Reconciliatie

De Reconciliatie-module ondersteunt het vergelijken en matchen van banktransacties met financiële posten in ERP-NL. De module helpt gebruikers om te controleren welke bankmutaties automatisch herkend zijn, welke transacties nog openstaan en welke uitzonderingen handmatige opvolging nodig hebben.

Reconciliatie is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij bankverwerking, financiële administratie, kas- en bankcontrole, ontvangstenverwerking, betalingen en periodeafsluiting.

Wat kun je met Reconciliatie?

Met Reconciliatie kun je onder andere:

• reconciliatie runs bekijken;
• de voortgang van een reconciliatierun volgen;
• detailinformatie van één run bekijken;
• banktransacties vergelijken met interne financiële posten;
• automatische matches controleren;
• openstaande of niet-gematchte transacties vinden;
• uitzonderingen bekijken;
• herkenningsregels raadplegen;
• onderzoeken waarom een banktransactie niet automatisch is gematcht;
• financiële opvolging uitvoeren op verschillen of onduidelijkheden.

De module helpt gebruikers om antwoord te krijgen op vragen zoals:

• Welke banktransacties zijn verwerkt?
• Welke transacties zijn automatisch gematcht?
• Welke transacties zijn nog niet gematcht?
• Welke transacties vragen handmatige opvolging?
• Waarom is een transactie een uitzondering?
• Welke reconciliatie run heeft deze transactie verwerkt?
• Welke herkenningsregels zijn gebruikt?
• Is een bankbestand volledig verwerkt?
• Zijn er verschillen tussen bank en administratie?

Belangrijkste schermen

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Reconciliatie	/reconciliation	Overzicht van reconciliatie runs
Reconciliatie run detail	/reconciliation/:id	Details van één reconciliatie run bekijken
Uitzonderingen	/reconciliation/exceptions	Niet-gematchte of problematische transacties opvolgen
Herkenningsregels	/reconciliation/recognition-rules	Regels bekijken die helpen bij automatische herkenning of matching

Procesoverzicht

Een normale reconciliatieflow loopt van bankbestand naar transacties, automatische matching en uitzonderingsafhandeling.

flowchart LR
  BankFile[Bankbestand] --> Import[Importeren]
  Import --> Transactions[Banktransacties]
  Transactions --> Matching[Automatische matching]
  Matching --> Matched[Gematcht]
  Matching --> Exceptions[Uitzonderingen]
  Exceptions --> Review[Handmatige beoordeling]
  Review --> Resolved[Opgelost]

In gewone taal:

1. Een bankbestand of set banktransacties wordt geïmporteerd.
2. ERP-NL maakt of herkent banktransacties.
3. De reconciliatie probeert transacties automatisch te matchen.
4. Gematchte transacties kunnen verder worden verwerkt of als verklaard worden beschouwd.
5. Niet-gematchte of onduidelijke transacties worden uitzonderingen.
6. Een gebruiker beoordeelt uitzonderingen handmatig.
7. Na correctie of handmatige match kan de uitzondering worden opgelost.

Typische werkwijze voor een reconciliatie-gebruiker

Een dagelijkse reconciliatie-werkwijze kan er als volgt uitzien:

1. Open het reconciliatie-overzicht.
2. Controleer de meest recente reconciliatie runs.
3. Open een run met fouten, waarschuwingen of uitzonderingen.
4. Bekijk hoeveel transacties zijn verwerkt.
5. Controleer welke transacties automatisch zijn gematcht.
6. Controleer welke transacties niet automatisch zijn gematcht.
7. Open de uitzonderingenlijst.
8. Onderzoek banktransacties met ontbrekende of onduidelijke matches.
9. Zoek de juiste betaling, ontvangst, factuur of grootboekverklaring.
10. Los de uitzondering op of zet deze door voor verdere opvolging.
11. Controleer of de run voldoende verklaard is voor afsluiting of rapportage.

Reconciliatie runs

Het scherm /reconciliation toont reconciliatie runs. Een run is een verwerking waarin banktransacties worden geïmporteerd, herkend en gematcht.

Reconciliatie runs tonen import, matchingresultaat, uitzonderingen en verwerkingsstatus.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• te zien welke runs zijn uitgevoerd;
• te controleren of een run succesvol is afgerond;
• te zien of een run fouten bevat;
• te bepalen welke run aandacht nodig heeft;
• door te klikken naar de details van één run.

Reconciliatie run informatie

Typische informatie over een reconciliatie run is:

Veld	Betekenis
Run ID	Unieke identificatie van de run
Starttijd	Moment waarop de run is gestart
Eindtijd	Moment waarop de run is afgerond
Status	Huidige status van de run
Bron	Bankbestand, import of verwerkingsbron
Bankrekening	Rekening waarop de transacties betrekking hebben
Aantal transacties	Totaal aantal transacties in de run
Gematcht	Aantal automatisch of handmatig gematchte transacties
Uitzonderingen	Aantal transacties met openstaande opvolging
Fouten	Aantal transacties of stappen met fouten
Gestart door	Gebruiker of proces dat de run heeft gestart

Runstatussen

De exacte statuswaarden kunnen per implementatie verschillen. Functioneel kunnen reconciliatie runs de volgende statussen hebben:

Status	Betekenis	Typische actie
QUEUED	Run staat klaar om te starten	Wachten
RUNNING	Run wordt uitgevoerd	Voortgang volgen
COMPLETED	Run is succesvol afgerond	Resultaat controleren
COMPLETED_WITH_EXCEPTIONS	Run is afgerond, maar bevat uitzonderingen	Uitzonderingen opvolgen
FAILED	Run is mislukt	Foutmelding onderzoeken
CANCELLED	Run is geannuleerd	Controleren of herstart nodig is

Niet iedere status hoeft letterlijk zichtbaar te zijn. De tabel beschrijft de functionele betekenis.

Reconciliatie run detail

De detailpagina /reconciliation/:id toont de details van één reconciliatie run.

Dit scherm helpt gebruikers om te begrijpen wat er precies in een run is gebeurd.

Een gebruiker gebruikt de detailpagina bijvoorbeeld om:

• te zien welke banktransacties in de run zaten;
• te controleren hoeveel transacties automatisch zijn gematcht;
• te zien welke transacties niet gematcht zijn;
• foutmeldingen of waarschuwingen te bekijken;
• te begrijpen welke herkenningsregels of matchinglogica effect hadden;
• uitzonderingen vanuit de run verder op te volgen.

Voorbeelden van vragen die dit scherm moet beantwoorden:

• Is het bankbestand volledig verwerkt?
• Hoeveel transacties zijn gematcht?
• Welke transacties zijn niet gematcht?
• Welke transacties hebben een foutstatus?
• Welke vervolgstap is nodig?
• Moet de run opnieuw worden uitgevoerd?
• Zijn er verschillen die handmatig moeten worden verklaard?

Banktransacties

Banktransacties vormen de basis van reconciliatie. Een banktransactie is een mutatie op een bankrekening, bijvoorbeeld een betaling, ontvangst, terugboeking, bankkostenpost of correctie.

Typische gegevens van een banktransactie zijn:

Veld	Betekenis
Transactiedatum	Datum waarop de transactie heeft plaatsgevonden
Boekdatum	Datum waarop de bank de transactie heeft geboekt
Bedrag	Bedrag van de bankmutatie
Valuta	Valuta van de transactie
Tegenrekening	Bankrekening van de tegenpartij
Tegenpartij	Naam van betaler of ontvanger
Omschrijving	Bankomschrijving
Betalingsreferentie	Referentie uit de betaling of ontvangst
End-to-end reference	Referentie uit SEPA of bankbestand
Bankrekening	Eigen bankrekening waarop de mutatie staat
Richting	Debet of credit
Bronbestand	Bestand of import waaruit de transactie komt
Matchstatus	Status van matching of verklaring

Een gebruiker kijkt vooral naar banktransacties om te bepalen of ze logisch te koppelen zijn aan bestaande posten in ERP-NL.

Automatische matching

Automatische matching probeert een banktransactie te koppelen aan een interne post of proces.

Voorbeelden van mogelijke matchdoelen zijn:

• uitgaande betaling;
• betaalinstructie;
• openstaande factuur;
• ontvangst;
• klantbetaling;
• grootboekboeking;
• directe boeking op een grootboekcombinatie;
• andere herkenbare financiële verplichting of vordering.

De exacte matchmogelijkheden hangen af van de actuele implementatie en inrichting.

Automatische matching kan gebruikmaken van kenmerken zoals:

• bedrag;
• valuta;
• betalingsreferentie;
• factuurnummer;
• leverancier;
• klant;
• IBAN;
• tegenrekening;
• omschrijving;
• datum;
• herkenningsregel.

Matchresultaten

Een matchresultaat geeft aan wat ERP-NL met een banktransactie heeft kunnen doen.

Conceptueel zijn er meerdere mogelijke uitkomsten:

Uitkomst	Betekenis voor de gebruiker	Typische actie
Gematcht	De transactie is gekoppeld aan een passende interne post	Controleren of accepteren
Gedeeltelijk gematcht	Een deel van het bedrag of de informatie is verklaard	Restant beoordelen
Niet gematcht	Er is geen passende interne post gevonden	Handmatig onderzoeken
Meerdere kandidaten	Er zijn meerdere mogelijke matches gevonden	Juiste kandidaat selecteren
Uitzondering	De transactie vraagt handmatige beoordeling	Uitzondering opvolgen
Fout	De transactie kon niet correct worden verwerkt	Foutmelding onderzoeken
Genegeerd	Transactie is bewust buiten matching gehouden	Audit controleren

De exacte statussen moeten worden gecontroleerd in de actuele backend- en frontendcode.

Uitzonderingen

Het scherm /reconciliation/exceptions toont uitzonderingen. Dit zijn transacties of situaties die niet automatisch konden worden opgelost.

Uitzonderingen helpen gebruikers om niet-gematchte of foutieve banktransacties op te volgen.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• niet-gematchte transacties te vinden;
• transacties met fouten te bekijken;
• transacties met meerdere mogelijke matches te beoordelen;
• ontbrekende informatie te onderzoeken;
• handmatige correcties of opvolging voor te bereiden;
• te bepalen of een transactie opnieuw gematcht moet worden.

Uitzonderingstypen

Uitzonderingen kunnen bijvoorbeeld ontstaan wanneer:

Type uitzondering	Betekenis	Mogelijke actie
Geen match	Er is geen interne post gevonden	Handmatig zoeken
Meerdere matches	Er zijn meerdere mogelijke posten	Juiste match selecteren
Bedrag wijkt af	Bedrag komt niet overeen met verwachting	Verschil beoordelen
Referentie ontbreekt	Betalingsreferentie ontbreekt of is onbruikbaar	Omschrijving en tegenpartij controleren
Tegenpartij onbekend	Betaler of ontvanger wordt niet herkend	Relatie of bankrekening controleren
Dubbele transactie	Transactie lijkt al verwerkt	Duplicaatcontrole uitvoeren
Bankkosten	Transactie lijkt bankkosten te zijn	Grootboekverklaring bepalen
Retourbetaling	Transactie lijkt terugboeking of refund	Bronproces onderzoeken
Technische fout	Verwerking is mislukt	Foutmelding of logs controleren

Uitzonderingen opvolgen

Een typische werkwijze voor uitzonderingen is:

flowchart TD
  Exception[Uitzondering gevonden] --> Inspect[Transactie bekijken]
  Inspect --> Cause{Oorzaak duidelijk?}
  Cause -- Nee --> Research[Nader onderzoek]
  Research --> Cause
  Cause -- Ja --> Match{Passende match gevonden?}
  Match -- Ja --> ManualMatch[Handmatig matchen of corrigeren]
  Match -- Nee --> DirectPost[Direct boeken of apart opvolgen]
  ManualMatch --> Resolved[Opgelost]
  DirectPost --> Resolved

In gewone taal:

1. Open de uitzonderingenlijst.
2. Bekijk de banktransactie en beschikbare details.
3. Controleer bedrag, omschrijving, referentie en tegenpartij.
4. Zoek of er een passende factuur, betaling, ontvangst of boeking bestaat.
5. Maak indien nodig een handmatige match of correctie.
6. Los de uitzondering op of zet deze door voor verdere opvolging.

Herkenningsregels

Het scherm /reconciliation/recognition-rules toont herkenningsregels. Herkenningsregels helpen om banktransacties automatisch te classificeren of te koppelen.

Een gebruiker of beheerder gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• bestaande herkenningsregels te bekijken;
• te begrijpen waarom transacties op een bepaalde manier worden herkend;
• te controleren welke regels actief zijn;
• patronen in omschrijvingen of referenties te herkennen;
• automatische matching te verbeteren.

Voorbeelden van herkenningsregels

Voorbeelden van herkenningsregels kunnen zijn:

Regel	Doel
Bankkosten herkennen	Bankkosten herkennen op basis van omschrijving
Leverancier herkennen	Leverancier bepalen op basis van IBAN
Klantbetaling herkennen	Ontvangst koppelen op basis van betalingsreferentie
Factuurnummer herkennen	Factuur zoeken op basis van factuurnummer in omschrijving
Interne overboeking herkennen	Overboeking herkennen op basis van eigen bankrekeningen
Stornering herkennen	Retourbetaling of terugboeking herkennen
Kleine verschillen herkennen	Afrondingsverschillen signaleren

De exacte beheermogelijkheden voor regels moeten worden gecontroleerd in de actuele component en backend.

Kwaliteitsmonitor

Het scherm /reconciliation/quality-metrics geeft inzicht in de kwaliteit van reconciliatieverwerking. Gebruik dit scherm om trends en aandachtspunten te herkennen voordat individuele uitzonderingen oplopen.

Typische signalen zijn:

• aantallen runs en transacties;
• matchpercentages;
• openstaande uitzonderingen;
• transacties die herhaaldelijk niet automatisch matchen;
• effecten van herkenningsregels of bankcode-afhandeling.

De kwaliteitsmonitor is vooral bedoeld voor procesverantwoordelijken die willen sturen op structurele verbetering, niet alleen op dagafhandeling.

Afhandeling bankcodes

Het scherm /reconciliation/bank-code-handlers beheert hoe banktransactiecodes functioneel moeten worden behandeld. Hiermee kan ERP-NL onderscheid maken tussen reguliere betalingen, bankkosten, storneringen, interne overboekingen of transacties die direct aandacht vragen.

Gebruik bankcode-afhandeling om:

• codes te koppelen aan een verwerkingsstrategie;
• bankkosten en retouren herkenbaarder te maken;
• uitzonderingen voorspelbaar te routeren;
• herkenningsregels te ondersteunen met bank-specifieke signalen.

Herkenningsregel lifecycle

Functioneel kan een herkenningsregel de volgende stappen doorlopen:

flowchart LR
  Draft[Concept] --> Active[Actief]
  Active --> Used[Gebruikt in matching]
  Active --> Inactive[Inactief]
  Inactive --> Active

Een regel hoort alleen actief te zijn wanneer deze voldoende getest en betrouwbaar is.

Relatie met Betalingen

Reconciliatie is nauw verbonden met de Betalingen-module. Betalingen verwerkt uitgaande betalingen richting bank. Reconciliatie controleert of de bankmutaties overeenkomen met wat ERP-NL verwacht.

flowchart LR
  PaymentInstruction[Betaalinstructie] --> Batch[Betaalbatch]
  Batch --> Bank[Bank]
  Bank --> BankTransaction[Banktransactie]
  BankTransaction --> Reconciliatie[Reconciliatie]
  Reconciliatie --> Matched[Betaling gematcht]

Voor gebruikers betekent dit:

• Betalingen laat zien wat ERP-NL naar de bank wil sturen;
• Reconciliatie laat zien wat er daadwerkelijk op de bankrekening is gebeurd;
• verschillen of afwijzingen kunnen via reconciliatie zichtbaar worden.

Relatie met Ontvangstenverwerking

Reconciliatie kan ook relevant zijn voor ontvangsten. Ontvangsten kunnen vanuit banktransacties worden herkend en gekoppeld aan openstaande posten.

Conceptueel:

flowchart LR
  Customer[Betaler] --> BankTransaction[Banktransactie]
  BankTransaction --> Recognition[Herkennen]
  Recognition --> Receipt[Ontvangst]
  Receipt --> OpenItem[Openstaande post]

De exacte scheiding tussen Reconciliatie en Ontvangstenverwerking hangt af van de inrichting. Reconciliatie kijkt breder naar banktransacties en matching. Ontvangstenverwerking richt zich specifiek op ontvangsten en openstaande posten.

Relatie met Grootboek

Niet elke banktransactie hoort bij een factuur, betaling of ontvangst. Sommige transacties moeten mogelijk direct of indirect naar het grootboek worden verklaard.

Voorbeelden zijn:

• bankkosten;
• rente;
• correcties;
• interne overboekingen;
• onbekende posten;
• afrondingsverschillen;
• kleine betalingsverschillen.

In zulke gevallen helpt reconciliatie om te bepalen of een transactie:

• automatisch verklaard kan worden;
• handmatig geboekt moet worden;
• verder onderzocht moet worden;
• tijdelijk als uitzondering moet blijven staan.

Rechten en toegang

De huidige reconciliatie-routes gebruiken onder andere deze rechten:

Scherm	Recht
Reconciliatie runs	reconciliation.runs.read
Reconciliatie run detail	reconciliation.runs.read
Herkenningsregels	reconciliation.runs.read
Uitzonderingen	reconciliation.exceptions.read

Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:

• je moet ingelogd zijn;
• je moet rechten hebben om reconciliatie runs te bekijken;
• uitzonderingen kunnen apart worden afgeschermd;
• beheer of correctieacties kunnen aanvullende rechten vereisen;
• wat je ziet en mag doen hangt af van je rol.

Autorisatiematrix

De exacte rollen verschillen per implementatie. Functioneel zijn deze gebruikersgroepen relevant:

Gebruikersgroep	Typische toegang
Reconciliatie raadpleger	Runs en resultaten bekijken
Bankverwerker	Banktransacties en uitzonderingen opvolgen
Financieel medewerker	Matches beoordelen en verschillen verklaren
Reconciliatie beheerder	Herkenningsregels en matchinginrichting beheren
Controller	Aansluiting tussen bank en administratie beoordelen
Auditor	Runs, matches, uitzonderingen en auditinformatie raadplegen
Functioneel beheerder	Rechten, inrichting en foutopvolging ondersteunen

Stappenplan voor reconciliatie run controle

Gebruik onderstaand stappenplan om een reconciliatie run te controleren.

flowchart TD
  Start[Open reconciliatie runs] --> Run[Selecteer recente run]
  Run --> Status[Controleer runstatus]
  Status --> Counts[Controleer aantallen]
  Counts --> Exceptions{Zijn er uitzonderingen?}
  Exceptions -- Ja --> Review[Open uitzonderingen]
  Exceptions -- Nee --> Done[Run akkoord]
  Review --> Resolve[Los uitzonderingen op]
  Resolve --> Done

Praktische werkwijze:

1. Open /reconciliation.
2. Zoek de meest recente run.
3. Controleer status, starttijd en eindtijd.
4. Controleer aantal transacties.
5. Controleer aantal gematchte transacties.
6. Controleer aantal uitzonderingen.
7. Open de detailpagina van de run.
8. Onderzoek fouten of waarschuwingen.
9. Volg openstaande uitzonderingen op.
10. Leg bevindingen vast als dit nodig is voor afsluiting of controle.

Stappenplan voor handmatige matching

Gebruik onderstaand stappenplan voor handmatige matching.

flowchart TD
  Start[Open uitzondering] --> Transaction[Controleer banktransactie]
  Transaction --> Reference[Controleer referentie]
  Reference --> Counterparty[Controleer tegenpartij]
  Counterparty --> Amount[Controleer bedrag en valuta]
  Amount --> Candidate{Matchkandidaat gevonden?}
  Candidate -- Nee --> FollowUp[Verder onderzoeken of apart boeken]
  Candidate -- Ja --> Match[Handmatige match maken]
  Match --> Validate[Controleer resultaat]
  Validate --> Resolve[Uitzondering oplossen]

Praktische werkwijze:

1. Open /reconciliation/exceptions.
2. Selecteer de banktransactie.
3. Controleer bedrag, valuta en datum.
4. Controleer omschrijving, referentie en tegenrekening.
5. Zoek passende factuur, betaling, ontvangst of boeking.
6. Controleer of het bedrag aansluit.
7. Maak de handmatige match als je daarvoor bevoegd bent.
8. Controleer het matchresultaat.
9. Los de uitzondering op.
10. Gebruik auditinformatie bij twijfel.

Veelvoorkomende foutmeldingen en oorzaken

Fout of melding	Mogelijke oorzaak	Mogelijke actie
Geen match gevonden	Referentie of tegenpartij wordt niet herkend	Handmatig zoeken
Meerdere matches gevonden	Meerdere posten passen bij transactie	Juiste kandidaat kiezen
Bedrag wijkt af	Transactiebedrag komt niet overeen	Verschil onderzoeken
Valuta wijkt af	Transactie heeft andere valuta	Valuta en boeking controleren
Transactie al verwerkt	Mogelijk duplicaat	Duplicaatcontrole uitvoeren
Bankbestand ongeldig	Importbestand voldoet niet	Bestand controleren
Onbekende tegenpartij	IBAN of naam is niet bekend	Relatiegegevens controleren
Herkenningsregel ontbreekt	Geen regel voor dit patroon	Regel toevoegen of aanpassen
Geen rechten	Gebruiker mag actie niet uitvoeren	Functioneel beheer vragen

Praktische controlelijst

Gebruik deze checklist bij reconciliatie:

• Is de juiste bankrekening geselecteerd?
• Is de run volledig afgerond?
• Klopt het aantal transacties?
• Zijn alle automatische matches logisch?
• Zijn uitzonderingen onderzocht?
• Zijn meerdere matchkandidaten zorgvuldig beoordeeld?
• Zijn bankkosten apart verklaard?
• Zijn retourbetalingen of storneringen herkend?
• Zijn onbekende posten opgevolgd?
• Zijn handmatige matches controleerbaar?
• Is auditinformatie beschikbaar?
• Is de aansluiting voldoende voor rapportage of afsluiting?

Veelvoorkomende vragen

Waar zie ik alle reconciliatie runs?

In het scherm /reconciliation.

Waar zie ik de details van één run?

Open een run vanuit het overzicht. De detailpagina gebruikt de route /reconciliation/:id.

Waar zie ik transacties die niet automatisch zijn gematcht?

In het scherm /reconciliation/exceptions.

Waar zie ik herkenningsregels?

In het scherm /reconciliation/recognition-rules.

Waarom is een transactie een uitzondering?

Een transactie kan een uitzondering zijn omdat er geen match is gevonden, meerdere matches mogelijk zijn, gegevens ontbreken of de transactie niet logisch past bij de administratie.

Wat doe ik met een niet-gematchte banktransactie?

Controleer bedrag, omschrijving, referentie, tegenpartij en datum. Zoek daarna naar een passende betaling, ontvangst, factuur of grootboekverklaring.

Wat is het verschil tussen Reconciliatie en Betalingen?

Betalingen verwerkt betaalinstructies richting bank. Reconciliatie controleert banktransacties en probeert deze te koppelen aan wat ERP-NL verwacht.

Wat is het verschil tussen Reconciliatie en Ontvangstenverwerking?

Ontvangstenverwerking richt zich vooral op ontvangsten en openstaande posten. Reconciliatie kijkt breder naar banktransacties en financiële matching.

Aandachtspunten voor gebruikers

Bij reconciliatie is nauwkeurigheid belangrijk. Een verkeerde match kan leiden tot onjuiste openstaande posten, foutieve rapportages of verkeerde opvolging.

Let vooral op:

• controleer altijd bedrag en valuta;
• let op dubbele referenties;
• controleer of de tegenpartij logisch is;
• wees voorzichtig met handmatige matches;
• onderzoek meerdere matchkandidaten zorgvuldig;
• documenteer waarom een uitzondering handmatig is opgelost;
• laat twijfelgevallen liever openstaan dan verkeerd matchen;
• controleer bankkosten, rente en correcties apart;
• stem onbekende posten af met financiële administratie.