Platform & Beheer

De module Platform & Beheer ondersteunt de algemene inrichting en beheertaken van ERP-NL. Dit zijn de functies die nodig zijn om de applicatie veilig, beheersbaar en bruikbaar te maken voor meerdere gebruikers, rollen en organisaties.

Platform & Beheer is vooral bedoeld voor applicatiebeheerders, functioneel beheerders en gebruikers met beheerrechten. Zij gebruiken deze module om gebruikers te beheren, organisaties in te richten, rollen toe te kennen, bijlagentypen te beheren, initiële data te laden, testbestanden te genereren en monitoringinformatie te raadplegen.

Wat kun je met Platform & Beheer?

Met Platform & Beheer kun je onder andere:

• gebruikers beheren;
• organisaties beheren;
• rollen beheren;
• rollen aan gebruikers of organisatieleden koppelen;
• bijlagentypen beheren;
• initiële inrichting en demo-data laden;
• testbestanden genereren;
• notificaties en taken bekijken;
• auditinformatie bekijken;
• procesmonitoring raadplegen;
• operationele monitoring bekijken;
• bank- en betaalinrichting openen via Bankinrichting;
• grootboek-, belasting-, boekhoudkundige en verplichtingeninrichting bereiken via de setupnavigatie.

De module helpt beheerders om antwoord te krijgen op vragen zoals:

• Welke gebruikers hebben toegang tot ERP-NL?
• Welke rollen bestaan er?
• Welke gebruiker mag welke functionaliteit gebruiken?
• Welke organisaties zijn ingericht?
• Welke gebruiker hoort bij welke organisatie?
• Welke bijlagentypen kunnen worden gebruikt?
• Is de basisinrichting geladen?
• Zijn er demo- of testgegevens beschikbaar?
• Welke acties zijn uitgevoerd in de applicatie?
• Zijn er fouten of aandachtspunten in processen?
• Welke processtappen zijn uitgevoerd?

Belangrijkste schermen

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Platform setup	/setup/platform	Stuurt door naar gebruikersbeheer
Gebruikers	/setup/platform/users	Gebruikers beheren
Organisaties	/setup/platform/organizations	Organisaties beheren
Rollen	/setup/platform/roles	Rollen en rechtenstructuur beheren
Roltoewijzingen	/setup/platform/role-assignments	Rollen aan gebruikers of organisatieleden koppelen
Bijlagen	/setup/platform/attachments	Bijlagentypen beheren
Initialisatie	/setup/platform/initialization	Inrichtings- en seedjobs starten of volgen
Testbestanden	/setup/platform/test-files	Testbestanden genereren
Notificaties	/notifications	Notificaties en taken bekijken
Auditmonitoring	/monitoring/audit	Auditlog bekijken
Monitoring	/monitoring	Operationele observability bekijken
Procesmonitoring	/monitoring/process	Procesverloop bekijken

Daarnaast bestaan er oude of korte routes die automatisch doorsturen naar de nieuwe structuur.

Oude of korte route	Stuurt door naar
/setup/users	/setup/platform/users
/setup/organizations	/setup/platform/organizations
/setup/roles	/setup/platform/roles
/setup/role-assignments	/setup/platform/role-assignments
/setup/attachments	/setup/platform/attachments
/setup/data-initialization	/setup/platform/initialization
/setup/test-files	/setup/platform/test-files
/users	/setup/users
/gebruikers	/setup/users
/approval	/notifications
/goedkeuring	/notifications
/audit	/monitoring/audit
/process	/monitoring/process

Procesoverzicht

Platform & Beheer ondersteunt de basisinrichting van ERP-NL. Een typische beheerflow ziet er als volgt uit:

flowchart LR
  Organization[Organisatie inrichten] --> Users[Gebruikers aanmaken]
  Users --> Roles[Rollen beheren]
  Roles --> Assignments[Rollen toewijzen]
  Assignments --> Access[Toegang gebruiken]
  Access --> Audit[Audit en monitoring]

In gewone taal:

1. Een organisatie wordt ingericht.
2. Gebruikers worden aangemaakt of beschikbaar gemaakt.
3. Rollen worden ingericht.
4. Rollen worden toegewezen aan gebruikers of organisatieleden.
5. Gebruikers krijgen toegang tot modules en acties.
6. Beheerders gebruiken audit en monitoring om gebruik en processen te volgen.

Typische werkwijze voor een functioneel beheerder

Een dagelijkse of periodieke beheerwerkwijze kan er als volgt uitzien:

1. Controleer of nieuwe gebruikers toegang nodig hebben.
2. Maak gebruikers aan of controleer bestaande gebruikers.
3. Koppel gebruikers aan de juiste organisatie.
4. Wijs de juiste rollen toe.
5. Controleer of de gebruiker de juiste modules kan openen.
6. Beheer waar nodig bijlagentypen.
7. Controleer setup- of seed jobs.
8. Bekijk auditinformatie bij vragen of incidenten.
9. Bekijk monitoring wanneer processen niet goed lopen.
10. Pas inrichting aan wanneer modules of processen wijzigen.

Gebruikersbeheer

Het scherm /setup/platform/users is bedoeld voor het beheren van gebruikers.

Gebruikersbeheer toont gebruikers, status en toegang binnen de organisatiecontext.

Een beheerder gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• gebruikers te bekijken;
• nieuwe gebruikers aan te maken, indien ondersteund;
• bestaande gebruikers te wijzigen, indien ondersteund;
• gebruikersstatussen te controleren;
• gebruikers aan organisaties of rollen te koppelen;
• te controleren welke gebruiker toegang heeft tot ERP-NL.

Velden op gebruikersbeheer

De exacte velden hangen af van de actuele implementatie, maar functioneel zijn de volgende velden relevant:

Veld	Betekenis
Gebruikersnaam	Unieke naam waarmee de gebruiker in ERP-NL bekend is
Volledige naam	Naam van de gebruiker zoals zichtbaar in de applicatie
E-mailadres	E-mailadres voor identificatie, notificaties of contact
Status	Geeft aan of de gebruiker actief, geblokkeerd of inactief is
Organisatie	Organisatie of administratieve context waarin de gebruiker werkt
Rollen	Rollen die bepalen welke schermen en acties beschikbaar zijn
Laatst ingelogd	Laatste moment waarop de gebruiker actief was, indien beschikbaar
Aangemaakt op	Datum waarop de gebruiker is aangemaakt
Gewijzigd op	Datum waarop de gebruiker voor het laatst is aangepast

Acties op gebruikers

Functioneel beheer kan, afhankelijk van rechten en inrichting, acties uitvoeren zoals:

Actie	Betekenis
Gebruiker bekijken	Gebruikersgegevens raadplegen
Gebruiker aanmaken	Nieuwe gebruiker toevoegen
Gebruiker wijzigen	Naam, e-mailadres, status of instellingen aanpassen
Gebruiker activeren	Gebruiker toegang geven
Gebruiker deactiveren	Gebruiker tijdelijk of permanent uitschakelen
Rollen toewijzen	Bepalen welke functionaliteit de gebruiker mag gebruiken
Organisatie koppelen	Gebruiker beschikbaar maken binnen een organisatie
Wachtwoord resetten	Alleen indien lokale wachtwoorden worden gebruikt
Audit bekijken	Controleren welke wijzigingen op de gebruiker zijn uitgevoerd

Niet elke actie is altijd beschikbaar. Sommige acties zijn afhankelijk van authenticatie-inrichting, bijvoorbeeld lokale login of Keycloak/OIDC.

Gebruikersstatussen

Gebruikersstatussen helpen beheerders te bepalen of een gebruiker toegang heeft.

Status	Betekenis	Typische actie
Actief	Gebruiker kan inloggen en werken binnen toegekende rechten	Toegang controleren
Inactief	Gebruiker is bekend, maar niet actief in gebruik	Activeren of laten staan
Geblokkeerd	Gebruiker mag tijdelijk niet inloggen	Oorzaak onderzoeken
Uitgenodigd	Gebruiker is aangemaakt maar heeft toegang nog niet voltooid	Uitnodiging opvolgen
Wachtwoord wijzigen vereist	Gebruiker moet wachtwoord wijzigen bij volgende login	Gebruiker informeren
Verwijderd of gedeactiveerd	Gebruiker wordt niet meer gebruikt	Audit bewaren, niet hergebruiken

De exacte statuswaarden moeten worden afgestemd op de actuele implementatie.

Organisatiebeheer

Het scherm /setup/platform/organizations is bedoeld voor organisatiebeheer.

ERP-NL ondersteunt een organisatiecontext. Dat betekent dat gebruikers en gegevens binnen een bepaalde organisatiecontext kunnen worden gebruikt. Dit is belangrijk wanneer meerdere organisaties of administraties binnen één omgeving worden beheerd.

Een beheerder gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• organisaties te bekijken;
• organisaties aan te maken of te wijzigen, indien ondersteund;
• organisatiecodes te controleren;
• organisatieleden te beheren;
• te bepalen welke gebruikers toegang hebben tot welke organisatie.

Velden op organisaties

Functioneel relevante velden zijn:

Veld	Betekenis
Organisatienaam	Naam van de organisatie
Organisatiecode	Unieke code voor de organisatie
Status	Geeft aan of de organisatie actief is
Omschrijving	Toelichting op het gebruik van de organisatie
Standaardvaluta	Valuta die standaard wordt gebruikt, indien ingericht
Land	Land of jurisdictie, indien relevant
Aangemaakt op	Datum waarop de organisatie is aangemaakt
Gewijzigd op	Datum waarop de organisatie voor het laatst is aangepast

Organisatieleden

Organisatieleden bepalen welke gebruikers binnen een organisatie kunnen werken.

Een organisatie-lidmaatschap kan functioneel bepalen:

• of een gebruiker de organisatie kan selecteren;
• welke rollen de gebruiker binnen die organisatie heeft;
• of rechten per organisatie verschillen;
• of de gebruiker alleen mag raadplegen of ook mag wijzigen.

Conceptueel:

flowchart LR
  User[Gebruiker] --> Membership[Organisatielidmaatschap]
  Organization[Organisatie] --> Membership
  Membership --> RoleAssignment[Roltoewijzing]
  RoleAssignment --> Permissions[Rechten]

Organisatiecontext

De organisatiecontext bepaalt in welke organisatie een gebruiker werkt. Dit is belangrijk omdat gegevens, rechten en processen per organisatie kunnen verschillen.

Voor een eindgebruiker betekent dit:

• je werkt binnen een actieve organisatie;
• sommige gegevens zijn organisatiegebonden;
• sommige acties zijn alleen beschikbaar binnen de juiste organisatie;
• wisselen van organisatie kan invloed hebben op wat je ziet.

Voor een beheerder betekent dit:

• gebruikers moeten aan de juiste organisatie gekoppeld zijn;
• rollen kunnen afhankelijk zijn van organisatiecontext;
• test- en demodata moeten bij de juiste organisatie horen;
• auditinformatie moet per organisatie te interpreteren zijn.

Rollen

Het scherm /setup/platform/roles is bedoeld voor het beheren van rollen.

Een rol groepeert rechten die bepalen wat een gebruiker mag zien of doen. Rollen maken het eenvoudiger om rechten beheersbaar toe te kennen.

Rollen groeperen rechten en maken beheer van toegang overzichtelijk.

Een beheerder gebruikt rollen bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen:

• gewone eindgebruikers;
• crediteurenmedewerkers;
• betalingsgebruikers;
• financiële gebruikers;
• functioneel beheerders;
• technische beheerders;
• auditors of alleen-lezen gebruikers.

Uitleg per standaardrol

Voorbeelden van standaardrollen kunnen zijn:

Rol	Functionele betekenis
Applicatiebeheerder	Beheert gebruikers, rollen, organisaties en setup
Functioneel beheerder	Ondersteunt inrichting, foutopvolging en gebruikersvragen
Crediteurenmedewerker	Werkt met leveranciers, facturen en betaalvoorbereiding
Betalingsgebruiker	Werkt met betaalinstructies, batches en SEPA
Financieel medewerker	Werkt met grootboek, boekingen en proefbalans
Budgethouder	Bekijkt of beoordeelt verplichtingen en budgetten
Debiteurenmedewerker	Werkt met klanten, ontvangsten en openstaande posten
Auditor	Heeft vooral leesrechten en toegang tot auditinformatie
Alleen-lezen gebruiker	Kan gegevens bekijken maar niet wijzigen

De exacte standaardrollen moeten worden afgestemd op de implementatie en klantinrichting.

Role assignments

Het scherm /setup/platform/role-assignments is bedoeld om rollen toe te wijzen.

Een role assignment koppelt gebruikers, organisaties en rollen aan elkaar. Daardoor wordt bepaald welke modules, schermen en acties beschikbaar zijn voor een gebruiker.

Roltoewijzingen koppelen gebruikers aan rollen binnen een organisatiecontext.

Een role assignment bepaalt functioneel:

• welke gebruiker een rol krijgt;
• binnen welke organisatie de rol geldt;
• welke modules zichtbaar worden;
• welke acties beschikbaar zijn;
• of de gebruiker kan lezen, wijzigen, goedkeuren of beheren.

Inrichting van role assignments

Een beheerder richt role assignments meestal als volgt in:

flowchart TD
  Start[Start role assignment] --> User[Selecteer gebruiker]
  User --> Organization[Selecteer organisatie]
  Organization --> Role[Selecteer rol]
  Role --> Check[Controleer impact]
  Check --> Save[Opslaan]
  Save --> Test[Test toegang]

Praktische werkwijze:

1. Open roltoewijzingen.
2. Selecteer de gebruiker.
3. Selecteer de organisatiecontext.
4. Kies de juiste rol.
5. Controleer of de rol niet te veel rechten geeft.
6. Sla de roltoewijzing op.
7. Laat de gebruiker testen of de juiste schermen beschikbaar zijn.
8. Controleer auditinformatie bij gevoelige wijzigingen.

Rechten en toegang

ERP-NL gebruikt rechten om toegang tot functionaliteit te bepalen. In de frontendroutes zijn meerdere rechten zichtbaar voor platform- en setupschermen.

Scherm	Voorbeelden van rechten
Gebruikers	setup.users.read, setup.users.manage
Organisaties	setup.organizations.read, setup.organizations.manage
Rollen	setup.roles.read, setup.roles.manage
Roltoewijzingen	setup.roles.read, setup.roles.manage
Bijlagen	attachments.types.read
Initialisatie	setup.seed_jobs.read, setup.seed_jobs.run
Testbestanden	setup.test_files.generate
Auditmonitoring	audit.read
Monitoring	observability.read
Procesmonitoring	payments.process.read, payments.batch.read

Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:

• wat je ziet hangt af van je rol;
• sommige schermen zijn alleen beschikbaar voor beheerders;
• sommige acties zijn alleen beschikbaar met beheerrechten;
• audit en monitoring vereisen aparte rechten;
• setupfunctionaliteit moet beperkt beschikbaar zijn.

Rechtenmatrix

Een rechtenmatrix maakt zichtbaar welke rol welke functionaliteit mag gebruiken.

Voorbeeldstructuur:

Functioneel gebied	Lezen	Aanmaken	Wijzigen	Goedkeuren	Beheren
Gebruikers	Applicatiebeheerder	Applicatiebeheerder	Applicatiebeheerder	n.v.t.	Applicatiebeheerder
Organisaties	Applicatiebeheerder	Applicatiebeheerder	Applicatiebeheerder	n.v.t.	Applicatiebeheerder
Rollen	Applicatiebeheerder	Applicatiebeheerder	Applicatiebeheerder	n.v.t.	Applicatiebeheerder
Crediteuren	Crediteurenmedewerker	Crediteurenmedewerker	Crediteurenmedewerker	Goedkeurder	Functioneel beheerder
Betalingen	Betalingsgebruiker	Betalingsverwerker	Betalingsverwerker	Goedkeurder	Betalingen beheerder
Grootboek	Financieel medewerker	Financieel medewerker	Financieel medewerker	n.v.t.	Financieel beheerder
Verplichtingen	Budgethouder	Verplichtingen gebruiker	Verplichtingen gebruiker	Budgethouder	Functioneel beheerder
Reconciliatie	Financieel medewerker	n.v.t.	Financieel medewerker	n.v.t.	Functioneel beheerder
Ontvangstenverwerking	Debiteurenmedewerker	n.v.t.	Debiteurenmedewerker	n.v.t.	Functioneel beheerder
Incasso	Debiteurenmedewerker	Debiteurenmedewerker	Debiteurenmedewerker	n.v.t.	Incasso beheerder
Audit	Auditor	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	Applicatiebeheerder

Gebruik deze tabel als functioneel voorbeeld. De technische rechten moeten per implementatie worden gecontroleerd.

Bijlagen en bijlagentypen

Het scherm /setup/platform/attachments is bedoeld voor beheer van bijlagen of bijlagentypen.

Bijlagen worden in ERP-NL generiek gebruikt. Dat betekent dat meerdere modules gebruik kunnen maken van dezelfde attachment-functionaliteit, bijvoorbeeld voor facturen, verplichtingen of andere objecten.

Een beheerder gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• beschikbare bijlagentypen te bekijken;
• te bepalen welke soorten bestanden gebruikers kunnen koppelen;
• bijlagen functioneel te classificeren;
• beheer over documenttypes te houden.

Uitleg van bijlagentypen

Bijlagentypen helpen om documenten te classificeren die aan objecten worden gekoppeld.

Voorbeelden van bijlagentypen:

Bijlagetype	Gebruik
Factuurdocument	Originele factuur of PDF
Contract	Contractuele onderbouwing
Goedkeuringsbewijs	Documentatie van goedkeuring
Betalingsbewijs	Bewijs of bevestiging van betaling
Bankbestand	SEPA- of bankgerelateerd bestand
Correspondentie	E-mail of briefwisseling
Overig	Document dat niet in een specifieke categorie past

Functioneel beheer gebruikt bijlagentypen om consistentie te creëren in documentopslag.

Initialisatie en demo-data

Het scherm /setup/platform/initialization is bedoeld voor setup- en seed jobs.

Een seed job is een gecontroleerde taak waarmee basisinrichting, demo-inrichting of testgegevens kunnen worden geladen.

Een beheerder gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• basisinrichting te laden;
• demo-inrichting te laden;
• demo-data te genereren;
• de status van een seed job te volgen;
• te zien of een job succesvol is afgerond;
• fouten in een job te onderzoeken.

Initialisatie is vooral relevant voor:

• nieuwe omgevingen;
• demo-omgevingen;
• testomgevingen;
• acceptatieomgevingen;
• gecontroleerde herinitialisatie van testdata.

Stap-voor-stap handleiding voor initialisatie

flowchart TD
  Start[Open initialisatie] --> Type[Kies jobtype]
  Type --> Options[Controleer opties]
  Options --> Confirm[Bevestig uitvoering]
  Confirm --> Run[Job uitvoeren]
  Run --> Status{Status controleren}
  Status -- Running --> Wait[Wachten]
  Wait --> Status
  Status -- Completed --> Done[Afgerond]
  Status -- Failed --> Error[Fout onderzoeken]

Praktische werkwijze:

1. Open /setup/platform/initialization.
2. Kies het juiste type seed job.
3. Controleer of je in de juiste omgeving werkt.
4. Controleer of je in de juiste organisatiecontext werkt.
5. Start de job alleen als je zeker weet dat dit veilig is.
6. Volg de status van de job.
7. Controleer eventuele events of logregels.
8. Los fouten op als de job mislukt.
9. Controleer na afronding of de verwachte data aanwezig is.

Seed job statussen

Status	Betekenis	Actie
QUEUED	Job staat klaar om te starten	Wachten
RUNNING	Job wordt uitgevoerd	Voortgang volgen
COMPLETED	Job is succesvol afgerond	Resultaat controleren
FAILED	Job is mislukt	Log bekijken en oorzaak oplossen
CANCELLED	Job is geannuleerd	Controleren of herstart nodig is

Seed job foutmeldingen

Veelvoorkomende oorzaken van seed job fouten zijn:

Foutcategorie	Mogelijke oorzaak	Mogelijke actie
Databasefout	Migratie of tabel ontbreekt	Migraties controleren
Rechtenfout	Gebruiker mag job niet starten	Rechten controleren
Organisatiefout	Organisatiecontext ontbreekt	Actieve organisatie controleren
Duplicaat	Data bestaat al	Controleren of reset nodig is
Configuratiefout	Omgevingsvariabele ontbreekt	Configuratie controleren
Validatiefout	Seed data voldoet niet aan regels	Foutregel bekijken en corrigeren
Timeout	Job duurt te lang	Logs controleren en opnieuw proberen

Seed jobs kunnen impact hebben op data. Start ze daarom alleen bewust en bij voorkeur niet in productie, tenzij de job daarvoor bedoeld is.

Testbestanden

Het scherm /setup/platform/test-files is bedoeld voor het genereren van testbestanden.

Een beheerder of tester gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• testbestanden aan te maken;
• scenario’s voor import of export te testen;
• betaalbestanden of andere bestandsstromen te controleren, indien ondersteund;
• demo- of acceptatietests voor te bereiden.

Aandachtspunten:

• gebruik geen echte persoonsgegevens of bankgegevens;
• gebruik testdata;
• documenteer waarvoor het bestand is gegenereerd;
• verwijder testbestanden wanneer ze niet meer nodig zijn.

Notificaties en taken

Het scherm /notifications toont notificaties en taken. Meerdere modules kunnen naar notificaties verwijzen wanneer een gebruiker iets moet opvolgen.

Een gebruiker gebruikt notificaties bijvoorbeeld om:

• openstaande taken te zien;
• goedkeuringen op te volgen;
• waarschuwingen te bekijken;
• procesmeldingen te openen;
• acties vanuit modules terug te vinden.

Voorbeelden van situaties waarin notificaties nuttig zijn:

• een betaling moet worden goedgekeurd;
• een factuur vraagt aandacht;
• een processtap is mislukt;
• een setup job is afgerond of mislukt;
• een gebruiker moet een actie uitvoeren.

Auditmonitoring

Het scherm /monitoring/audit toont auditinformatie.

Auditinformatie is bedoeld om inzicht te geven in wat er in de applicatie is gebeurd. Dit is belangrijk voor controle, onderzoek, compliance en beheer.

Auditmonitoring helpt beheerders en auditors om acties, wijzigingen en procesgebeurtenissen te onderzoeken.

Een beheerder of auditor gebruikt auditmonitoring bijvoorbeeld om te zien:

• welke gebruiker een actie heeft uitgevoerd;
• wanneer een actie is uitgevoerd;
• welk object is aangepast;
• welke procesactie heeft plaatsgevonden;
• welke statuswijziging is gedaan;
• welke fout of uitzondering is geregistreerd.

Handleiding voor auditonderzoek

Auditonderzoek helpt om te reconstrueren wat er is gebeurd.

flowchart TD
  Question[Onderzoeksvraag] --> Object[Zoek object]
  Object --> Events[Bekijk audit events]
  Events --> User[Controleer gebruiker]
  User --> Time[Controleer tijdstip]
  Time --> Action[Controleer actie]
  Action --> Impact[Beoordeel impact]
  Impact --> FollowUp[Vervolgactie bepalen]

Praktische werkwijze:

1. Formuleer de onderzoeksvraag.
2. Zoek het object, bijvoorbeeld factuur, betaling, gebruiker of batch.
3. Bekijk audit events.
4. Controleer wie de actie heeft uitgevoerd.
5. Controleer wanneer de actie is uitgevoerd.
6. Controleer welke status of gegevens zijn gewijzigd.
7. Bepaal of de actie verwacht en toegestaan was.
8. Leg bevindingen vast als dit nodig is voor controle of incidentopvolging.

Voorbeelden van onderzoeksvragen:

• Wie heeft deze betaling aangepast?
• Wanneer is deze factuur vrijgegeven?
• Wie heeft deze gebruiker een rol gegeven?
• Waarom is deze batch verzonden?
• Welke wijziging veroorzaakte deze fout?

Operationele monitoring

Het scherm /monitoring is bedoeld voor operationele observability.

Een beheerder gebruikt monitoring om te controleren of de applicatie en processen normaal werken.

Monitoring kan helpen bij vragen zoals:

• zijn er technische fouten;
• zijn er processen die aandacht nodig hebben;
• zijn er integraties met problemen;
• zijn er background jobs of workers die falen;
• is er ongewoon gedrag in de applicatie.

De exacte getoonde gegevens hangen af van de actuele observability-implementatie.

Procesmonitoring

Het scherm /monitoring/process is bedoeld om procesverloop te bekijken.

Procesmonitoring helpt gebruikers en beheerders om te begrijpen waar een proces staat en welke stappen zijn uitgevoerd.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• het verloop van betaalprocessen te volgen;
• batchverwerking te bekijken;
• processtappen te onderzoeken;
• fouten in een proces terug te vinden;
• te zien welke vervolgstap nodig is.

Handleiding voor monitoring en incidentopvolging

Monitoring helpt om te zien of processen en integraties goed werken.

flowchart TD
  Alert[Melding of probleem] --> Scope[Bepaal scope]
  Scope --> Logs[Controleer monitoring]
  Logs --> Audit[Controleer audit]
  Audit --> Cause{Oorzaak duidelijk?}
  Cause -- Nee --> Escalate[Escaleren of verder onderzoeken]
  Cause -- Ja --> Fix[Oplossen]
  Fix --> Verify[Controleren]
  Verify --> Document[Documenteren]

Praktische werkwijze:

1. Bepaal welk proces geraakt is.
2. Controleer of het probleem één gebruiker, één organisatie of meerdere processen raakt.
3. Bekijk monitoringinformatie.
4. Bekijk auditinformatie.
5. Controleer foutmeldingen.
6. Controleer recente wijzigingen in setup of rollen.
7. Los de oorzaak op of escaleer naar technisch beheer.
8. Controleer of het proces daarna weer goed loopt.
9. Documenteer oorzaak en oplossing.

Bankinrichting

Hoewel Bankinrichting technisch een apart setupgebied is, is het functioneel nauw verbonden met Platform & Beheer. De setupnavigatie bevat bank- en betaalinrichting voor bankrekeningen, payment schemes, transport channels, bank connectors, connectivity profiles, policy en BIC-codes.

Belangrijke schermen zijn:

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Banking setup	/setup/banking	Algemene bankinrichting
Bankrekeningen	/setup/banking/bank-accounts	Interne betaalrekeningen beheren
Payment schemes	/setup/banking/payment-schemes	Betaalschema’s of betaalmethodes beheren
Transport channels	/setup/banking/transport-channels	Transportkanalen beheren
Bank connectors	/setup/banking/bank-connectors	Bankconnectoren beheren
Connectivity profiles	/setup/banking/connectivity-profiles	Connectieprofielen beheren
Beleid	/setup/banking/policy	Betaalbeleid beheren
BIC-codes	/setup/banking/bic-codes	BIC-codes beheren

Voor eindgebruikers in Betalingen en Crediteuren is deze inrichting meestal niet zichtbaar, maar de inrichting bepaalt wel hoe betalingen verwerkt kunnen worden.

Andere setupgebieden

Naast platforminrichting en bankinrichting bestaan er ook inrichtingsgebieden voor andere modules.

Setupgebied	Route	Doel
grootboekinrichting	/setup/gl	Grootboekinrichting
Grootboeksegmenten	/setup/gl/segments	Segmenten beheren
Grootboekcombinaties	/setup/gl/combinations	Account combinations beheren
Belastinginrichting	/setup/tax	Fiscale inrichting
Verplichtingen setup	/setup/commitments/mandates	Mandaten voor verplichtingen
Boekhoudkundige inrichting	via boekhoudkundige inrichting routes	Boekhoudkundige inrichting

Deze pagina focust op Platform & Beheer. Modulespecifieke inrichting hoort verder te worden beschreven op de documentatiepagina van de betreffende module.

Beheerproces

Een typische beheerder kan ERP-NL als volgt inrichten:

flowchart TD
  Start[Start beheer] --> Organization[Organisatie inrichten]
  Organization --> Users[Gebruikers toevoegen]
  Users --> Roles[Rollen controleren]
  Roles --> Assign[Roltoewijzingen maken]
  Assign --> Setup[Module-inrichting uitvoeren]
  Setup --> Seed[Initialisatie of demo-data laden]
  Seed --> Test[Testen met gebruikers]
  Test --> Monitor[Audit en monitoring controleren]

Beheeradvies voor productieomgevingen

Voor productieomgevingen gelden strengere beheerregels dan voor demo- of testomgevingen.

Aanbevolen beheerprincipes:

• geef gebruikers minimale rechten;
• gebruik aparte rollen voor lezen, verwerken, goedkeuren en beheren;
• beperk setuprechten tot functioneel beheerders;
• beperk seed jobs in productie;
• gebruik geen demo-data in productie;
• wijzig rollen niet zonder controle;
• controleer auditinformatie bij gevoelige acties;
• documenteer belangrijke wijzigingen;
• test setupwijzigingen eerst in acceptatie;
• gebruik sterke authenticatie;
• beheer secrets buiten de code;
• controleer periodiek gebruikers en rollen;
• deactiveer gebruikers die geen toegang meer nodig hebben;
• monitor kritieke processen zoals betalingen, incasso en boekhouding.

Periodieke beheertaken

Functioneel beheer kan periodiek de volgende controles uitvoeren:

Frequentie	Controle
Dagelijks	Openstaande notificaties en kritieke fouten
Dagelijks	Mislukte batches, jobs of integraties
Wekelijks	Nieuwe gebruikers en roltoewijzingen
Wekelijks	Openstaande incidenten en uitzonderingen
Maandelijks	Gebruikers die niet meer actief zijn
Maandelijks	Rollen met brede beheerrechten
Maandelijks	Audit op gevoelige acties
Per release	Setupwijzigingen en nieuwe rechten
Per kwartaal	Rechtenmatrix en functiescheiding

Praktische checklist voor beheerders

Gebruik deze checklist bij wijzigingen in Platform & Beheer:

• Werk ik in de juiste omgeving?
• Werk ik in de juiste organisatiecontext?
• Heeft de gebruiker deze toegang echt nodig?
• Is de juiste rol gekozen?
• Geeft de rol niet te veel rechten?
• Is de wijziging getest?
• Is auditinformatie beschikbaar?
• Moet de wijziging worden gedocumenteerd?
• Zijn betrokken gebruikers geïnformeerd?
• Is er een rollback of herstelactie mogelijk?

Veelvoorkomende vragen

Waar beheer ik gebruikers?

Via /setup/platform/users.

Waar beheer ik organisaties?

Via /setup/platform/organizations.

Waar beheer ik rollen?

Via /setup/platform/roles.

Waar wijs ik rollen toe?

Via /setup/platform/role-assignments.

Waar beheer ik bijlagentypen?

Via /setup/platform/attachments.

Waar laad ik basisinrichting of demo-data?

Via /setup/platform/initialization.

Waar genereer ik testbestanden?

Via /setup/platform/test-files.

Waar zie ik notificaties of goedkeuringstaken?

Via /notifications.

Waar zie ik auditinformatie?

Via /monitoring/audit.

Waar zie ik operationele monitoring?

Via /monitoring.

Waar zie ik procesmonitoring?

Via /monitoring/process.

Waar richt ik bankrekeningen en betaalbeleid in?

Via /setup/banking en de onderliggende bankinrichting-schermen.

Aandachtspunten voor beheerders

Bij Platform & Beheer is voorzichtigheid belangrijk. Verkeerde inrichting kan invloed hebben op toegang, betaalprocessen, auditability en testdata.

Let vooral op:

• geef gebruikers alleen de rollen die zij nodig hebben;
• beperk setuprechten tot beheerders;
• beperk seed jobs en testbestanden tot gecontroleerde omgevingen;
• controleer organisatiecontext bij gebruikers;
• gebruik auditinformatie bij incidenten;
• test wijzigingen eerst in een veilige omgeving;
• documenteer belangrijke inrichtingkeuzes;
• let op bij demo-data of testdata in productieachtige omgevingen.