;
• of er betaalinstructies zijn aangemaakt;
• welke gebruiker of welk proces de run heeft gestart.

Mogelijke statussen zijn:

Status	Betekenis
Aangemaakt	Betaalproces is gestart
Selectie bezig	Te betalen posten worden geselecteerd
Validatie bezig	Selectie wordt gecontroleerd
Goedgekeurd	Betaalproces is akkoord
In verwerking	Betaalinstructies worden aangemaakt
Afgerond	Proces is succesvol afgerond
Afgerond met waarschuwingen	Proces is afgerond, maar vraagt controle
Mislukt	Proces is niet succesvol afgerond
Geannuleerd	Proces is gestopt

Betaalinstructiedetail

De route /payables/payment-instructions/:id opent PaymentInstructionDetailPage.

Een betaalinstructie is een betaalinstructie die vanuit Crediteuren zichtbaar is. Deze detailpagina is functioneel relevant voor de overgang tussen Crediteuren en Betalingen.

Een gebruiker gebruikt dit scherm om te controleren:

• voor welke factuur de betaalinstructie is aangemaakt;
• welke leverancier betaald wordt;
• welk bedrag betaald wordt;
• welke bankrekening gebruikt wordt;
• wat de huidige status is;
• of de instructie verder is verwerkt in Betalingen;
• of er fouten of waarschuwingen zijn.

Crediteurenbetalingen-werkbank

Het scherm /payables/payments opent de Crediteurenbetalingen-werkbank. Deze werkbank is bedoeld als werkplek voor het opvolgen van betalingen vanuit Crediteuren.

Een gebruiker gebruikt deze werkbank om:

• te zien welke Crediteuren-betalingen openstaan;
• facturen en betaalinstructies te koppelen;
• uitzonderingen in betaalvoorbereiding te vinden;
• betalingen op status te controleren;
• door te klikken naar betaalprocesverzoeken of betaalinstructies;
• verdere verwerking in Betalingen te volgen.

BTW-transacties

Het scherm /payables/tax-transactions toont fiscale transacties die relevant zijn voor Crediteuren.

Een gebruiker gebruikt dit scherm om:

• BTW-informatie bij facturen te controleren;
• fiscale verwerking te beoordelen;
• afwijkingen in BTW-codes of bedragen te onderzoeken;
• aansluiting met Grootboek of Belastinginrichting te controleren.

Dit scherm gebruikt gedeelde tax-functionaliteit, maar is vanuit Crediteuren beschikbaar omdat BTW-controle belangrijk is in het crediteurenproces.

Relatie met Betalingen

Crediteuren en Betalingen werken samen, maar hebben een verschillende rol.

Module	Rol
Crediteuren	Leveranciers, facturen, controle, goedkeuring en betaalvoorbereiding
Betalingen	Betaalinstructies verwerken, batches maken, SEPA-bestanden genereren en bankfeedback verwerken

De overgang is functioneel als volgt:

flowchart LR
  Supplier[Leverancier] --> Invoice[Factuur]
  Invoice --> CrediteurenPayment[Crediteuren betaalvoorbereiding]
  CrediteurenPayment --> PaymentInstruction[Betaalinstructie]
  PaymentInstruction --> BetalingenModule[Betalingen-module]
  BetalingenModule --> Bank[Bank / SEPA]

Een Crediteuren-gebruiker hoeft meestal niet alle technische betaalstappen uit te voeren, maar moet wel kunnen zien of een factuur correct richting betaling is gegaan.

Rechten en toegang

Alle Crediteuren-schermen vereisen dat de gebruiker is ingelogd.

Voor sommige schermen zijn expliciete rechten zichtbaar in de frontendroute. Bijvoorbeeld:

Scherm	Recht
Betalingsverzoeken	payables.payment_request.read

Andere Crediteuren-schermen zijn in de frontendroute beschermd met login, maar hebben daar geen expliciete permissie zichtbaar. Dat betekent niet automatisch dat iedereen alle acties mag uitvoeren. De backend kan aanvullende autorisatie afdwingen.

Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:

• wat je ziet en mag doen hangt af van je rol;
• sommige acties zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met extra rechten;
• beheer van rollen en rechten gebeurt via Platform & Beheer.

Autorisatiematrix

De exacte rollen verschillen per implementatie. Functioneel zijn deze gebruikersgroepen relevant:

Gebruikersgroep	Typische toegang
Crediteuren raadpleger	Facturen en leveranciers bekijken
Crediteurenmedewerker	Facturen controleren en opvolgen
Crediteuren verwerker	Facturen wijzigen, valideren en vrijgeven
Goedkeurder	Facturen beoordelen en goedkeuren
Betalingen gebruiker	Betaalinstructies en betaalstatus volgen
Functioneel beheerder	Inrichting, rechten en foutopvolging ondersteunen
Auditor	Facturen, betalingen en auditinformatie raadplegen

Voorbeelden van rechten die relevant kunnen zijn:

Recht	Betekenis
payables.payment_request.read	Payment requests bekijken
payments.instructions.read	Betaalinstructies bekijken
payments.batch.read	Betaalbatches bekijken
audit.read	Auditgegevens bekijken
attachments.types.read	Bijlagentypen bekijken
setup.roles.read	Rollen raadplegen
setup.roles.manage	Rollen beheren

De backend kan aanvullende rechten afdwingen die niet altijd zichtbaar zijn in de frontendroute.

Veelvoorkomende foutmeldingen en oorzaken

Fout of melding	Mogelijke oorzaak	Mogelijke actie
Leverancier ontbreekt	Factuur is niet gekoppeld aan leverancier	Leverancier selecteren of aanmaken
Bankrekening ontbreekt	Leverancier heeft geen geldige bankrekening	Bankgegevens controleren
Factuurbedrag ongeldig	Bedrag ontbreekt of is niet toegestaan	Bedrag corrigeren
Valuta ontbreekt	Factuur heeft geen geldige valuta	Valuta invullen
Distributie ontbreekt	Boekingsverdeling is niet compleet	Distributieregels aanvullen
Account combination ongeldig	Financiële combinatie is niet toegestaan	Boekingsgegevens aanpassen
Factuur heeft hold	Blokkade verhindert verdere verwerking	Hold oplossen
Factuur niet goedgekeurd	Goedkeuring ontbreekt	Goedkeuringsproces uitvoeren
Payment process mislukt	Selectie of verwerking bevat fouten	Payment process request bekijken
Payment instruction niet aangemaakt	Factuur is niet betaalbaar of bevat fouten	Factuur en betalingsgegevens controleren
Geen rechten	Gebruiker mag actie niet uitvoeren	Functioneel beheer vragen om rechtencontrole

Praktische controlelijst voor facturen

Gebruik deze checklist voordat een factuur wordt vrijgegeven voor betaling:

• Is de juiste leverancier gekozen?
• Klopt het factuurnummer?
• Klopt de factuurdatum?
• Klopt de vervaldatum?
• Klopt het bedrag?
• Klopt de valuta?
• Zijn de factuurregels logisch?
• Is de boekingsverdeling compleet?
• Zijn eventuele holds opgelost?
• Is de factuur goedgekeurd?
• Is de juiste bankrekening beschikbaar?
• Is het betalingsschema duidelijk?
• Is er geen vermoeden van duplicaat?
• Is auditinformatie beschikbaar bij afwijkingen?

Veelvoorkomende vragen

Waar zie ik alle facturen?

In het scherm /payables/invoices.

Waar zie ik de details van één factuur?

Open een factuur vanuit het facturenoverzicht. De detailpagina gebruikt de route /payables/invoices/:id.

Waar zie ik leveranciers?

In het scherm /payables/suppliers.

Waar zie ik of een factuur betaald kan worden?

Dat hangt af van de status, eventuele holds, goedkeuring en betalingsinformatie op de factuurdetailpagina.

Waar zie ik of een factuur is meegenomen in een betaalproces?

Controleer de betaalprocesverzoeken, betaalinstructiedetail of Crediteurenbetalingen-werkbank.

Waar gebeurt de echte betaalbatch of SEPA-verwerking?

Dat hoort bij de Betalingen-module.

Waar zie ik BTW-transacties?

Via /payables/tax-transactions.

Wat doe ik als een factuur een hold heeft?

Open de factuur, bekijk de holdreden, los de oorzaak op en geef de hold vrij als je daarvoor rechten hebt.

Wat is het verschil tussen Crediteuren en Betalingen?

Crediteuren richt zich op leveranciers, facturen, controle, goedkeuring en betaalvoorbereiding. Betalingen verwerkt betaalinstructies verder richting batch, SEPA-bestand en bankfeedback.

Aandachtspunten

Bij Crediteuren is zorgvuldigheid belangrijk omdat fouten kunnen leiden tot verkeerde betalingen, dubbele betalingen, foutieve boekingen of auditproblemen.

Let vooral op:

• betaal geen factuur zonder juiste leverancier;
• controleer bankgegevens zorgvuldig;
• los holds niet op zonder oorzaak te begrijpen;
• geef facturen niet vrij zonder volledige controle;
• controleer afwijkende bedragen;
• wees alert op mogelijke duplicaten;
• gebruik auditinformatie bij twijfel;
• stem onduidelijke facturen af met de financiële administratie;
• beperk beheer- en goedkeuringsrechten tot bevoegde gebruikers.