Verplichtingen

De Verplichtingen-module ondersteunt het vastleggen en opvolgen van financiële verplichtingen. De module helpt gebruikers om budgetten, reserveringen, verplichtingen en verwachte kasstromen te beheren voordat facturen of betalingen daadwerkelijk plaatsvinden.

Verplichtingen is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij budgetbewaking, verplichtingenadministratie, financiële controle, autorisatie en kasplanning.

Wat kun je met Verplichtingen?

Met Verplichtingen kun je onder andere:

• budgetten bekijken;
• budgetruimte bewaken;
• budgetreserveringen bekijken;
• verplichtingen bekijken en opvolgen;
• kasverplichtingen bekijken;
• inzicht krijgen in financiële ruimte die al is vastgelegd;
• zien welke verplichtingen nog openstaan;
• verplichtingen koppelen aan verwachte kasstromen;
• auditinformatie over verplichtingen bekijken;
• controleren of verplichtingen binnen beschikbare budgetruimte passen;
• de relatie tussen budget, reservering, verplichting, factuur en betaling volgen.

De module helpt gebruikers om antwoord te krijgen op vragen zoals:

• Welk budget is beschikbaar?
• Welk deel van het budget is al gereserveerd?
• Welke verplichtingen zijn aangegaan?
• Welke verplichtingen staan nog open?
• Welke verplichtingen zijn al gefactureerd of betaald?
• Welke toekomstige kasstromen verwachten we?
• Welke verplichtingen vragen nog goedkeuring of opvolging?
• Wie heeft een verplichting aangemaakt of gewijzigd?
• Welke auditinformatie is beschikbaar?

Belangrijkste schermen

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Verplichtingen start	/commitments	Stuurt door naar budgetten
Budgetten	/commitments/budgets	Budgetten bekijken
Reserveringen	/commitments/reservations	Budgetreserveringen bekijken
Verplichtingen	/commitments/commitments	Verplichtingen bekijken en opvolgen
Kasverplichtingen	/commitments/cash-commitments	Verwachte kasstromen bekijken
Audit	/commitments/audit	Auditinformatie over verplichtingen bekijken
Mandaten	/commitments/mandates	Stuurt door naar /setup/commitments/mandates
Boekhoudkundige events	/commitments/accounting-events	Stuurt door naar /accounting/events
Boekhoudkundige fouten	/commitments/accounting-errors	Stuurt door naar /accounting/errors
Boekingsvoorstellen	/commitments/accounting-proposals	Stuurt door naar /accounting/proposals

Procesoverzicht

Een normale verplichtingen-flow loopt van budget naar reservering, verplichting, factuur en betaling.

flowchart LR
  Budget[Budget] --> Reservation[Budgetreservering]
  Reservation --> Commitment[Verplichting]
  Commitment --> Invoice[Factuur]
  Invoice --> Payment[Betaling]
  Commitment --> Cash[Cash commitment]

In gewone taal:

1. Er is een budget beschikbaar.
2. Een deel van het budget wordt gereserveerd.
3. Op basis van de reservering ontstaat of volgt een verplichting.
4. De verplichting geeft aan welk bedrag de organisatie verwacht uit te geven.
5. Later kunnen facturen aan de verplichting worden gekoppeld.
6. Betalingen verminderen de openstaande verplichting.
7. Cash verplichtingen geven inzicht in verwachte kasmomenten.

Typische werkwijze voor een verplichtingen-gebruiker

Een dagelijkse of periodieke verplichtingen-werkwijze kan er als volgt uitzien:

1. Open het budgettenscherm.
2. Controleer beschikbare budgetruimte.
3. Bekijk reserveringen die budgetruimte vastleggen.
4. Open het verplichtingenoverzicht.
5. Controleer openstaande verplichtingen.
6. Onderzoek verplichtingen die nog niet zijn gefactureerd of betaald.
7. Bekijk kasverplichtingen voor toekomstige kasstromen.
8. Controleer of facturen en betalingen aansluiten op verplichtingen.
9. Gebruik auditinformatie bij vragen of afwijkingen.
10. Stem afwijkingen af met budgethouder, crediteurenadministratie of financiële administratie.

Budgetten

Het scherm /commitments/budgets toont budgetten. Budgetten geven aan welke financiële ruimte beschikbaar is voor uitgaven of verplichtingen.

Budgetten tonen beschikbare ruimte, reserveringen, verplichtingen en resterend budget.

Een gebruiker gebruikt het budgettenscherm bijvoorbeeld om:

• beschikbare budgetten te bekijken;
• te controleren hoeveel budgetruimte beschikbaar is;
• te zien welk deel van het budget al is gereserveerd;
• te zien welk deel van het budget al verplicht is;
• te beoordelen of nieuwe verplichtingen binnen budget passen;
• budgetten te volgen per periode, organisatie, kostendrager of andere dimensie;
• afwijkingen of overschrijdingen te signaleren.

Budgetinformatie

Typische budgetinformatie is:

Veld	Betekenis
Budgetnummer	Unieke identificatie van het budget
Omschrijving	Functionele omschrijving van het budget
Periode	Tijdvak waarop het budget betrekking heeft
Budgetbedrag	Oorspronkelijk of vastgesteld budget
Gereserveerd bedrag	Deel van het budget dat is vastgelegd in reserveringen
Verplicht bedrag	Deel dat is gekoppeld aan verplichtingen
Gefactureerd bedrag	Deel waarvoor facturen zijn ontvangen
Betaald bedrag	Deel dat daadwerkelijk is betaald
Resterend bedrag	Nog beschikbare budgetruimte
Status	Huidige status van het budget

Budgetcontrole

Budgetcontrole helpt gebruikers om financiële ruimte te bewaken voordat verplichtingen of uitgaven worden aangegaan.

Functionele controles zijn bijvoorbeeld:

Controle	Betekenis
Budget aanwezig	Er moet een relevant budget beschikbaar zijn
Budgetperiode geldig	De verplichting moet binnen de juiste periode vallen
Voldoende budgetruimte	Het bedrag moet binnen beschikbare ruimte passen
Reservering aanwezig	Er moet budgetruimte zijn vastgelegd, indien vereist
Geen overschrijding	Nieuwe verplichting mag het budget niet ongecontroleerd overschrijden
Juiste dimensies	Budget hoort bij juiste organisatie, afdeling, project of kostendrager

Niet iedere controle hoeft altijd blokkerend te zijn. Sommige controles kunnen alleen een waarschuwing geven, afhankelijk van inrichting.

Budgetreserveringen

Het scherm /commitments/reservations toont budgetreserveringen. Een reservering legt budgetruimte vast voordat de verplichting volledig is afgehandeld.

Een gebruiker gebruikt reserveringen bijvoorbeeld om:

• te zien welke bedragen al zijn vastgelegd;
• te voorkomen dat budget dubbel wordt gebruikt;
• budgetruimte tijdelijk vast te houden;
• reserveringen te koppelen aan verplichtingen;
• vrijval van reserveringen te controleren;
• te bepalen welke reserveringen nog openstaan.

Conceptueel werkt dit als volgt:

flowchart LR
  Available[Beschikbaar budget] --> Reserve[Reserveren]
  Reserve --> Reserved[Gereserveerd budget]
  Reserved --> Commitment[Verplichting]
  Reserved --> Release[Vrijval]

Een reservering kan nodig zijn wanneer een organisatie al verwacht een bedrag uit te geven, maar de definitieve factuur of betaling nog niet aanwezig is.

Reserveringsinformatie

Typische reserveringsinformatie is:

Veld	Betekenis
Reserveringsnummer	Unieke identificatie van de reservering
Budget	Budget waarop de reservering betrekking heeft
Bedrag	Gereserveerd bedrag
Valuta	Valuta van de reservering
Datum	Datum waarop budgetruimte is vastgelegd
Omschrijving	Reden of toelichting
Status	Open, gebruikt, vrijgegeven of geannuleerd
Verplichting	Eventuele gekoppelde verplichting

Reserveringsstatussen

Functioneel kunnen reserveringen de volgende statussen hebben:

Status	Betekenis	Typische actie
Concept	Reservering is voorbereid maar nog niet definitief	Controleren of indienen
Open	Budgetruimte is vastgelegd	Koppelen aan verplichting
Gedeeltelijk gebruikt	Een deel is gekoppeld of benut	Restant beoordelen
Gebruikt	Reservering is volledig benut	Geen actie nodig
Vrijgegeven	Budgetruimte is teruggegeven	Audit controleren
Geannuleerd	Reservering wordt niet meer gebruikt	Audit controleren

De exacte statuswaarden kunnen per implementatie verschillen.

Verplichtingen

Het scherm /commitments/commitments toont verplichtingen. Een verplichting is een financiële toezegging of verplichting die de organisatie is aangegaan.

Verplichtingen helpen om financiële toezeggingen, status en benutting te bewaken.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• openstaande verplichtingen te bekijken;
• verplichtingen per status te volgen;
• te controleren welke verplichtingen nog niet volledig zijn benut;
• verplichtingen te koppelen aan facturen of betalingen;
• te zien welk bedrag nog openstaat;
• financiële voortgang te bewaken;
• afwijkingen tussen verplichting, factuur en betaling te onderzoeken.

Verplichtinginformatie

Typische verplichtinginformatie is:

Veld	Betekenis
Verplichtingnummer	Unieke identificatie van de verplichting
Omschrijving	Functionele omschrijving
Leverancier of wederpartij	Partij waarmee de verplichting is aangegaan
Bedrag	Totaalbedrag van de verplichting
Valuta	Valuta van de verplichting
Startdatum	Begin van de verplichting
Einddatum	Einde of verwachte einddatum
Status	Huidige lifecyclestatus
Gereserveerd bedrag	Bedrag dat vanuit budget is gereserveerd
Gefactureerd bedrag	Bedrag waarvoor facturen zijn ontvangen
Betaald bedrag	Bedrag dat is betaald
Openstaand bedrag	Nog niet gefactureerd of betaald bedrag
Gekoppelde facturen	Facturen die aan de verplichting gekoppeld zijn
Gekoppelde betalingen	Betalingen die uit de verplichting voortkomen
Verantwoordelijke	Gebruiker, budgethouder of afdeling

Lifecycle van een verplichting

Een verplichting kan meerdere processtappen doorlopen. De exacte statuswaarden hangen af van de actuele implementatie, maar functioneel ziet de lifecycle er meestal zo uit:

flowchart LR
  Draft[Concept] --> Submitted[Ingediend]
  Submitted --> Approved[Goedgekeurd]
  Submitted --> Rejected[Afgewezen]
  Approved --> Active[Actief]
  Active --> Closed[Gesloten]
  Active --> Cancelled[Geannuleerd]

In gewone taal:

1. Een verplichting wordt aangemaakt.
2. De verplichting wordt ingediend.
3. De verplichting wordt beoordeeld.
4. De verplichting wordt goedgekeurd of afgewezen.
5. Een goedgekeurde verplichting wordt actief.
6. De verplichting kan worden afgesloten wanneer deze volledig is afgehandeld.
7. De verplichting kan worden geannuleerd als deze niet meer geldig is.

Acties per verplichtingstatus

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van status, rechten en inrichting.

Status	Typische acties
Concept	Bekijken, wijzigen, indienen, annuleren
Ingediend	Bekijken, goedkeuren, afwijzen
Afgewezen	Bekijken, corrigeren, opnieuw indienen of afsluiten
Goedgekeurd	Activeren, koppelen aan facturen, kasverplichtingen volgen
Actief	Voortgang volgen, facturen koppelen, bedragen controleren, sluiten
Gesloten	Bekijken en audit controleren
Geannuleerd	Bekijken en audit controleren

Belangrijke acties horen alleen beschikbaar te zijn voor gebruikers met passende rechten en mandaten.

Kasverplichtingen

Het scherm /commitments/cash-commitments toont kasverplichtingen. Cash verplichtingen geven inzicht in verwachte kasstromen die voortkomen uit verplichtingen.

Cash verplichtingen vertalen verplichtingen naar verwachte kasmomenten.

Een gebruiker gebruikt kasverplichtingen bijvoorbeeld om:

• verwachte uitgaande kasstromen te bekijken;
• kasplanning te ondersteunen;
• te zien wanneer betalingen verwacht worden;
• verschuivingen in kasmomenten te volgen;
• toekomstige liquiditeitsimpact van verplichtingen te beoordelen;
• verplichtingen te koppelen aan verwachte betaalmomenten.

Cash commitment informatie

Typische cash commitment informatie is:

Veld	Betekenis
Verplichting	De verplichting waarop de kasstroom gebaseerd is
Verwachte datum	Verwachte betaal- of kasdatum
Bedrag	Verwacht kasbedrag
Valuta	Valuta van de kasstroom
Status	Verwacht, verschoven, verwerkt of geannuleerd
Omschrijving	Toelichting op de verwachte kasstroom
Gekoppelde factuur	Factuur die de verwachting vervangt of bevestigt
Gekoppelde betaling	Betaling die de kasstroom realiseert

Van verplichting naar factuur en betaling

Een verplichting krijgt pas echt financiële betekenis wanneer facturen en betalingen eraan worden gekoppeld.

flowchart LR
  Commitment[Verplichting] --> Invoice[Factuur]
  Invoice --> PaymentInstruction[Betaalinstructie]
  PaymentInstruction --> Payment[Betaling]
  Payment --> Paid[Betaald bedrag]
  Paid --> Open[Openstaand bedrag bijgewerkt]

Voor gebruikers betekent dit:

• de verplichting toont wat de organisatie verwacht uit te geven;
• de factuur toont wat daadwerkelijk in rekening is gebracht;
• de betaling toont wat werkelijk betaald is;
• verschillen tussen verplichting, factuur en betaling moeten verklaard kunnen worden.

Mandaten

De route /commitments/mandates stuurt door naar /setup/commitments/mandates.

Mandaten bepalen wie verplichtingen mag goedkeuren of beheren. Dit is belangrijk voor interne controle en autorisatie.

Een beheerder gebruikt mandaten bijvoorbeeld om vast te leggen:

• wie verplichtingen mag goedkeuren;
• tot welk bedrag iemand mag goedkeuren;
• voor welke organisatie, afdeling of kostensoort een mandaat geldt;
• welke functies of rollen betrokken zijn bij goedkeuring.

Voor eindgebruikers betekent dit:

• sommige verplichtingen moeten worden goedgekeurd;
• niet iedere gebruiker mag iedere verplichting goedkeuren;
• goedkeuring kan afhankelijk zijn van bedrag, organisatie of rol;
• mandaten worden beheerd via setup.

Audit

Het scherm /commitments/audit toont auditinformatie over verplichtingen.

Een gebruiker of auditor gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om te zien:

• wie een verplichting heeft aangemaakt;
• wie een verplichting heeft gewijzigd;
• wanneer een status is gewijzigd;
• wie een verplichting heeft goedgekeurd;
• wie een verplichting heeft afgewezen;
• welke bedragen zijn aangepast;
• welke koppelingen met facturen of betalingen zijn gemaakt.

Auditinformatie is belangrijk voor controle, verantwoording en onderzoek achteraf.

Relatie met Crediteuren

Verplichtingen is nauw verbonden met Crediteuren. Verplichtingen legt vast welke uitgaven verwacht of aangegaan zijn. Crediteuren verwerkt de facturen die later binnenkomen.

flowchart LR
  Commitment[Verplichting] --> Supplier[Leverancier]
  Supplier --> Invoice[Crediteuren factuur]
  Invoice --> Link[Koppeling met verplichting]
  Link --> Progress[Voortgang verplichting]

Voor gebruikers betekent dit:

• een factuur kan betrekking hebben op een verplichting;
• de verplichting helpt om te controleren of de factuur verwacht werd;
• facturen verminderen het openstaande bedrag van een verplichting;
• verschillen tussen verplichting en factuur kunnen aandacht vragen.

Relatie met Betalingen

Verplichtingen heeft ook een relatie met Betalingen. Wanneer een factuur wordt betaald, kan dit invloed hebben op de openstaande verplichting.

flowchart LR
  Commitment[Verplichting] --> Invoice[Factuur]
  Invoice --> Payment[Betaling]
  Payment --> PaidAmount[Betaald bedrag]
  PaidAmount --> CommitmentProgress[Voortgang verplichting]

Voor gebruikers betekent dit:

• een verplichting kan gedeeltelijk of volledig betaald zijn;
• betaalinformatie helpt om de financiële voortgang te volgen;
• openstaande verplichtingen kunnen inzicht geven in toekomstige betalingsdruk.

Relatie met Boekhouding

Sommige commitmentroutes verwijzen door naar de Boekhoudmodule. Dit betekent dat boekingsvoorstellen, boekhoudkundige events en boekhoudkundige fouten buiten de Verplichtingen-module zelf worden opgevolgd.

Route	Stuurt door naar
/commitments/accounting-events	/accounting/events
/commitments/accounting-errors	/accounting/errors
/commitments/accounting-proposals	/accounting/proposals

Voor gebruikers betekent dit:

• financiële boekingsverwerking wordt via Boekhouding opgevolgd;
• fouten in boekingsvoorstellen kunnen buiten Verplichtingen zichtbaar zijn;
• verplichtingen kunnen wel aanleiding geven tot boekingsvoorstellen of boekhoudkundige events.

Rechten en toegang

De huidige verplichtingen-routes gebruiken onder andere deze rechten:

Scherm	Recht
Budgetten	commitments.budgets.read
Reserveringen	commitments.reservations.read
Verplichtingen	commitments.commitments.read
Kasverplichtingen	commitments.cash_commitments.read
Audit	commitments.audit.read

Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:

• je moet ingelogd zijn;
• je moet rechten hebben voor het betreffende scherm;
• budgetten, reserveringen, verplichtingen en kasverplichtingen kunnen apart zijn afgeschermd;
• auditinformatie vereist aparte rechten;
• goedkeuring of beheer kan aanvullende rechten vereisen.

Autorisatiematrix

De exacte rollen verschillen per implementatie. Functioneel zijn deze gebruikersgroepen relevant:

Gebruikersgroep	Typische toegang
Verplichtingen raadpleger	Budgetten, reserveringen en verplichtingen bekijken
Verplichtingen gebruiker	Verplichtingen opvolgen en bedragen controleren
Budgethouder	Budgetruimte beoordelen en verplichtingen goedkeuren
Financieel medewerker	Voortgang naar facturen, betalingen en boekhouding controleren
Functioneel beheerder	Mandaten, rechten en foutopvolging ondersteunen
Auditor	Verplichtingen, statussen en auditinformatie raadplegen

Stappenplan voor verplichtingencontrole

Gebruik onderstaand stappenplan om een verplichting functioneel te controleren.

flowchart TD
  Start[Open verplichting] --> Budget[Controleer budget]
  Budget --> Reservation[Controleer reservering]
  Reservation --> Details[Controleer verplichtinggegevens]
  Details --> Status{Status akkoord?}
  Status -- Nee --> FollowUp[Actie of correctie bepalen]
  Status -- Ja --> Invoice[Controleer gekoppelde facturen]
  Invoice --> Payment[Controleer betalingen]
  Payment --> Cash[Controleer kasverplichtingen]
  Cash --> Audit[Controleer audit bij afwijkingen]

Praktische werkwijze:

1. Open het verplichtingenoverzicht.
2. Zoek de verplichting op.
3. Controleer budget en reservering.
4. Controleer bedrag, valuta, leverancier, periode en status.
5. Controleer of de verplichting is goedgekeurd.
6. Controleer gekoppelde facturen.
7. Controleer gekoppelde betalingen.
8. Controleer verwachte kasstromen.
9. Onderzoek afwijkingen.
10. Gebruik auditinformatie bij discussie of correctie.

Stappenplan voor budgetbewaking

Gebruik onderstaand stappenplan om budgetruimte te bewaken.

flowchart TD
  Start[Open budgetten] --> Available[Controleer beschikbaar budget]
  Available --> Reservations[Controleer reserveringen]
  Reservations --> Verplichtingen[Controleer verplichtingen]
  Verplichtingen --> Invoices[Controleer facturen]
  Invoices --> Betalingen[Controleer betalingen]
  Betalingen --> Decision{Budgetrisico?}
  Decision -- Ja --> Action[Stem af met budgethouder]
  Decision -- Nee --> Monitor[Blijf monitoren]

Praktische werkwijze:

1. Open het budgettenscherm.
2. Controleer het totale budget.
3. Controleer gereserveerd bedrag.
4. Controleer verplicht bedrag.
5. Controleer gefactureerd bedrag.
6. Controleer betaald bedrag.
7. Beoordeel resterende budgetruimte.
8. Onderzoek overschrijdingen of afwijkingen.
9. Stem risico’s af met budgethouder of financiële administratie.

Veelvoorkomende foutmeldingen en oorzaken

Fout of melding	Mogelijke oorzaak	Mogelijke actie
Geen budget gevonden	Verplichting is niet aan geldig budget gekoppeld	Budget of dimensie controleren
Onvoldoende budget	Bedrag overschrijdt beschikbare ruimte	Bedrag aanpassen of budgethouder raadplegen
Reservering ontbreekt	Budgetruimte is nog niet vastgelegd	Reservering aanmaken of koppelen
Mandaat ontbreekt	Gebruiker mag verplichting niet goedkeuren	Mandaat controleren
Ongeldige statusovergang	Actie past niet bij huidige status	Status en processtap controleren
Factuurkoppeling mislukt	Factuur past niet bij verplichting	Leverancier, bedrag en referentie controleren
Boekhoudkundige fout	Boekingsvoorstel kon niet worden verwerkt	Boekhoudkundige fouten bekijken
Geen rechten	Gebruiker mag actie niet uitvoeren	Functioneel beheer vragen om rechtencontrole

Praktische controlelijst voor verplichtingen

Gebruik deze checklist bij het controleren van verplichtingen:

• Is het juiste budget gekoppeld?
• Is voldoende budgetruimte beschikbaar?
• Is er een reservering nodig of aanwezig?
• Klopt het verplichtingbedrag?
• Klopt de valuta?
• Klopt de periode?
• Is de leverancier of wederpartij juist?
• Is de verplichting goedgekeurd?
• Zijn gekoppelde facturen logisch?
• Zijn gekoppelde betalingen logisch?
• Zijn kasverplichtingen actueel?
• Zijn afwijkingen verklaard?
• Is auditinformatie beschikbaar bij wijzigingen?

Veelvoorkomende vragen

Waar zie ik budgetten?

In het scherm /commitments/budgets.

Waar zie ik budgetreserveringen?

In het scherm /commitments/reservations.

Waar zie ik verplichtingen?

In het scherm /commitments/commitments.

Waar zie ik verwachte kasstromen?

In het scherm /commitments/cash-commitments.

Waar zie ik auditinformatie?

In het scherm /commitments/audit.

Waar beheer ik mandaten?

Via /commitments/mandates, dat doorstuurt naar /setup/commitments/mandates.

Waar zie ik boekhoudkundige events of fouten?

Via de Boekhoudmodule. De oude commitmentroutes sturen door naar /accounting/events, /accounting/errors en /accounting/proposals.

Wat is het verschil tussen een budget en een verplichting?

Een budget geeft aan hoeveel financiële ruimte beschikbaar is. Een verplichting geeft aan welk deel daarvan al is toegezegd of verwacht als uitgave.

Wat is het verschil tussen een reservering en een verplichting?

Een reservering legt budgetruimte vast. Een verplichting beschrijft de concrete financiële toezegging of verwachte uitgave.

Wat is een cash commitment?

Een cash commitment geeft aan wanneer een verplichting naar verwachting tot een kasuitgave leidt.

Aandachtspunten voor gebruikers

Bij verplichtingen is het belangrijk om bedragen en statussen zorgvuldig te interpreteren.

Let vooral op:

• controleer of verplichtingen aan het juiste budget zijn gekoppeld;
• let op dubbele verplichtingen;
• controleer of reserveringen nog nodig zijn;
• sluit verplichtingen af wanneer ze volledig zijn afgehandeld;
• onderzoek verplichtingen zonder factuur of betaling;
• controleer afwijkingen tussen verplichting, factuur en betaling;
• gebruik kasverplichtingen voor liquiditeitsplanning;
• gebruik auditinformatie bij wijzigingen of discussies;
• stem onduidelijke verplichtingen af met budgethouder of financiële administratie.