Betalingen

De Betalingen-module ondersteunt het verwerken van uitgaande betalingen binnen ERP-NL. Waar Crediteuren zich richt op leveranciers, facturen en betaalvoorbereiding, richt Betalingen zich op betaalinstructies, betaalbatches, SEPA-bestanden en terugkoppeling vanuit de bank.

Een Betalingen-gebruiker gebruikt deze module om te controleren welke betalingen klaarstaan, welke betalingen zijn gebundeld, welke bestanden zijn aangemaakt en welke betalingen door de bank zijn geaccepteerd of afgewezen.

Wat kun je met Betalingen?

Met Betalingen kun je onder andere:

• betaalinstructies bekijken;
• betaalinstructies filteren en zoeken;
• betaalinstructies aanmaken of wijzigen, indien je daarvoor rechten hebt;
• controleren welke betalingen nog in concept staan;
• zien welke betalingen zijn gebundeld in een batch;
• controleren welke betalingen zijn geëxporteerd;
• zien welke betalingen zijn geaccepteerd of afgewezen;
• betaalbatches bekijken;
• SEPA-bestanden bekijken of opvolgen;
• betaalstatussen volgen;
• auditinformatie en procesinformatie raadplegen via monitoringpagina’s;
• betaalbeleid raadplegen via Bankinrichting.

De module helpt de gebruiker om antwoord te krijgen op vragen zoals:

• Welke betalingen staan nog klaar?
• Welke betalingen zijn al gebundeld?
• Welke betalingen zijn verzonden naar de bank?
• Welke betalingen zijn geaccepteerd?
• Welke betalingen zijn afgewezen?
• Welke factuur of crediteur hoort bij deze betaling?
• Welk bedrag wordt betaald?
• Vanaf welke bankrekening wordt betaald?
• Is de betaling onderdeel van een betaalbatch?
• Is er bankfeedback ontvangen?

Belangrijkste schermen

Scherm	Route	Waarvoor gebruik je dit scherm?
Betaalinstructies	/payments	Overzicht en opvolging van betaalinstructies
Batches	/payments/batches	Overzicht van betaalbatches
SEPA	/payments/sepa	SEPA-bestanden bekijken of opvolgen
Goedkeuring	/payments/approval	Stuurt door naar notificaties en goedkeuringstaken
Audit	/payments/audit	Stuurt door naar auditmonitoring
Beleid	/payments/policy	Stuurt door naar bankbeleidinrichting
Proces	/payments/process	Stuurt door naar procesmonitoring

Procesoverzicht

Een normale betaalflow loopt van betaalinstructie naar batch, SEPA-bestand en bankfeedback.

flowchart LR
  Instruction[Betaalinstructie] --> Batch[Betaalbatch]
  Batch --> Export[Exporteren]
  Export --> Sepa[SEPA-bestand]
  Sepa --> Bank[Bank]
  Bank --> Feedback[Bankfeedback]
  Feedback --> Accepted[Geaccepteerd]
  Feedback --> Rejected[Afgewezen]

In gewone taal:

1. Een betaalinstructie wordt aangemaakt.
2. De betaalinstructie wordt gecontroleerd.
3. De betaling wordt eventueel opgenomen in een betaalbatch.
4. De betaalbatch wordt geëxporteerd.
5. Er wordt een SEPA-bestand of bankbestand aangemaakt.
6. Het bestand wordt aangeboden aan de bank of bankconnector.
7. De bank geeft terugkoppeling.
8. De betaling krijgt een eindstatus, bijvoorbeeld geaccepteerd of afgewezen.

Typische werkwijze voor een Betalingen-gebruiker

Een dagelijkse Betalingen-werkwijze kan er als volgt uitzien:

1. Open het betaalinstructiescherm.
2. Filter op betalingen die nog aandacht nodig hebben.
3. Controleer bedrag, crediteur, IBAN, betaalrekening en status.
4. Controleer of betalingen klaar zijn om gebundeld te worden.
5. Bekijk of betalingen in een batch zijn opgenomen.
6. Controleer de betaalbatch.
7. Volg of het SEPA-bestand is aangemaakt.
8. Controleer of betalingen zijn geëxporteerd of verzonden.
9. Controleer bankfeedback.
10. Onderzoek afgewezen betalingen en bepaal de vervolgstap.

Betaalinstructies

Het scherm /payments toont betaalinstructies. Dit is het belangrijkste scherm voor het volgen van individuele betalingen.

Betaalinstructies met statussen, bankrekening, crediteur en vervolgstappen.

Een gebruiker gebruikt dit scherm bijvoorbeeld om:

• te zien welke betalingen klaarstaan;
• betalingen te zoeken op crediteur, referentie, IBAN of factuur;
• betalingen per status te filteren;
• betalingen per bankrekening te bekijken;
• betalingen per betaalschema te bekijken;
• betalingen op datum te filteren;
• detailinformatie van een betaling te openen;
• betalingen te wijzigen, indien toegestaan;
• te controleren of een betaling is gebundeld, geëxporteerd of afgewezen;
• te zien welke crediteur, factuur, IBAN en betaalrekening bij een betaling horen.

Filters op betaalinstructies

Het betaalinstructiescherm ondersteunt functionele filters waarmee gebruikers snel de juiste betalingen kunnen vinden.

Filter	Gebruik
Status	Toon alleen betalingen met een bepaalde status
Bankrekening	Toon betalingen vanaf een specifieke betaalrekening
Betaalschema	Toon betalingen met een specifiek betaalschema
Zoektekst	Zoek op zichtbare gegevens zoals crediteur, referentie, IBAN of factuur
Datum vanaf	Toon betalingen vanaf een bepaalde datum
Datum tot	Toon betalingen tot en met een bepaalde datum

Een typische werkwijze is om eerst te filteren op status en daarna verder te zoeken op crediteur, referentie of factuur.

Statusfilter

In het betaalinstructiescherm kan de gebruiker filteren op status.

Filter	Betekenis
Alle statussen	Toon alle betaalinstructies
Aangemaakt	Toon betalingen met status CREATED
Gebundeld	Toon betalingen met status BATCHED
Geëxporteerd	Toon betalingen met status EXPORTED
Geaccepteerd	Toon betalingen met status ACCEPTED
Afgewezen	Toon betalingen met status REJECTED
Geannuleerd	Toon betalingen met status CANCELLED

Tabel met betaalinstructies

De betaalinstructietabel toont de belangrijkste gegevens van een betaling.

Kolom	Betekenis
Factuur ID	Verwijzing naar de factuur waarop de betaling betrekking heeft
Crediteur	Naam van de partij die betaald wordt
IBAN	Bankrekening van de crediteur
Land	Landcode van de betaling of bankrekening
Valuta	Valuta van de betaling
Betaalschema	Betaalschema of betaalmethode
Betaalrekening	Interne bankrekening waarmee betaald wordt
Referentie	Betalingsreferentie of omschrijving
Bedrag	Te betalen bedrag
Status	Huidige betaalstatus
Datum	Aanmaakdatum of relevante procesdatum
Acties	Beschikbare acties voor de betaling

De gebruiker kan de tabel gebruiken om betalingen te controleren voordat ze in een batch worden opgenomen.

Tabelinstellingen

Het betaalinstructiescherm ondersteunt persoonlijke tabelinstellingen.

Een gebruiker kan de tabel aanpassen door:

• kolommen te tonen of te verbergen;
• kolombreedtes aan te passen;
• compacte rijen te gebruiken;
• regelafbreking in cellen te beperken;
• de procesvisualisatie te tonen of te verbergen.

Deze instellingen helpen gebruikers die dagelijks veel betalingen controleren.

Knoppen en acties op het betaalinstructiescherm

De exacte zichtbaarheid van knoppen hangt af van rechten, status en schermcontext. Functioneel kunnen de volgende knoppen of acties aanwezig zijn:

Knop of actie	Betekenis
Nieuwe betaling	Maakt een nieuwe betaalinstructie aan
Bekijken	Opent de details van een betaling
Wijzigen	Past gegevens van een betaling aan
Annuleren	Annuleert een betaling die niet meer verwerkt moet worden
Zoeken	Past de zoektekst toe
Filter wissen	Zet filters terug naar de standaardweergave
Tabelinstellingen	Past zichtbare kolommen en tabelweergave aan
Procesweergave tonen/verbergen	Toont of verbergt de visuele procesflow
Vorige / volgende pagina	Navigeert door meerdere pagina’s met resultaten

Niet elke knop is altijd zichtbaar. Sommige acties zijn alleen mogelijk bij bepaalde statussen of voor gebruikers met de juiste rechten.

Betaalstatussen

De huidige betaalinstructiepagina gebruikt de volgende statussen:

Status	Betekenis voor de gebruiker
CREATED	De betaling is aangemaakt en staat nog in concept
BATCHED	De betaling is opgenomen in een betaalbatch
EXPORTED	De betaling is geëxporteerd of verzonden
ACCEPTED	De betaling is door de bank of het proces geaccepteerd
REJECTED	De betaling is afgewezen
CANCELLED	De betaling is geannuleerd

Deze statussen helpen om snel te zien waar een betaling zich in het proces bevindt.

Acties per betaalstatus

Niet elke actie is logisch bij elke status. Onderstaande tabel beschrijft functioneel welke acties per status verwacht kunnen worden.

Status	Betekenis	Typische acties
CREATED	Betaling is aangemaakt maar nog niet gebundeld	Bekijken, wijzigen, annuleren, opnemen in batch
BATCHED	Betaling is opgenomen in een batch	Bekijken, batch controleren, eventueel uit batch halen indien ondersteund
EXPORTED	Betaling is geëxporteerd of verzonden	Bekijken, wachten op bankfeedback, audit controleren
ACCEPTED	Betaling is geaccepteerd	Bekijken, controleren, eventueel reconciliatie volgen
REJECTED	Betaling is afgewezen	Bekijken, fout onderzoeken, corrigeren, opnieuw aanbieden indien ondersteund
CANCELLED	Betaling is geannuleerd	Bekijken, audit controleren

De exacte acties worden bepaald door backend, frontend en rechten van de gebruiker.

Procesweergave

Het betaalinstructiescherm kan een visuele procesweergave tonen. Deze helpt gebruikers te begrijpen waar betalingen zich in het proces bevinden.

flowchart LR
  Created[Concept] --> Validation[Validatie]
  Validation --> Batched[Gebundeld]
  Batched --> Exported[Geëxporteerd]
  Exported --> Accepted[Geaccepteerd]
  Exported --> Rejected[Afgewezen]

De procesweergave is vooral nuttig bij het analyseren van betalingen die nog niet zijn afgerond.

Betaalschema en voorkeursrekening

Bij het aanmaken of wijzigen van een betaling kan de gebruiker betaalinformatie vastleggen of aanpassen.

Belangrijke velden zijn:

Veld	Betekenis
Betaalschema	Geeft aan volgens welk schema of welke methode betaald wordt
Voorkeursrekening	Geeft aan welke interne bankrekening bij voorkeur wordt gebruikt

De gebruiker kan ook kiezen voor:

• geen betaalschema;
• geen voorkeursrekening.

Dat kan nuttig zijn wanneer de betaling nog niet volledig is voorbereid of wanneer de definitieve betaalrekening later wordt bepaald.

Betaalbatches

Het scherm /payments/batches is bedoeld voor betaalbatches. Een betaalbatch groepeert meerdere betaalinstructies zodat ze gezamenlijk verwerkt kunnen worden.

Betaalbatches bundelen betaalinstructies voor validatie, export en bankverwerking.

Een gebruiker gebruikt het batchscherm om:

• batches te bekijken;
• te controleren hoeveel betalingen in een batch zitten;
• de batchstatus te volgen;
• te zien of een batch klaar is voor export;
• fouten of waarschuwingen op batchniveau te onderzoeken;
• de relatie tussen batch en betaalinstructies te begrijpen;
• de voortgang van een batch richting SEPA of bank te volgen.

Betaalbatchproces

Een typische betaalbatchflow ziet er als volgt uit:

flowchart LR
  Instructions[Betaalinstructies] --> Select[Selecteren]
  Select --> Batch[Batch aanmaken]
  Batch --> Validate[Valideren]
  Validate --> Export[Exporteren]
  Export --> Sepa[SEPA-bestand]
  Sepa --> Bank[Bank]

In gewone taal:

1. Betaalinstructies worden geselecteerd.
2. De geselecteerde betalingen worden in een batch gezet.
3. De batch wordt gecontroleerd.
4. Als de batch geldig is, kan deze worden geëxporteerd.
5. De export leidt tot een betaalbestand, bijvoorbeeld een SEPA-bestand.
6. Het bestand wordt aangeboden aan de bank of bankconnector.

Stappenplan voor betaalbatchverwerking

Gebruik onderstaand stappenplan voor het verwerken van betaalbatches.

flowchart TD
  Start[Start batchverwerking] --> Select[Selecteer betalingen]
  Select --> Check[Controleer betalingen]
  Check --> CreateBatch[Maak batch aan]
  CreateBatch --> Validate[Valideer batch]
  Validate --> Valid{Batch geldig?}
  Valid -- Nee --> Resolve[Los fouten op]
  Resolve --> Validate
  Valid -- Ja --> Export[Exporteer batch]
  Export --> Sepa[Controleer SEPA-bestand]
  Sepa --> Send[Verzend of lever aan bank]
  Send --> Feedback[Controleer bankfeedback]

Praktische werkwijze:

1. Filter betaalinstructies op betalingen die klaarstaan.
2. Controleer crediteur, IBAN, bedrag, valuta en betaalrekening.
3. Selecteer betalingen voor batchverwerking.
4. Maak of open de betaalbatch.
5. Controleer het aantal betalingen en totaalbedrag.
6. Valideer de batch.
7. Los eventuele validatiefouten op.
8. Exporteer de batch wanneer deze geldig is.
9. Controleer het SEPA-bestand.
10. Verzend het bestand of lever het aan bij de bank.
11. Controleer bankfeedback.
12. Volg afgewezen betalingen apart op.

SEPA-bestanden

Het scherm /payments/sepa is bedoeld voor SEPA-bestanden of betaalbestanden.

Een SEPA-bestand is het bestand waarmee betalingen aan de bank kunnen worden aangeboden. In veel betaalprocessen is dit de stap waarin betaalinstructies technisch worden omgezet naar een formaat dat de bank kan verwerken.

SEPA-bestanden tonen de exportstap richting bank of verdere betaalverwerking.

Een gebruiker gebruikt het SEPA-scherm om:

• betaalbestanden te bekijken;
• te controleren bij welke batch een bestand hoort;
• te zien of een bestand is aangemaakt;
• te controleren of een bestand klaar is voor verzending;
• te controleren of een bestand is geëxporteerd;
• te onderzoeken of een bestand foutmeldingen bevat;
• export- of verzendinformatie te volgen.

SEPA-proces

Conceptueel verloopt het SEPA-proces als volgt:

flowchart LR
  Batch[Goedgekeurde batch] --> Generate[SEPA genereren]
  Generate --> File[Betaalbestand]
  File --> Send[Verzenden]
  Send --> Bank[Bank]
  Bank --> Feedback[Bankfeedback]

Niet elke omgeving verzendt bestanden automatisch. In sommige inrichtingen kan een bestand alleen worden gegenereerd en daarna handmatig worden verwerkt.

Bankfeedback

Bankfeedback geeft terugkoppeling over betalingen of batches nadat deze zijn aangeboden aan de bank.

Bankfeedback kan bijvoorbeeld aangeven dat:

• een betaling is geaccepteerd;
• een betaling is afgewezen;
• een batch is ontvangen;
• een batch niet verwerkt kon worden;
• gegevens ontbreken of ongeldig zijn;
• een IBAN, BIC of bankrekening niet klopt;
• een bedrag of valuta niet is toegestaan.

Voor gebruikers is bankfeedback vooral belangrijk bij betalingen met status REJECTED of batches die niet correct zijn verwerkt.

Afgewezen betalingen

Een betaling met status REJECTED vraagt opvolging. De gebruiker moet bepalen waarom de betaling is afgewezen en welke correctie nodig is.

Typische oorzaken zijn:

• ongeldige IBAN;
• ontbrekende of ongeldige BIC;
• bankrekening geblokkeerd;
• bedrag niet toegestaan;
• valuta niet toegestaan;
• ontbrekende betalingsreferentie;
• fout in batchvalidatie;
• fout vanuit bankconnector;
• betaling eerder geannuleerd of ongeldig geworden.

Stappenplan voor afgewezen betalingen

Gebruik onderstaand stappenplan om een afgewezen betaling op te volgen.

flowchart TD
  Rejected[Betaling afgewezen] --> Details[Details bekijken]
  Details --> Reason{Reden duidelijk?}
  Reason -- Nee --> Audit[Audit en bankfeedback controleren]
  Audit --> Reason
  Reason -- Ja --> Correct{Correctie mogelijk?}
  Correct -- Ja --> Fix[Gegevens corrigeren]
  Fix --> Reprocess[Opnieuw aanbieden indien ondersteund]
  Correct -- Nee --> Cancel[Betaling annuleren of apart opvolgen]
  Reprocess --> Monitor[Status volgen]
  Cancel --> Monitor

Praktische werkwijze:

1. Open de afgewezen betaling.
2. Controleer crediteur, IBAN, BIC, bedrag, valuta en referentie.
3. Bekijk auditinformatie en eventuele bankfeedback.
4. Bepaal of de gegevens gecorrigeerd kunnen worden.
5. Pas de betaling of brongegevens aan, indien toegestaan.
6. Bied de betaling opnieuw aan als retry of reissue beschikbaar is.
7. Annuleer of volg handmatig op als opnieuw aanbieden niet mogelijk is.
8. Controleer de status na herverwerking.

Retry, void en reissue

Sommige betaalprocessen ondersteunen retry, void of reissue. Deze termen betekenen functioneel het volgende:

Actie	Betekenis
Retry	Probeer dezelfde betaling of verwerking opnieuw
Void	Maak een betaling ongeldig of trek deze administratief terug
Reissue	Maak een nieuwe betaling of betaalinstructie aan ter vervanging van een eerdere betaling

Deze acties zijn gevoelig omdat ze invloed hebben op financiële verwerking. Daarom horen ze alleen beschikbaar te zijn voor gebruikers met passende rechten en alleen bij statussen waarin de actie logisch is.

Gebruik deze acties alleen wanneer duidelijk is:

• wat de oorzaak van het probleem is;
• of de betaling al naar de bank is gegaan;
• of de bank de betaling heeft geaccepteerd of afgewezen;
• of een nieuwe betaling nodig is;
• of de oude betaling administratief ongeldig moet worden gemaakt;
• welke auditinformatie moet worden vastgelegd.

Foutmeldingen

Foutmeldingen kunnen ontstaan bij het aanmaken, wijzigen, valideren, exporteren of verzenden van betalingen.

Veelvoorkomende foutcategorieën zijn:

Foutcategorie	Voorbeelden
Ontbrekende gegevens	Geen IBAN, geen betaalrekening, geen bedrag
Ongeldige gegevens	Ongeldige IBAN, ongeldige BIC, ongeldige valuta
Autorisatie	Gebruiker heeft geen rechten voor de actie
Statusconflict	Betaling kan niet gewijzigd worden in huidige status
Batchfout	Batch bevat ongeldige of incompatibele betalingen
Exportfout	SEPA-bestand kan niet worden gegenereerd
Bankfout	Bankconnector weigert of retourneert fout
Technische fout	Onverwachte backend- of integratiefout

Bij een foutmelding controleer je eerst:

1. de status van de betaling;
2. de verplichte velden;
3. de betaalrekening;
4. de bankgegevens van de crediteur;
5. de batchstatus;
6. je eigen rechten;
7. audit en procesinformatie.

Goedkeuringen en notificaties

De route /payments/approval stuurt door naar de notificatiepagina.

Dit betekent dat goedkeuringen of taken rondom betalingen niet als apart Betalingen-scherm zijn ingericht, maar via de generieke notificatie- of taakfunctionaliteit worden opgevolgd.

Een gebruiker kan hier bijvoorbeeld terechtkomen wanneer:

• er een betaalactie goedgekeurd moet worden;
• een betaling aandacht nodig heeft;
• een procesmelding of taak is aangemaakt;
• een workflowstap moet worden opgevolgd.

Audit en procesinformatie

De Betalingen-module verwijst voor auditinformatie en procesinformatie naar generieke monitoringpagina’s.

Onderdeel	Route	Betekenis
Audit	/payments/audit	Stuurt door naar auditmonitoring
Proces	/payments/process	Stuurt door naar procesmonitoring

Auditinformatie is belangrijk om te kunnen zien wat er met een betaling is gebeurd.

Voorbeelden van betaalgerelateerde audit events zijn:

Event	Betekenis
Betaling aangemaakt	Een betaling is nieuw aangemaakt
Betaling bijgewerkt	Een betaling is aangepast
Betaling geannuleerd	Een betaling is geannuleerd
Betaling gevalideerd	Een betaling is succesvol gecontroleerd
Betaling validatie mislukt	Een betaling kwam niet door de controle
Betaling toegevoegd aan batch	Een betaling is opgenomen in een betaalbatch
Betaling verwijderd uit batch	Een betaling is uit een batch gehaald
Bankresultaat ontvangen	Er is terugkoppeling van de bank ontvangen

Betaalbeleid

De route /payments/policy stuurt door naar bankbeleidinrichting.

Betaalbeleid bepaalt onder welke voorwaarden betalingen mogen worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan regels rondom:

• betaalrekeningen;
• goedkeuringen;
• limieten;
• toegestane betaalmethodes;
• bankconnectorconfiguratie;
• procescontrole.

De exacte inrichting hangt af van de configuratie in Platform & Beheer en Bankinrichting.

Relatie met Crediteuren

Betalingen werkt nauw samen met Crediteuren, maar heeft een andere rol.

Module	Rol
Crediteuren	Leveranciers, facturen, controle, goedkeuring en betaalvoorbereiding
Betalingen	Betaalinstructies verwerken, batches maken, SEPA-bestanden genereren en bankfeedback verwerken

De overgang is functioneel als volgt:

flowchart LR
  Invoice[Goedgekeurde factuur] --> Release[Vrijgegeven voor betaling]
  Release --> Instruction[Betaalinstructie]
  Instruction --> Batch[Betaalbatch]
  Batch --> Sepa[SEPA-bestand]
  Sepa --> Bank[Bank]
  Bank --> Feedback[Bankfeedback]

Een Crediteuren-gebruiker kijkt vooral of een factuur klaar is voor betaling. Een Betalingen-gebruiker kijkt vooral of de betaling correct wordt verwerkt richting bank.

Rechten en toegang

Alle Betalingen-schermen vereisen dat de gebruiker is ingelogd.

De huidige routes gebruiken onder andere de volgende rechten:

Scherm of functie	Recht
Betaalinstructies bekijken	payments.instructions.read
Batches bekijken	payments.batch.read
SEPA bekijken	payments.batch.read
Audit bekijken	audit.read en payments.audit.read
Betaalbeleid bekijken	payments.approval_policies.read

Voor eindgebruikers betekent dit praktisch:

• wat je ziet hangt af van je rol;
• sommige schermen of acties zijn alleen beschikbaar met extra rechten;
• goedkeuringen en notificaties kunnen via generieke platformfunctionaliteit lopen;
• beheer van rechten gebeurt via Platform & Beheer.

Autorisatiematrix

Onderstaande tabel beschrijft functioneel welke rollen of gebruikersgroepen typisch toegang nodig hebben. De exacte rollen kunnen per implementatie verschillen.

Gebruikersgroep	Typische rechten
Crediteuren gebruiker	Betalingen vanuit facturen raadplegen
Betalingen gebruiker	Betaalinstructies bekijken en opvolgen
Betalingen verwerker	Batches maken, exporteren en opvolgen
Betalingen beheerder	Betaalbeleid, bankrekeningen en connectorinstellingen beheren
Auditor	Audit, statussen en procesinformatie bekijken
Functioneel beheerder	Rechten, instellingen en foutopvolging ondersteunen

Voorbeelden van technische rechten die in routes of functies kunnen voorkomen:

Recht	Betekenis
payments.instructions.read	Betaalinstructies bekijken
payments.batch.read	Betaalbatches en SEPA-schermen bekijken
payments.audit.read	Betaalgerelateerde auditinformatie bekijken
payments.approval_policies.read	Betaalbeleid bekijken
payments.approval_policies.manage	Betaalbeleid beheren
payments.bank_accounts.read	Bankrekeningen bekijken
payments.bank_accounts.manage	Bankrekeningen beheren
payments.connectivity.read	Bankconnectiviteit bekijken
payments.connectivity.manage	Bankconnectiviteit beheren

Praktische controlelijst voor gebruikers

Gebruik deze checklist voordat een betaling of batch wordt verwerkt:

• Is de juiste crediteur geselecteerd?
• Klopt het bedrag?
• Klopt de valuta?
• Is het IBAN gevuld?
• Is de BIC gevuld of afleidbaar?
• Is de juiste betaalrekening gekozen?
• Is de betalingsreferentie duidelijk?
• Heeft de betaling de juiste status?
• Is de betaling niet dubbel opgenomen?
• Past de betaling in de batch?
• Is de batch gevalideerd?
• Is het SEPA-bestand aangemaakt?
• Is bankfeedback gecontroleerd?
• Zijn afgewezen betalingen opgevolgd?

Veelvoorkomende vragen

Waar zie ik alle betaalinstructies?

In het scherm /payments.

Waar zie ik betaalbatches?

In het scherm /payments/batches.

Waar zie ik SEPA-bestanden?

In het scherm /payments/sepa.

Waar zie ik of een betaling is afgewezen?

In het betaalinstructiescherm kun je filteren op status REJECTED.

Waar zie ik of een betaling is geaccepteerd?

In het betaalinstructiescherm kun je filteren op status ACCEPTED.

Waar zie ik of een betaling al is gebundeld?

Betalingen met status BATCHED zijn opgenomen in een batch.

Waar zie ik of een betaling al is geëxporteerd?

Betalingen met status EXPORTED zijn geëxporteerd of verzonden.

Waar vind ik goedkeuringen of taken?

Via /payments/approval, dat doorstuurt naar notificaties.

Waar vind ik auditinformatie?

Via /payments/audit, dat doorstuurt naar auditmonitoring.

Waar wordt betaalbeleid ingericht?

Via /payments/policy, dat doorstuurt naar bankbeleidinrichting.

Wat doe ik met een afgewezen betaling?

Open de betaling, controleer bankfeedback en auditinformatie, bepaal de oorzaak, corrigeer gegevens indien mogelijk en bied de betaling opnieuw aan als retry of reissue beschikbaar is.

Wat is het verschil tussen Crediteuren en Betalingen?

Crediteuren bereidt betalingen voor vanuit facturen en leveranciers. Betalingen verwerkt betaalinstructies verder richting batch, SEPA-bestand, bank en bankfeedback.

Aandachtspunten

Bij Betalingen is zorgvuldigheid belangrijk omdat fouten direct kunnen leiden tot verkeerde, dubbele of afgewezen betalingen.

Let vooral op:

• wijzig geen betaling die al naar de bank is verzonden zonder eerst de status te controleren;
• annuleer betalingen alleen als duidelijk is dat ze niet meer verwerkt mogen worden;
• bied afgewezen betalingen niet opnieuw aan zonder de oorzaak te begrijpen;
• controleer altijd IBAN, bedrag en valuta;
• controleer batchtotalen vóór export;
• gebruik auditinformatie bij twijfel;
• stem onduidelijke bankfeedback af met functioneel beheer of financiële administratie;
• beperk beheerrechten tot gebruikers die betaalinrichting mogen wijzigen.