Gebruikershandleiding

Deze gebruikershandleiding helpt eindgebruikers en functioneel beheerders om ERP-NL te gebruiken. De handleiding beschrijft de belangrijkste schermen, modules en werkwijzen op functioneel niveau.

ERP-NL ondersteunt financiële processen zoals Crediteuren, Betalingen, Grootboek, Verplichtingen, Reconciliatie, Ontvangstenverwerking, Incasso en Platform & Beheer. Afhankelijk van je rol zie je alleen de modules en acties waarvoor je rechten hebt.

Voor wie is deze handleiding?

Deze handleiding is bedoeld voor:

• crediteurenmedewerkers;
• betalingsgebruikers;
• debiteurenmedewerkers;
• financiële administratie;
• budgethouders;
• functioneel beheerders;
• applicatiebeheerders;
• auditors of controlemedewerkers;
• testers en implementatiegebruikers.

De handleiding beschrijft niet alle technische details, maar legt uit wat je als gebruiker met de applicatie kunt doen.

Inloggen

Om ERP-NL te gebruiken moet je zijn ingelogd. Na het inloggen kom je in de applicatieomgeving terecht en kun je modules openen waarvoor je rechten hebt.

Een gebruiker kan alleen functies gebruiken die bij zijn of haar rol horen. Daardoor kan het zijn dat sommige schermen, knoppen of acties niet zichtbaar zijn.

Modulekeuze

Na het inloggen kun je via de modulekeuze of navigatie naar de beschikbare modules.

Typische modules zijn:

Module	Waarvoor gebruik je deze?
Crediteuren	Leveranciers, crediteurenfacturen en betaalvoorbereiding
Betalingen	Betaalinstructies, betaalbatches, SEPA-bestanden en bankfeedback
Grootboek	Grootboek, journaalposten, proefbalans en boekhouding
Verplichtingen	Budgetten, reserveringen, verplichtingen en kasverplichtingen
Reconciliatie	Banktransacties matchen en uitzonderingen opvolgen
Ontvangstenverwerking	Ontvangsten koppelen aan openstaande posten
Incasso	Automatische incasso’s, mandaten, instructies en batches
Platform & Beheer	Gebruikers, rollen, organisaties, setup, audit en monitoring

Welke modules je ziet, hangt af van je rol en rechten.

Algemene navigatie

ERP-NL gebruikt een vaste opbouw:

• modules hebben eigen hoofdschermen;
• overzichten tonen meestal lijsten of tabellen;
• detailpagina’s tonen informatie van één object;
• acties staan meestal als knoppen bovenaan of in de actiekolom;
• filters helpen om gegevens te zoeken;
• statuslabels geven aan waar iets in het proces staat;
• notificaties tonen openstaande taken of aandachtspunten;
• auditinformatie helpt bij controle achteraf.

Veelgebruikte schermonderdelen

Tabellen

Veel schermen gebruiken tabellen. Tabellen tonen objecten zoals facturen, betalingen, verplichtingen, ontvangsten of banktransacties.

In tabellen zie je vaak:

• nummer of referentie;
• omschrijving;
• status;
• bedrag;
• datum;
• relatie zoals leverancier, klant of bankrekening;
• acties.

Sommige tabellen ondersteunen sorteren, zoeken, filtering of kolominstellingen.

Filters

Filters helpen om snel de juiste gegevens te vinden.

Voorbeelden van filters zijn:

• status;
• datum vanaf;
• datum tot;
• leverancier;
• klant;
• bankrekening;
• bedrag;
• zoektekst;
• module of proces.

Statussen

Statussen laten zien waar een object zich in het proces bevindt.

Voorbeelden zijn:

• aangemaakt;
• gevalideerd;
• goedgekeurd;
• vrijgegeven;
• gebundeld;
• geëxporteerd;
• geaccepteerd;
• afgewezen;
• opgelost;
• gesloten.

De exacte statuswaarden verschillen per module.

Detailpagina’s

Een detailpagina toont de gegevens van één object, bijvoorbeeld één factuur, betaling, ontvangst of reconciliatie run.

Op detailpagina’s vind je vaak:

• basisgegevens;
• regels of onderdelen;
• gekoppelde objecten;
• statusinformatie;
• auditinformatie;
• bijlagen;
• waarschuwingen;
• acties.

Dialogen

Sommige acties openen een dialoog. Bijvoorbeeld voor:

• aanmaken;
• wijzigen;
• bevestigen;
• valideren;
• verzenden;
• oplossen;
• selecteren.

Controleer de gegevens in een dialoog altijd zorgvuldig voordat je opslaat of uitvoert.

Crediteuren gebruiken

Gebruik Crediteuren voor het crediteurenproces: leveranciers, facturen en betaalvoorbereiding.

Een typische Crediteuren-werkwijze is:

1. Open het facturenoverzicht.
2. Zoek of filter facturen die aandacht nodig hebben.
3. Open een factuurdetail.
4. Controleer leverancier, bedrag, datum, regels en boekingsgegevens.
5. Controleer of er holds of waarschuwingen zijn.
6. Los ontbrekende of foutieve gegevens op.
7. Laat de factuur goedkeuren of geef deze vrij volgens het proces.
8. Controleer of de factuur is meegenomen in een betaalprocesverzoek.
9. Controleer de aangemaakte betaalinstructie.
10. Volg verdere betaling op via Crediteurenbetalingen-werkbank of Betalingen.

Belangrijke Crediteuren-schermen zijn:

Scherm	Route
Facturen	/payables/invoices
Leveranciers	/payables/suppliers
Betalingsverzoeken	/payables/payment-requests
Betaalprocesverzoeken	/payables/payment-process-requests
Crediteurenbetalingen-werkbank	/payables/payments
BTW-transacties	/payables/tax-transactions

Betalingen gebruiken

Gebruik Betalingen voor het verwerken van uitgaande betalingen.

Een typische Betalingen-werkwijze is:

1. Open het betaalinstructiescherm.
2. Filter op betalingen die nog aandacht nodig hebben.
3. Controleer bedrag, crediteur, IBAN, betaalrekening en status.
4. Controleer of betalingen klaar zijn om gebundeld te worden.
5. Bekijk of betalingen in een batch zijn opgenomen.
6. Controleer de betaalbatch.
7. Volg of het SEPA-bestand is aangemaakt.
8. Controleer of betalingen zijn geëxporteerd of verzonden.
9. Controleer bankfeedback.
10. Onderzoek afgewezen betalingen en bepaal de vervolgstap.

Belangrijke Betalingen-schermen zijn:

Scherm	Route
Betaalinstructies	/payments
Batches	/payments/batches
SEPA	/payments/sepa
Goedkeuring	/payments/approval
Audit	/payments/audit
Beleid	/payments/policy
Proces	/payments/process

Grootboek gebruiken

Gebruik Grootboek voor grootboek, boekhouding en financiële controle.

Een typische Grootboek-werkwijze is:

1. Controleer boekhoudkundige events uit operationele modules.
2. Bekijk boekingsvoorstellen.
3. Los boekhoudkundige fouten op.
4. Controleer journaalposten.
5. Bekijk grootboeksaldi en proefbalans.
6. Gebruik grootboekgezondheid om aandachtspunten te vinden.
7. Gebruik grootboekaudit bij vragen of controles.
8. Voer periodeafsluitcontroles uit.
9. Sluit de periode wanneer alle belangrijke punten zijn opgelost.
10. Controleer of rapportages aansluiten op de administratie.

Belangrijke Grootboek-schermen zijn:

Scherm	Route
Journaalposten	/gl/journals
Periodeafsluiting	/gl/close
Proefbalans	/gl/trial-balance
grootboekaudit	/gl/audit
grootboekintake	/gl/intake
grootboekgezondheid	/gl/health
Boekhoudkundige events	/accounting/events
Boekhoudkundige fouten	/accounting/errors
Boekingsvoorstellen	/accounting/proposals

Verplichtingen gebruiken

Gebruik Verplichtingen voor budgetten, reserveringen, verplichtingen en verwachte kasstromen.

Een typische Verplichtingen-werkwijze is:

1. Open het budgettenscherm.
2. Controleer beschikbare budgetruimte.
3. Bekijk reserveringen die budgetruimte vastleggen.
4. Open het verplichtingenoverzicht.
5. Controleer openstaande verplichtingen.
6. Onderzoek verplichtingen die nog niet zijn gefactureerd of betaald.
7. Bekijk kasverplichtingen voor toekomstige kasstromen.
8. Controleer of facturen en betalingen aansluiten op verplichtingen.
9. Gebruik auditinformatie bij vragen of afwijkingen.
10. Stem afwijkingen af met budgethouder, crediteurenadministratie of financiële administratie.

Belangrijke Verplichtingen-schermen zijn:

Scherm	Route
Budgetten	/commitments/budgets
Reserveringen	/commitments/reservations
Verplichtingen	/commitments/commitments
Kasverplichtingen	/commitments/cash-commitments
Audit	/commitments/audit
Mandaten	/commitments/mandates

Reconciliatie gebruiken

Gebruik Reconciliatie om banktransacties te matchen met financiële posten.

Een typische Reconciliatie-werkwijze is:

1. Open het reconciliatie-overzicht.
2. Controleer de meest recente reconciliatie runs.
3. Open een run met fouten, waarschuwingen of uitzonderingen.
4. Bekijk hoeveel transacties zijn verwerkt.
5. Controleer welke transacties niet automatisch zijn gematcht.
6. Open de uitzonderingenlijst.
7. Onderzoek banktransacties met ontbrekende of onduidelijke matches.
8. Zoek de juiste betaling, ontvangst, factuur of grootboekverklaring.
9. Los de uitzondering op of zet deze door voor verdere opvolging.
10. Controleer of de run voldoende verklaard is voor afsluiting of rapportage.

Belangrijke Reconciliatie-schermen zijn:

Scherm	Route
Reconciliatie	/reconciliation
Reconciliatie run detail	/reconciliation/:id
Uitzonderingen	/reconciliation/exceptions
Herkenningsregels	/reconciliation/recognition-rules

Ontvangstenverwerking gebruiken

Gebruik Ontvangstenverwerking om ontvangsten te koppelen aan openstaande posten.

Een typische Ontvangstenverwerking-werkwijze is:

1. Open het Ontvangstenverwerking-overzicht.
2. Controleer de meest recente runs.
3. Open een run met waarschuwingen of uitzonderingen.
4. Bekijk hoeveel ontvangsten zijn verwerkt.
5. Controleer welke ontvangsten automatisch zijn gematcht.
6. Open de uitzonderingenlijst.
7. Onderzoek niet-gematchte ontvangsten.
8. Controleer klant, bedrag, referentie en openstaande posten.
9. Koppel de ontvangst handmatig of corrigeer de match indien nodig.
10. Controleer of de ontvangst volledig is afgeletterd.

Belangrijke Ontvangstenverwerking-schermen zijn:

Scherm	Route
Ontvangstenverwerking	/receivables
Ontvangstenverwerking-run detail	/receivables/runs/:id
Ontvangsten	/receivables/receipts
Ontvangstdetail	/receivables/receipts/:id
Openstaande posten	/receivables/receivable-items
Uitzonderingen	/receivables/exceptions
Klanten	/receivables/customers
Debiteurenfacturen	/receivables/invoices

Incasso gebruiken

Gebruik Incasso voor automatische incasso’s.

Een typische Incasso-werkwijze is:

1. Controleer of de debiteur-bankrekening bekend is.
2. Maak of controleer het incassomandaat.
3. Controleer of het mandaat actief is.
4. Open de instructies.
5. Maak een incasso-instructie voor een openstaande post.
6. Selecteer het actieve mandaat.
7. Selecteer de openstaande post.
8. Controleer bedrag, incassodatum en referentie.
9. Maak een incassobatch aan.
10. Selecteer compatibele instructies.
11. Valideer de batch.
12. Genereer XML.
13. Verzend de batch.
14. Volg eventuele uitzonderingen op.

Belangrijke Incasso-schermen zijn:

Scherm	Route
Mandaten	/direct-debits/mandates
Instructies	/direct-debits/instructions
Batches	/direct-debits/batches
Uitzonderingen	/direct-debits/exceptions

Platform & Beheer gebruiken

Gebruik Platform & Beheer voor algemene inrichting en beheer.

Een typische beheerwerkwijze is:

1. Controleer of nieuwe gebruikers toegang nodig hebben.
2. Maak gebruikers aan of controleer bestaande gebruikers.
3. Koppel gebruikers aan de juiste organisatie.
4. Wijs de juiste rollen toe.
5. Controleer of de gebruiker de juiste modules kan openen.
6. Beheer waar nodig bijlagentypen.
7. Controleer setup- of seed jobs.
8. Bekijk auditinformatie bij vragen of incidenten.
9. Bekijk monitoring wanneer processen niet goed lopen.
10. Pas inrichting aan wanneer modules of processen wijzigen.

Belangrijke beheer- en monitoringschermen zijn:

Scherm	Route
Gebruikers	/setup/platform/users
Organisaties	/setup/platform/organizations
Rollen	/setup/platform/roles
Roltoewijzingen	/setup/platform/role-assignments
Bijlagen	/setup/platform/attachments
Initialisatie	/setup/platform/initialization
Testbestanden	/setup/platform/test-files
Notificaties	/notifications
Auditmonitoring	/monitoring/audit
Monitoring	/monitoring
Procesmonitoring	/monitoring/process

Notificaties

Notificaties tonen taken, waarschuwingen of procesmeldingen. Verschillende modules kunnen notificaties gebruiken om gebruikers te wijzen op acties die nodig zijn.

Voorbeelden:

• een goedkeuring moet worden opgevolgd;
• een betaling vraagt aandacht;
• een factuur heeft een blokkade;
• een proces is mislukt;
• een setup job is afgerond of mislukt.

Gebruik /notifications om openstaande meldingen en taken te bekijken.

Audit

Auditinformatie helpt om te begrijpen wat er in de applicatie is gebeurd.

Audit kan antwoord geven op vragen zoals:

• wie heeft een actie uitgevoerd;
• wanneer is een wijziging gedaan;
• welk object is geraakt;
• welke statuswijziging heeft plaatsgevonden;
• welke fout is geregistreerd;
• welke processtap is uitgevoerd.

Gebruik auditinformatie vooral bij controle, incidenten, foutonderzoek en verantwoording.

Rechten en rollen

Wat je kunt zien en doen in ERP-NL hangt af van je rechten.

Een gebruiker kan bijvoorbeeld rechten hebben om:

• facturen te bekijken;
• betalingen te bekijken;
• batches te verwerken;
• verplichtingen te bekijken;
• auditinformatie te raadplegen;
• setup te beheren;
• gebruikers te beheren.

Als je een scherm of knop niet ziet, heb je mogelijk geen rechten voor die functie. Neem dan contact op met je functioneel beheerder.

Organisatiecontext

ERP-NL ondersteunt werken binnen een organisatiecontext. Dit betekent dat gegevens en rechten afhankelijk kunnen zijn van de actieve organisatie.

Let daarom op:

• controleer of je in de juiste organisatie werkt;
• gegevens kunnen per organisatie verschillen;
• rechten kunnen per organisatie verschillen;
• rapportages en overzichten moeten binnen de juiste context worden geïnterpreteerd.

Algemene procesflow

Veel processen in ERP-NL volgen hetzelfde patroon:

flowchart LR
  Create[Aanmaken] --> Check[Controleren]
  Check --> Approve[Goedkeuren]
  Approve --> Process[Verwerken]
  Process --> Monitor[Opvolgen]
  Monitor --> Audit[Audit en controle]

Niet elke module gebruikt alle stappen, maar het principe is hetzelfde: gegevens worden vastgelegd, gecontroleerd, verwerkt en daarna gevolgd via status, audit en monitoring.

Werken met uitzonderingen

Uitzonderingen zijn situaties die niet automatisch of niet zonder aandacht kunnen worden verwerkt.

Voorbeelden:

• een betaling is afgewezen;
• een ontvangst is niet gematcht;
• een banktransactie heeft geen duidelijke tegenpost;
• een incassobatch bevat fouten;
• een boekingsvoorstel kan niet worden verwerkt;
• een factuur heeft een hold.

Een algemene werkwijze voor uitzonderingen is:

flowchart TD
  Exception[Uitzondering] --> Inspect[Details bekijken]
  Inspect --> Cause{Oorzaak duidelijk?}
  Cause -- Nee --> Research[Nader onderzoeken]
  Research --> Cause
  Cause -- Ja --> Action[Corrigeren of opvolgen]
  Action --> Resolve[Oplossen]

Veelvoorkomende vragen

Waarom zie ik een module niet?

Waarschijnlijk heb je geen rechten voor die module. Vraag je functioneel beheerder om je rol en rechten te controleren.

Waarom zie ik een knop niet?

Sommige knoppen zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met specifieke rechten of bij bepaalde statussen.

Waarom kan ik een actie niet uitvoeren?

De actie kan afhankelijk zijn van je rechten, de status van het object of ontbrekende gegevens.

Waar vind ik openstaande taken?

In /notifications.

Waar vind ik auditinformatie?

In /monitoring/audit of in module-specifieke auditpagina’s.

Waar beheer ik gebruikers en rollen?

In Platform & Beheer, via /setup/platform/users, /setup/platform/roles en /setup/platform/role-assignments.

Waar controleer ik financiële boekingen?

Gebruik Grootboek, vooral /gl/journals, /gl/trial-balance, /accounting/events, /accounting/errors en /accounting/proposals.

Waar volg ik betaalverwerking?

Gebruik Betalingen voor betaalinstructies, batches en SEPA. Gebruik Crediteuren voor facturen en betaalvoorbereiding.

Waar volg ik ontvangsten?

Gebruik Ontvangstenverwerking en Reconciliatie.

Aandachtspunten voor gebruikers

Let bij het gebruik van ERP-NL op het volgende:

• controleer altijd of je in de juiste organisatie werkt;
• controleer bedragen, valuta en datums zorgvuldig;
• gebruik filters om de juiste gegevens te vinden;
• open detailpagina’s voordat je belangrijke acties uitvoert;
• los uitzonderingen niet op zonder oorzaak te begrijpen;
• gebruik auditinformatie bij twijfel;
• wijzig setup alleen als je weet wat de impact is;
• voer betaal- en incassoacties zorgvuldig uit;
• stem onduidelijke financiële verschillen af met de financiële administratie;
• meld ontbrekende rechten of foutmeldingen bij functioneel beheer.

Wat is nog verder uit te werken?

Deze gebruikershandleiding beschrijft de belangrijkste werkwijzen op hoofdlijnen. Voor volledige eindgebruikersdocumentatie moeten later nog aanvullende pagina’s worden toegevoegd, zoals:

• scherm-voor-scherm handleidingen;
• screenshots;
• uitleg per knop en actie;
• uitleg per status;
• autorisatiematrix per rol;
• handleiding voor goedkeuringen;
• handleiding voor uitzonderingen;
• handleiding voor periodeafsluiting;
• handleiding voor betaalbatchverwerking;
• handleiding voor automatische incasso;
• foutmeldingen en herstelacties;
• beheerhandleiding voor productieomgevingen.