Incasso

De Incasso-module ondersteunt automatische incasso’s binnen ERP-NL. De module helpt gebruikers om debiteur-bankrekeningen vast te leggen, incassomandaten te beheren, incasso-instructies aan te maken, instructies te bundelen in incassobatches, SEPA XML te genereren, batches te verzenden en uitzonderingen op te volgen.

Incasso is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij debiteurenbeheer, ontvangstenverwerking, automatische incasso, bankverwerking en financiële administratie.

Wat kun je met Incasso?

Met Incasso kun je onder andere:

• debiteur-bankrekeningen vastleggen;
• incassomandaten beheren;
• mandaten koppelen aan debiteuren;
• openstaande posten selecteren voor incasso;
• incasso-instructies aanmaken;
• incasso-instructies bundelen in een batch;
• incassobatches valideren;
• SEPA XML genereren;
• incassobatches verzenden;
• uitzonderingen bekijken en oplossen;
• de voortgang van incasso’s volgen.

De module helpt gebruikers om antwoord te krijgen op vragen zoals:

• Welke debiteuren hebben een actief incassomandaat?
• Welke openstaande posten kunnen worden geïncasseerd?
• Welke incasso-instructies staan klaar?
• Welke instructies zijn gebundeld in een batch?
• Is een batch gevalideerd?
• Is XML aangemaakt?
• Is de batch verzonden?
• Welke incasso’s hebben een fout of uitzondering?
• Welke uitzonderingen moeten nog worden opgelost?

Belangrijkste schermen

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Incasso start	/direct-debits	Stuurt door naar mandaten
Mandaten	/direct-debits/mandates	Incassomandaten beheren
Instructies	/direct-debits/instructions	Incasso-instructies bekijken en aanmaken
Batches	/direct-debits/batches	Incassobatches bekijken, valideren, XML genereren en verzenden
Uitzonderingen	/direct-debits/exceptions	Incasso-uitzonderingen opvolgen

Procesoverzicht

Een normale Incasso-flow loopt van debiteur-bankrekening naar mandaat, instructie, batch, XML en verzending.

flowchart LR
  Debtor[Debiteur] --> BankAccount[Debiteur-bankrekening]
  BankAccount --> Mandate[Incassomandaat]
  Mandate --> Receivable[Openstaande post]
  Receivable --> Instruction[Incasso-instructie]
  Instruction --> Batch[Incassobatch]
  Batch --> Validate[Valideren]
  Validate --> Xml[XML genereren]
  Xml --> Send[Verzenden]
  Send --> Feedback[Bankfeedback of uitzonderingen]

In gewone taal:

1. De debiteur heeft een bankrekening.
2. Er wordt een incassomandaat vastgelegd.
3. Een openstaande post wordt geselecteerd voor incasso.
4. Er wordt een incasso-instructie aangemaakt.
5. Eén of meer instructies worden gebundeld in een incassobatch.
6. De batch wordt gevalideerd.
7. Er wordt een SEPA XML-bestand gegenereerd.
8. De batch wordt verzonden.
9. Eventuele fouten of uitzonderingen worden opgevolgd.

Typische werkwijze voor een Incasso-gebruiker

Een dagelijkse of periodieke Incasso-werkwijze kan er als volgt uitzien:

1. Controleer of de debiteur-bankrekening bekend is.
2. Maak of controleer het incassomandaat.
3. Controleer of het mandaat actief is.
4. Open de instructies.
5. Maak een incasso-instructie voor een openstaande post.
6. Selecteer het actieve mandaat.
7. Selecteer de openstaande post.
8. Controleer bedrag, incassodatum en referentie.
9. Maak een incassobatch aan.
10. Selecteer compatibele instructies.
11. Valideer de batch.
12. Genereer XML.
13. Verzend de batch.
14. Volg eventuele uitzonderingen op.

Debiteur-bankrekeningen

Een debiteur-bankrekening is de bankrekening waarvan bedragen worden geïncasseerd. Zonder bruikbare debiteur-bankrekening kan geen normale automatische incasso worden uitgevoerd.

Een gebruiker met de juiste rechten kan een debiteur-bankrekening aanmaken via de knop Debiteur IBAN.

Velden op debiteur-bankrekening

Veld	Betekenis
Rekeningnaam	Naam of omschrijving van de bankrekening
IBAN	Bankrekeningnummer van de debiteur
BIC	Bank Identifier Code
Landcode	Land van de bankrekening, standaard NL

De BIC kan via een BIC-keuzeveld worden geselecteerd. Na opslaan wordt de debiteur-bankrekening beschikbaar voor gebruik op incassomandaten.

Controle op debiteur-bankrekening

Bij debiteur-bankrekeningen zijn de volgende controles functioneel belangrijk:

Controle	Betekenis
IBAN gevuld	Zonder IBAN kan niet worden geïncasseerd
IBAN geldig	Ongeldig IBAN kan tot afwijzing leiden
BIC gevuld of afleidbaar	BIC is nodig voor bankverwerking of validatie
Juiste debiteur	De bankrekening moet bij de juiste debiteur horen
Niet dubbel	Dubbele bankrekeningen kunnen fouten veroorzaken
Actueel	Verouderde of geblokkeerde rekeningen moeten niet worden gebruikt

Mandaten

Het scherm /direct-debits/mandates toont incassomandaten. Een mandaat is de toestemming van een debiteur om bedragen automatisch te incasseren.

Mandaten tonen toestemming, schema, bankrekening en status voor automatische incasso.

Een gebruiker gebruikt het mandatenoverzicht bijvoorbeeld om:

• actieve mandaten te bekijken;
• debiteuren met een mandaat te controleren;
• de gekoppelde debiteur-bankrekening te bekijken;
• het incassoschema te controleren;
• de soort incasso te zien;
• de ondertekeningsdatum te controleren;
• de status van een mandaat te volgen;
• nieuwe mandaten aan te maken, indien de gebruiker daarvoor rechten heeft.

Tabelkolommen voor mandaten

Het mandatenoverzicht toont functioneel de volgende informatie:

Kolom	Betekenis
Referentie	Mandaatreferentie
Debiteur	Naam van de debiteur
IBAN	Gekoppelde debiteur-bankrekening
Schema	SEPA-schema, bijvoorbeeld CORE of B2B
Soort	Type incasso, bijvoorbeeld eerste of doorlopend
Ondertekend	Datum waarop het mandaat is ondertekend
Status	Huidige mandaatstatus

Mandaat aanmaken

Bij het aanmaken van een mandaat legt de gebruiker vast wie geïncasseerd mag worden en onder welke voorwaarden.

Het mandaatformulier bevat onder andere:

Veld	Betekenis
Mandaatreferentie	Unieke referentie van het incassomandaat
Debiteur	Naam van de debiteur
Debiteur-bankrekening	Bankrekening waarvan wordt geïncasseerd
Creditor identifier	Incassant-ID van de organisatie
Schema	Type SEPA-schema, bijvoorbeeld CORE of B2B
Ondertekend op	Datum waarop het mandaat is ondertekend
Soort mandaat	Incassovolgorde, bijvoorbeeld eerste, doorlopend, eenmalig of laatste
Status	Status van het mandaat

Mandaatstatussen

De huidige frontend ondersteunt bij het aanmaken van mandaten de volgende statussen:

Status	Betekenis voor de gebruiker	Typische actie
DRAFT	Conceptmandaat	Gegevens controleren of aanvullen
ACTIVE	Actief mandaat	Kan gebruikt worden voor incasso-instructies
INACTIVE	Niet-actief mandaat	Niet gebruiken voor nieuwe incasso’s
EXPIRED	Verlopen mandaat	Nieuw mandaat controleren of aanmaken
BLOCKED	Geblokkeerd mandaat	Oorzaak onderzoeken voordat incasso mogelijk is

Alleen actieve mandaten worden gebruikt bij het aanmaken van incasso-instructies.

Soorten mandaten

De huidige frontend gebruikt de volgende sequence types:

Code	Label	Betekenis
FRST	Eerste incasso	Eerste incasso binnen een doorlopend mandaat
RCUR	Doorlopend	Terugkerende incasso binnen een actief mandaat
OOFF	Eenmalig	Eenmalige incasso
FNAL	Laatste incasso	Laatste incasso binnen een reeks

Deze codes helpen om aan te geven hoe de incasso binnen het mandaat moet worden behandeld.

Mandaatcontrole

Gebruik deze checklist voordat een mandaat wordt gebruikt:

• Is de mandaatreferentie uniek en herkenbaar?
• Klopt de debiteurnaam?
• Is de juiste debiteur-bankrekening gekoppeld?
• Is het IBAN correct?
• Is de BIC correct of afleidbaar?
• Is de creditor identifier gevuld?
• Is het juiste schema gekozen?
• Is de ondertekeningsdatum correct?
• Is het juiste soort mandaat gekozen?
• Heeft het mandaat status ACTIVE?

Incasso-instructies

Het scherm /direct-debits/instructions toont incasso-instructies. Een incasso-instructie is een concrete opdracht om een bedrag op een bepaalde datum te incasseren.

Incasso-instructies tonen te incasseren bedragen, debiteur, mandaat en validatiestatus.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• incasso-instructies te bekijken;
• nieuwe instructies aan te maken;
• te controleren welke debiteur wordt geïncasseerd;
• de remittance reference te controleren;
• de incassodatum te bekijken;
• het bedrag te controleren;
• de validatiestatus te zien;
• de verwerkingsstatus te volgen.

Tabelkolommen voor incasso-instructies

Het instructiescherm toont functioneel de volgende informatie:

Kolom	Betekenis
Debiteur	Debiteur die geïncasseerd wordt
Referentie	Remittance reference of betalingsreferentie
Incassodatum	Datum waarop de incasso moet plaatsvinden
Bedrag	Te incasseren bedrag
Validatie	Validatiestatus van de instructie
Status	Verwerkingsstatus van de instructie

Incasso-instructie aanmaken

Bij het aanmaken van een incasso-instructie selecteert de gebruiker een actief mandaat, een openstaande post en een incasso-bankrekening.

Het formulier bevat onder andere:

Veld	Betekenis
Mandaat	Actief mandaat dat toestemming geeft voor de incasso
Openstaande post	Te incasseren openstaande post
Incasso-bankrekening	Interne bankrekening waarop wordt geïncasseerd
Incassodatum	Datum waarop het bedrag geïncasseerd moet worden
Bedrag	Te incasseren bedrag
Remittance reference	Referentie die wordt meegegeven aan de incasso

Wanneer een openstaande post wordt geselecteerd, kan het bedrag en de remittance reference automatisch worden gevuld op basis van de openstaande post.

Instructiestatussen

De exacte statuswaarden kunnen per backendimplementatie verschillen. Functioneel kunnen incasso-instructies de volgende statussen hebben:

Status	Betekenis	Typische actie
CREATED	Instructie is aangemaakt	Controleren of opnemen in batch
VALIDATED	Instructie is gevalideerd	Opnemen in batch
BATCHED	Instructie is opgenomen in een batch	Batch volgen
EXPORTED	Instructie is opgenomen in XML of export	Verzending volgen
SENT	Instructie is verzonden	Bankfeedback afwachten
ACCEPTED	Instructie is geaccepteerd	Ontvangst of aflettering volgen
REJECTED	Instructie is afgewezen	Oorzaak onderzoeken
CANCELLED	Instructie is geannuleerd	Audit controleren

Niet iedere status hoeft letterlijk zichtbaar te zijn. De tabel beschrijft de functionele betekenis.

Validatiestatussen

Incasso-instructies en batches kunnen een aparte validatiestatus hebben.

Validatiestatus	Betekenis	Typische actie
PENDING	Nog niet gevalideerd	Validatie uitvoeren
VALID	Gegevens zijn akkoord	Verder verwerken
INVALID	Gegevens zijn niet akkoord	Foutmelding oplossen
WARNING	Er is een waarschuwing	Controleren voor verwerking
ERROR	Validatie is mislukt	Oorzaak onderzoeken

De exacte statuswaarden moeten worden afgestemd op de actuele implementatie.

Relatie met openstaande posten

Incasso-instructies worden aangemaakt op basis van openstaande posten. De Incasso-pagina haalt openstaande posten op uit Ontvangstenverwerking / Debiteuren waarbij nog een resterend bedrag openstaat.

Conceptueel:

flowchart LR
  Customer[Klant] --> Receivable[Openstaande post]
  Receivable --> Mandate[Actief mandaat]
  Mandate --> Instruction[Incasso-instructie]

Voor gebruikers betekent dit:

• een incasso-instructie hoort bij een openstaande post;
• het te incasseren bedrag is gebaseerd op het resterende openstaande bedrag;
• de remittance reference kan uit de openstaande post komen;
• zonder actief mandaat kan geen normale incasso-instructie worden aangemaakt.

Incassobatches

Het scherm /direct-debits/batches toont incassobatches. Een batch bundelt meerdere incasso-instructies zodat ze gezamenlijk kunnen worden verwerkt.

Incassobatches bundelen instructies voor validatie, XML-generatie en verzending.

Een gebruiker gebruikt het batchscherm bijvoorbeeld om:

• incassobatches te bekijken;
• nieuwe batches aan te maken;
• te zien hoeveel instructies in een batch zitten;
• de incassodatum te controleren;
• het SEPA-schema te bekijken;
• de validatiestatus te controleren;
• de batchstatus te volgen;
• een batch te valideren;
• XML te genereren;
• een batch te verzenden.

Tabelkolommen voor incassobatches

Het batchscherm toont functioneel de volgende informatie:

Kolom	Betekenis
Referentie	Batchreferentie
Incassodatum	Datum waarop de batch geïncasseerd wordt
Schema	SEPA-schema
Instructies	Aantal instructies in de batch
Validatie	Validatiestatus van de batch
Status	Verwerkingsstatus van de batch
Acties	Beschikbare acties zoals valideren, XML genereren en verzenden

Incassobatch aanmaken

Bij het aanmaken van een batch legt de gebruiker vast welke instructies samen moeten worden verwerkt.

Het batchformulier bevat onder andere:

Veld	Betekenis
Batchreferentie	Referentie van de incassobatch
Incassodatum	Datum waarop de batch geïncasseerd moet worden
Incasso-bankrekening	Interne bankrekening voor de batch
Schema	Incassoschema, bijvoorbeeld CORE
Compatibele instructies	Instructies die in deze batch kunnen worden opgenomen

De frontend toont alleen compatibele instructies voor de geselecteerde incasso-bankrekening en incassodatum. Compatibele instructies hebben de status CREATED of VALIDATED, dezelfde bronbankrekening en dezelfde incassodatum.

Batchstatussen

Functioneel kunnen batches de volgende statussen hebben:

Status	Betekenis	Typische actie
CREATED	Batch is aangemaakt	Valideren
VALIDATED	Batch is gevalideerd	XML genereren
XML_GENERATED	SEPA XML is aangemaakt	Verzenden
QUEUED	Batch staat in verzendwachtrij	Verzending volgen
SENT	Batch is verzonden	Bankfeedback afwachten
ACCEPTED	Batch is geaccepteerd	Ontvangsten volgen
REJECTED	Batch is afgewezen	Uitzonderingen onderzoeken
CANCELLED	Batch is geannuleerd	Audit controleren

De exacte statuswaarden kunnen afwijken, maar de functionele stappen blijven hetzelfde.

Batchproces

Het batchproces bestaat uit meerdere stappen.

flowchart LR
  Instructions[Incasso-instructies] --> Batch[Batch aanmaken]
  Batch --> Validate[Valideren]
  Validate --> Xml[XML genereren]
  Xml --> Send[Verzenden]
  Send --> Queue[Batch in wachtrij]

Een batch kan pas XML genereren of verzonden worden wanneer de validatiestatus VALID is.

Batchacties

In het batchscherm zijn afhankelijk van rechten en status de volgende acties beschikbaar:

Actie	Betekenis	Voorwaarde
Valideren	Controleert of de batch verwerkbaar is	Gebruiker heeft validatierecht
XML genereren	Maakt het SEPA XML-bestand aan	Batchvalidatie is VALID
Verzenden	Plaatst de batch in de verzendwachtrij	Batchvalidatie is VALID

De acties XML genereren en verzenden zijn in de huidige frontend uitgeschakeld zolang de batchvalidatie niet VALID is.

SEPA XML

SEPA XML is het technische bankbestand waarmee incasso-opdrachten aan de bank kunnen worden aangeboden.

Functioneel bevat SEPA XML informatie zoals:

• incassantgegevens;
• creditor identifier;
• bronbankrekening;
• incassodatum;
• debiteur;
• debiteur-IBAN;
• mandaatreferentie;
• bedrag;
• remittance reference;
• sequence type.

Voor gebruikers is vooral belangrijk:

• XML mag pas worden gegenereerd nadat de batch geldig is;
• XML moet aansluiten op de batch;
• foutmeldingen bij XML-generatie moeten worden opgelost voordat verzending mogelijk is;
• productie-XML moet zorgvuldig worden behandeld.

Verzending

Wanneer een batch wordt verzonden, wordt deze in de verzendwachtrij geplaatst of aangeboden aan de bankconnector.

Een gebruiker gebruikt deze stap om:

• een gevalideerde batch daadwerkelijk te laten verwerken;
• te controleren of verzending is gestart;
• te volgen of bankfeedback terugkomt;
• uitzonderingen te onderzoeken wanneer verzending mislukt.

Niet elke omgeving verzendt automatisch naar een bank. In sommige omgevingen wordt alleen XML gegenereerd en handmatig verwerkt.

Uitzonderingen

Het scherm /direct-debits/exceptions toont uitzonderingen. Een uitzondering is een fout, waarschuwing of aandachtspunt in het incassoproces.

Uitzonderingen tonen fouten en waarschuwingen die opvolging vragen in het incassoproces.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• incasso-uitzonderingen te bekijken;
• foutmeldingen te lezen;
• de ernst van een fout te beoordelen;
• te zien of een uitzondering al is opgelost;
• een openstaande uitzondering op te lossen, indien de gebruiker daarvoor rechten heeft.

Tabelkolommen voor uitzonderingen

Het uitzonderingsscherm toont functioneel de volgende informatie:

Kolom	Betekenis
Type	Soort uitzondering
Melding	Uitleg van de fout of waarschuwing
Ernst	Prioriteit of impact van de uitzondering
Status	Open, opgelost of andere status
Actie	Mogelijkheid om de uitzondering op te lossen

Uitzonderingstypen

Functioneel kunnen uitzonderingen bijvoorbeeld ontstaan door:

Type	Betekenis	Mogelijke actie
Mandaat ontbreekt	Instructie heeft geen geldig mandaat	Mandaat koppelen of aanmaken
Mandaat niet actief	Mandaat is niet ACTIVE	Mandaat controleren
Bankrekening ontbreekt	Debiteur- of bronbankrekening ontbreekt	Bankrekening aanvullen
IBAN ongeldig	IBAN voldoet niet aan validatie	IBAN corrigeren
BIC ongeldig	BIC ontbreekt of is ongeldig	BIC corrigeren
Bedrag ongeldig	Bedrag ontbreekt of is niet toegestaan	Bedrag controleren
Incassodatum ongeldig	Datum is niet toegestaan	Datum aanpassen
Batchvalidatie mislukt	Batch bevat fouten	Batchdetails controleren
XML-generatie mislukt	SEPA-bestand kan niet worden gemaakt	Foutmelding controleren
Verzending mislukt	Bankconnector of transport faalt	Connector en transport controleren

Uitzondering oplossen

Wanneer een uitzondering nog niet is opgelost en de gebruiker de juiste rechten heeft, kan de gebruiker deze vanuit de worklist oplossen.

Conceptueel:

flowchart TD
  Exception[Uitzondering] --> Review[Beoordelen]
  Review --> Cause{Oorzaak duidelijk?}
  Cause -- Nee --> Research[Verder onderzoeken]
  Research --> Cause
  Cause -- Ja --> Fix[Corrigeren of opvolgen]
  Fix --> Resolve[Oplossen]

Voor gebruikers betekent dit:

1. Lees eerst de melding.
2. Controleer of de uitzondering bij een batch of instructie hoort.
3. Bepaal of gegevens moeten worden aangepast.
4. Los de uitzondering pas op wanneer duidelijk is wat er is gebeurd.
5. Gebruik audit of monitoring indien nader onderzoek nodig is.

Relatie met Debiteuren en Ontvangstenverwerking

Incasso is nauw verbonden met Debiteuren en Ontvangstenverwerking. Openstaande posten vormen de basis voor incasso-instructies.

flowchart LR
  Invoice[Debiteurenfactuur] --> OpenItem[Openstaande post]
  OpenItem --> Instruction[Incasso-instructie]
  Instruction --> Batch[Incassobatch]
  Batch --> Bank[Bank]
  Bank --> Receipt[Ontvangst]
  Receipt --> CashApplication[Ontvangstenverwerking]

Voor gebruikers betekent dit:

• Incasso helpt om openstaande posten automatisch te incasseren;
• na verwerking door de bank kan een ontvangst ontstaan;
• Ontvangstenverwerking helpt vervolgens om ontvangsten af te letteren tegen openstaande posten.

Relatie met Bankinrichting

Incasso gebruikt bank- en betaalinrichting uit Bankinrichting.

Belangrijke afhankelijkheden zijn:

• incasso-bankrekeningen;
• BIC-codes;
• bankconnectors;
• transportkanalen;
• connectivity profiles;
• betaal- en incassobeleid.

Voor gebruikers betekent dit dat Incasso alleen goed werkt wanneer de bancaire inrichting correct is opgezet.

Rechten en toegang

De Incasso-routes en pagina gebruiken meerdere rechten.

Scherm of actie	Recht
Mandaten bekijken	direct_debits.mandates.read
Mandaten beheren	direct_debits.mandates.manage
Debiteur-bankrekening aanmaken	direct_debits.debtor_bank_accounts.create
Instructies bekijken	direct_debits.instructions.read
Instructie aanmaken	direct_debits.instructions.create
Batches bekijken	direct_debits.batches.read
Batch aanmaken	direct_debits.batches.create
Batch valideren	direct_debits.batches.validate
XML genereren	direct_debits.batches.generate_xml
Batch verzenden	direct_debits.batches.send
Uitzonderingen bekijken	direct_debits.exceptions.read
Uitzondering oplossen	direct_debits.exceptions.resolve

Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:

• je moet ingelogd zijn;
• wat je ziet en mag doen hangt af van je rol;
• aanmaken en verzenden zijn apart afgeschermd;
• uitzonderingen oplossen vereist een apart recht;
• beheer van rechten gebeurt via Platform & Beheer.

Autorisatiematrix

De exacte rollen verschillen per implementatie. Functioneel zijn deze gebruikersgroepen relevant:

Gebruikersgroep	Typische toegang
Incasso raadpleger	Mandaten, instructies, batches en uitzonderingen bekijken
Debiteurenmedewerker	Instructies aanmaken en opvolgen
Incassoverwerker	Batches aanmaken, valideren en verzenden
Incasso beheerder	Mandaten, bankgegevens en uitzonderingen beheren
Financieel medewerker	Ontvangsten en aansluiting met Ontvangstenverwerking volgen
Auditor	Incassoproces en auditinformatie raadplegen
Functioneel beheerder	Rechten, inrichting en foutopvolging ondersteunen

Stappenplan voor incasso-instructie

Gebruik onderstaand stappenplan om een incasso-instructie aan te maken.

flowchart TD
  Start[Start instructie] --> Mandate[Selecteer actief mandaat]
  Mandate --> Receivable[Selecteer openstaande post]
  Receivable --> Bank[Selecteer incasso-bankrekening]
  Bank --> Date[Controleer incassodatum]
  Date --> Amount[Controleer bedrag]
  Amount --> Reference[Controleer remittance reference]
  Reference --> Save[Instructie opslaan]

Praktische werkwijze:

1. Open /direct-debits/instructions.
2. Klik op Instructie, als je daarvoor rechten hebt.
3. Selecteer een actief mandaat.
4. Selecteer de openstaande post.
5. Controleer of het bedrag klopt.
6. Controleer of de remittance reference klopt.
7. Selecteer de juiste incasso-bankrekening.
8. Controleer de incassodatum.
9. Sla de instructie op.
10. Controleer de status en validatie.

Stappenplan voor incassobatch

Gebruik onderstaand stappenplan om een incassobatch te verwerken.

flowchart TD
  Start[Start batch] --> Reference[Controleer batchreferentie]
  Reference --> Date[Selecteer incassodatum]
  Date --> Source[Selecteer incasso-bankrekening]
  Source --> Scheme[Selecteer schema]
  Scheme --> Instructions[Selecteer compatibele instructies]
  Instructions --> Save[Batch opslaan]
  Save --> Validate[Batch valideren]
  Validate --> Valid{Validatie akkoord?}
  Valid -- Nee --> Fix[Los fouten op]
  Fix --> Validate
  Valid -- Ja --> Xml[XML genereren]
  Xml --> Send[Verzenden]

Praktische werkwijze:

1. Open /direct-debits/batches.
2. Klik op Batch, als je daarvoor rechten hebt.
3. Controleer de batchreferentie.
4. Selecteer de incassodatum.
5. Selecteer de incasso-bankrekening.
6. Selecteer het schema.
7. Selecteer compatibele instructies.
8. Sla de batch op.
9. Valideer de batch.
10. Los eventuele fouten op.
11. Genereer XML.
12. Verzend de batch wanneer alles akkoord is.
13. Volg bankfeedback of uitzonderingen op.

Veelvoorkomende foutmeldingen en oorzaken

Fout of melding	Mogelijke oorzaak	Mogelijke actie
Geen actief mandaat	Debiteur heeft geen bruikbaar mandaat	Mandaat aanmaken of activeren
Geen debiteur-bankrekening	Mandaat heeft geen bankrekening	Debiteur-bankrekening koppelen
IBAN ongeldig	Bankrekening is onjuist	IBAN corrigeren
BIC ontbreekt	Bankgegevens zijn onvolledig	BIC aanvullen
Geen openstaande post	Er is niets te incasseren	Debiteuren controleren
Bedrag ongeldig	Bedrag ontbreekt of is nul	Openstaande post controleren
Geen compatibele instructies	Rekening of incassodatum komt niet overeen	Batchgegevens aanpassen
Batch niet valid	Batch bevat fouten	Validatieboodschap oplossen
XML genereren niet mogelijk	Batch is niet valid	Eerst batch valideren
Verzenden niet mogelijk	Batch is niet valid of rechten ontbreken	Validatie en rechten controleren
Uitzondering niet oplosbaar	Gebruiker heeft geen rechten	Functioneel beheer vragen

Praktische controlelijst

Gebruik deze checklist voordat een incassobatch wordt verzonden:

• Is de debiteur-bankrekening bekend?
• Is het mandaat actief?
• Klopt de mandaatreferentie?
• Klopt de creditor identifier?
• Is het juiste schema gekozen?
• Klopt de openstaande post?
• Klopt het bedrag?
• Klopt de incassodatum?
• Klopt de remittance reference?
• Is de juiste incasso-bankrekening gekozen?
• Zijn alleen compatibele instructies geselecteerd?
• Is de batch gevalideerd?
• Is XML succesvol gegenereerd?
• Zijn openstaande uitzonderingen opgelost?

Veelvoorkomende vragen

Waar zie ik incassomandaten?

In het scherm /direct-debits/mandates.

Waar maak ik een debiteur-bankrekening aan?

Via de knop Debiteur IBAN, als je daarvoor rechten hebt.

Waar maak ik een mandaat aan?

Via de knop Mandaat, als je daarvoor rechten hebt.

Waar zie ik incasso-instructies?

In het scherm /direct-debits/instructions.

Waar maak ik een incasso-instructie aan?

In het instructiescherm via de knop Instructie, als je daarvoor rechten hebt.

Waarom zie ik alleen actieve mandaten bij instructies?

Alleen actieve mandaten kunnen worden gebruikt voor nieuwe incasso-instructies.

Waar zie ik incassobatches?

In het scherm /direct-debits/batches.

Waarom zie ik geen compatibele instructies bij een batch?

Compatibele instructies moeten dezelfde incasso-bankrekening en dezelfde incassodatum hebben als de batch. Daarnaast moeten ze een geschikte status hebben, zoals CREATED of VALIDATED.

Waarom kan ik XML niet genereren?

XML genereren is alleen beschikbaar wanneer de batchvalidatie VALID is en je het juiste recht hebt.

Waarom kan ik een batch niet verzenden?

Verzenden is alleen beschikbaar wanneer de batchvalidatie VALID is en je het juiste recht hebt.

Waar zie ik uitzonderingen?

In het scherm /direct-debits/exceptions.

Wanneer kan ik een uitzondering oplossen?

Als de uitzondering nog niet de status RESOLVED heeft en je het recht direct_debits.exceptions.resolve hebt.

Aandachtspunten voor gebruikers

Bij automatische incasso is nauwkeurigheid belangrijk. Een fout in mandaat, IBAN, bedrag of incassodatum kan leiden tot afwijzing, stornering of klantvragen.

Let vooral op:

• gebruik alleen geldige en actieve mandaten;
• controleer IBAN en BIC zorgvuldig;
• controleer het juiste SEPA-schema;
• controleer de incassodatum;
• controleer het bedrag;
• gebruik een duidelijke remittance reference;
• bundel alleen compatibele instructies;
• valideer batches voordat je XML genereert;
• los uitzonderingen niet op zonder oorzaak te begrijpen;
• stem onduidelijke incasso’s af met debiteurenbeheer of financiële administratie.