Inkoop
Inkoop beheert aanvragen, inkooporders en de voorbereiding op factuurmatching. De module sluit aan op Crediteuren, Verplichtingen en Boekhouding: een goedgekeurde inkooporder kan budgettaire verplichtingen vastleggen en later als basis dienen voor factuurcontrole.
Wat kun je met Inkoop?
Met Inkoop kun je:
- inkoopaanvragen vastleggen en laten goedkeuren;
- aanvraagregels en verdelingen beheren;
- aanvragen converteren naar inkooporders;
- inkooporders indienen, goedkeuren, openen, sluiten of annuleren;
- leveranciers en leverancierslocaties gebruiken vanuit Crediteuren;
- commitment control afdwingen bij goedkeuring van inkooporders;
- factuurmatching voorbereiden voor crediteurenfacturen.
Belangrijkste schermen
| Scherm | Route | Doel |
|---|---|---|
| Aanvragen | /purchasing/requisitions | Inkoopaanvragen beheren |
| Inkooporders | /purchasing/orders | PO's beheren en opvolgen |
| Factuurmatching | /purchasing/matching | Matching tussen factuur en PO voorbereiden/controleren |
| Inkoopsetup | /setup/purchasing | Commitment control voor inkoop instellen |
Procesoverzicht
flowchart LR
DraftReq[Concept aanvraag] --> SubmitReq[Indienen]
SubmitReq --> ApproveReq[Goedkeuren]
ApproveReq --> Convert[Converteren naar PO]
Convert --> DraftPo[Concept PO]
DraftPo --> SubmitPo[PO indienen]
SubmitPo --> ApprovePo[PO goedkeuren]
ApprovePo --> OpenPo[PO open]
OpenPo --> Matching[Factuurmatching]
OpenPo --> ClosePo[Sluiten]Aanvragen
Een aanvraag bestaat uit een header, regels en verdelingen. De header bevat onder meer type, omschrijving, gewenste leverancier en totaalbedrag. Regels beschrijven wat wordt aangevraagd. Verdelingen leggen vast hoe bedragen budgettair of boekhoudkundig worden toegerekend.
Aanvragen kennen deze hoofdlifecycle:
| Status | Betekenis |
|---|---|
DRAFT | Concept, inhoudelijk wijzigbaar |
SUBMITTED / IN_APPROVAL | Ingediend voor beoordeling |
APPROVED | Goedgekeurd |
REJECTED | Afgewezen |
CANCELLED | Geannuleerd |
CONVERTED | Omgezet naar een inkooporder |
Alleen conceptaanvragen zijn inhoudelijk wijzigbaar. Na indienen loopt besluitvorming via de approval-task infrastructuur.
Inkooporders
Inkooporders bevatten een leverancier, leverancierlocatie, valuta, regels, verdelingen en optioneel een gekoppelde verplichting. De orderflow is strikter dan bij aanvragen omdat een PO een externe en budgettaire toezegging kan vertegenwoordigen.
| Status | Betekenis |
|---|---|
DRAFT | Concept PO |
SUBMITTED / IN_APPROVAL | Ter goedkeuring |
APPROVED | Goedgekeurd |
OPEN | Open voor ontvangst/factuurmatching |
CLOSED | Afgesloten |
CANCELLED | Geannuleerd |
REJECTED | Afgewezen |
Een goedgekeurde PO gaat naar OPEN. Annuleren of sluiten werkt ook door naar gekoppelde commitment-informatie wanneer die aanwezig is.
Commitment control
Inkoopsetup ondersteunt commitment control met deze modi:
| Modus | Gedrag |
|---|---|
DISABLED | Geen automatische commitment-eis |
OPTIONAL | Commitment kan worden gekoppeld maar is niet verplicht |
REQUIRED_ON_APPROVAL | PO-goedkeuring vereist een geldige commitment |
Bij REQUIRED_ON_APPROVAL maakt of controleert ERP-NL een goedgekeurde commitment op basis van actieve PO-verdelingen. Dat vereist onder meer een positief bedrag, budgetinformatie en segmentwaarden zoals account en cost center.
Factuurmatching
Factuurmatching verbindt Inkoop met Crediteuren. De inkoopdata levert de context waarmee een crediteurenfactuur kan worden gecontroleerd:
- leverancier en leverancierlocatie;
- PO-regels en bedragen;
- ontvangen of gefactureerde hoeveelheden;
- verdelingen en commitments;
- matchingtype, bijvoorbeeld two-way of three-way.
De huidige setup legt de basis voor standaardmatching en tolerantiecontrole. Bij afwijkingen hoort de gebruiker terug te gaan naar de bron: PO, leverancier, factuurregel of matchinginstellingen.
Relatie met andere modules
| Module | Relatie |
|---|---|
| Crediteuren | Leveranciers, leverancierlocaties en factuurmatching |
| Verplichtingen | Commitment control en budgettaire vastlegging |
| Boekhouding | Verdelingen en accountsegmenten |
| Automatisering | Approval tasks voor aanvragen en orders |
| Platform & Beheer | Rollen, rechten en setup |
Rechten en toegang
| Recht | Gebruik |
|---|---|
purchasing.requisitions.read | Aanvragen bekijken |
purchasing.orders.read | Inkooporders bekijken |
purchasing.matches.read | Factuurmatching bekijken |
purchasing.setup.read | Inkoopsetup bekijken |
purchasing.setup.manage | Inkoopsetup beheren |
Praktische checklist
- Controleer of leverancier en leverancierlocatie actief zijn.
- Controleer of regels en verdelingen optellen tot het headerbedrag.
- Gebruik commitment control bewust per organisatie.
- Leg budget en segmentwaarden vast voordat een PO goedgekeurd moet worden.
- Controleer bij factuurmatching eerst PO-status, leverancier en bedragstoleranties.
Veelvoorkomende vragen
Waar maak ik een inkoopaanvraag?
Via /purchasing/requisitions.
Waar keur ik aanvragen goed?
Goedkeuringsverzoeken verschijnen als taken/notificaties. De aanvraag zelf blijft zichtbaar in Inkoop.
Wanneer ontstaat een inkooporder?
Na goedkeuring kan een aanvraag worden geconverteerd naar een PO. Een PO kan ook direct worden aangemaakt.
Wat gebeurt er bij verplichte commitment control?
Bij PO-goedkeuring controleert ERP-NL of een geldige commitment bestaat of kan worden aangemaakt. Zonder geldige budgettaire gegevens wordt goedkeuring geblokkeerd.