Inhuur: van aanvraag tot inzet

Proces in het kort

1. Richt rollen, goedkeuringsrouting en het benodigde klantbeleid in via Setup.
2. Maak een aanvraag, controleer volume en budget en dien deze in voor goedkeuring.
3. Open Werving, publiceer een sourcingronde en laat gekoppelde leveranciers offertes met de vereiste kandidaatdocumenten indienen.
4. Wijs beoordelaars en een selecteur toe. Rond de beoordeling af en bevestig de selectie.
5. Maak een contractconcept uit de selectie, controleer tarieven en voorwaarden, leg het document vast en doorloop goedkeuring en acceptatie met geldige tekenmandaten.
6. Behandel compliance en onboarding. Autoriseer en activeer inzet afzonderlijk; volg daarna uren, prestaties en factuurstatus bij hun verantwoordelijke module.

De stappen hieronder beschrijven de beschikbare functies op latest. Een actieve feature en module zijn vereist, naast de rechten en recordtoewijzingen per stap. Alpha, beta en prod zijn volgens de catalogus niet standaard ingeschakeld.

Doel

De optionele module Inhuur ondersteunt conceptaanvragen, indiening en goedkeuring/ afwijzing. De opdrachtgever en budgethouder zijn personen binnen de organisatie; een loginaccount is daarvoor niet nodig. De feitelijke gebruiker blijft de actor voor beheer en beslissingen. De lijst toont eigen aanvragen en toegewezen approvaltaken, inclusief hun namen, periode, budget en status.

Functionele beschrijving

Maak een concept met opdrachtomschrijving, periode, uren, valuta/budget en eisen. Concepten zijn wijzigbaar met versiecontrole. Indiening bevriest de aanvraag en criteria. Een afgewezen aanvraag kan expliciet opnieuw een concept worden; herindiening behoudt de oude evidence en maakt een nieuwe taak. Toegestane annulering sluit de openstaande approvaltaak af.

Belangrijkste functionaliteit

Goedkeuringsrouting inrichten

Ken de benodigde external_workforce.requests.read/manage/submit/approve en external_workforce.configuration.read/manage rechten expliciet toe in organisatiegebonden rollen. Beschikbare standaardrollen:

Rol	Rechten
Inhuurlezer (external_workforce_reader)	Aanvragen lezen
Inhuuraanvrager (external_workforce_requester)	Eigen aanvragen lezen, beheren en indienen
Inhuurfiatteur (external_workforce_approver)	Toegewezen aanvragen lezen en goedkeuren/afwijzen
Inhuurbeheerder (external_workforce_admin)	Inhuurinstellingen lezen en beheren
Inhuursourcer (external_workforce_sourcer)	Toegankelijke aanvragen lezen en eigen sourcingrondes beheren/publiceren
Leveranciersbeheerder (external_workforce_supplier_admin)	Leveranciersdeelname en geverifieerde gebruikerskoppelingen beheren
Leveranciersportaalgebruiker (external_workforce_supplier_user)	Uitgenodigde aanvragen lezen en eigen offertes beheren/indienen

De rollen worden per organisatie aangemaakt, maar gebruikers krijgen ze niet automatisch. Koppel de gewenste rol expliciet aan de gebruiker. platform_admin krijgt alle geregistreerde Inhuur-rechten bij standaardrolinrichting; local-admin krijgt ze via zijn bestaande platform_admin-rol. read_only krijgt ze niet. De eerste rolmigratie werkt de vier Inhuurrollen en platform_admin bij. De sourcingmigratie voegt de drie aanvullende rollen toe en behoudt overige handmatige rolrechten en gebruikerstoewijzingen. De tegel Inhuur vereist een actieve feature en leesrechten voor aanvragen, sourcing of het portaal. Inhuurinstellingen zijn uitsluitend beschikbaar onder Setup, met configuratie- leesrechten. In latest is de feature standaard actief.

Er wordt één standaardregel Inhuuraanvraag goedkeuren per actieve organisatie geplaatst. Zonder bestaande actieve routing staat deze aan en maakt hij één gedeelde taak voor gebruikers met de rol Inhuurfiatteur. Deze rol heeft ook leesrechten voor de taken-inbox. Er wordt geen individuele fiatteur gekozen. Bij bestaande actieve routing wordt de standaardregel uitgeschakeld geplaatst; herhaald seeden behoudt handmatige wijzigingen en uitschakeling.

Bestaande platform_admin-rollen krijgen via de upgrademigratie alle geregistreerde Inhuur-rechten; overige grants en gebruikerstoewijzingen blijven behouden.

De standaardregel gebruikt de volgende instellingen, ook aanpasbaar via Setup → Automatisering:

• event external_workforce.request.submitted;
• source module external_workforce en action CREATE_APPROVAL_TASK;
• voorwaarden op bijvoorbeeld payload.approval_amount en payload.currency;
• expliciete assigned_user_id (User UUID) en/of assigned_role_code;
• actiepad /external-workforce/requests.

Er moet precies één approvalregel passen. Ontbrekende/overlappende routing blokkeert indiening. Bedragen zijn exacte decimalen; configureer gte/lte-grenzen zonder overlap/gat voor de twee-decimalenprecisie. Er zijn geen vooraf ingestelde bedraggrenzen; de standaarddoelrol is Inhuurfiatteur. Een taaktoewijzing verleent geen goedkeuringsrecht. De domeinactie controleert actuele rechten, taaktoewijzing en aanvraagversie.

In Inhuurinstellingen staat Zelfgoedkeuring van inhuuraanvragen toestaan. Deze organisatie-instelling staat standaard uit. Dan kan de aanvrager de eigen aanvraag niet goedkeuren, ook niet met een toegewezen taak. Inschakelen vereist bevoegd beheer en een reden; goedkeuringsrechten blijven apart vereist. De actuele instelling wordt opnieuw gecontroleerd bij beslissen. Besluit en configuratie hebben transactionele audit-evidence.

Gerelateerde features

Werving en het leveranciersportaal zijn hieronder beschreven. De onderdelen Inhuurinzet en Externe uren, prestaties en facturen beschrijven de geïmplementeerde koppelingen en hun grenzen. Optionele ERP-dimensies blijven getypeerde referenties; synchronisatie en kwalificatie volgen in de afzonderlijke integratieslices. Rijkere routing, hiërarchieën, mandaten en meerdere goedkeuringsniveaus volgen in #672.

Authoritative regels: External Workforce specs.

Status

• Feature key: external_workforce
• Status: Release Candidate
• Latest: actief
• Alpha: inactief
• Beta: inactief
• Prod: inactief

Beschikbare releases

• Vanaf release: n.v.t.

De modulenavigatie volgt de werkvolgorde: Aanvragen → Werving → Beoordelingen → Leveranciersportaal. Bij beperkte headerbreedte staan de overige opties onder Meer; de organisatiekeuze blijft afzonderlijk bereikbaar.

Sourcing en leveranciersportaal

1. Ken Inhuursourcer toe voor sourcing en Leveranciersbeheerder voor leveranciersbeheer, of richt een organisatiegebonden maatwerkrol in met dezelfde rechten.
2. Open Setup → Leveranciersgebruikers en kies Gebruiker koppelen. Zoek in de keuzelijst Leverancier op naam of leveranciersnummer. Zoek bij Gebruiker op naam, gebruikersnaam of e-mailadres en selecteer een bestaand actief account uit de huidige organisatie. Beide zoeklijsten tonen maximaal 50 resultaten; verfijn de zoekterm wanneer de gewenste keuze ontbreekt. Leg vast waarop de verificatie van diens vertegenwoordiging berust. Nieuwe accounts maakt u eerst aan via Gebruikersbeheer met de bestaande Keycloak-flow. Dit scherm verstuurt geen wachtwoordloze e-mailuitnodiging.
3. Ken de leveranciersgebruiker afzonderlijk Leveranciersportaalgebruiker toe voor het lezen van uitnodigingen en beheren/indienen van eigen offertes. De koppeling zelf verleent geen rol of toestemming.
4. Open Inhuur → Werving. De aanvrager of toegewezen approver met sourcingrechten kiest een goedgekeurde aanvraag, strategie, opening en deadline. Bij directe sourcing is één leverancier toegestaan; geef de onderbouwing op.
5. Voeg in de conceptronde via Leveranciers geschikte leveranciers toe en publiceer daarna de ronde. Publicatie controleert hun actuele geschiktheid; directe sourcing vereist precies één leverancier. De ronde bevriest de exact goedgekeurde aanvraagcriteria. Sluit/annuleer de vorige ronde vóór een expliciete volgende ronde. Annuleer rondes vóór de bronaanvraag wordt geannuleerd.
6. De leverancier kiest in Leveranciersportaal een geverifieerde leverancier, ziet diens uitnodigingen en maakt een kandidaat-offerteconcept. Vul tarief, beschikbaarheid en antwoorden op de gepubliceerde eisen in en dien vóór de deadline in. De eigen kandidaatreferentie identificeert het concept binnen die leveranciersronde; UUIDs worden niet als gewone schermlabels gebruikt.

Concepten vereisen de actuele revisie. Indiening bevriest de offertegegevens en kan veilig met dezelfde command-identiteit worden herhaald. Intrekken van een gebruikerskoppeling blokkeert volgende portaalacties, inclusief retries. Meerdere geverifieerde leverancierscontexten blijven onafhankelijk. Andere leveranciers, interne budgetten, evaluaties en verborgen bronlinks verschijnen niet in het portaal.

Een leverancier kan bij een offerteconcept een CV uploaden volgens gepubliceerd beleid. Het onderdeel CV, beoordeling en contracteren beschrijft de bestandsvoorwaarden, de vastgezette versie bij indiening en de afzonderlijke beoordelings- en selectiebevoegdheden. Contractdocumenten en compliancebewijs hebben elk hun eigen workflow en toegangsregels.

Werkvoorraad en details

Aanvragen en Werving gebruiken configureerbare tabellen met zoeken, statusfilters, sortering, compacte rijen en instelbare kolommen. Aanvragen kan ook op opdrachtgever worden gefilterd; Sourcing op strategie. Filters en sortering gelden voor de volledige toegankelijke dataset vóór paginering. Op mobiel staan aanvullende filters achter Filters, met Filters wissen en Toepassen. Klik op een rij of gebruik Enter/spatie om details te openen.

Aanvraagdetails en het formulier groeperen opdracht, planning/budget, betrokkenen en eisen/wensen. De sourcingdialog bevat Overzicht, Gepubliceerde aanvraag en Leveranciers. Sourcingronde toevoegen opent een doorzoekbare, gepagineerde selectie van goedgekeurde aanvragen. De vorige ronde wordt apart opgehaald en moet gesloten of geannuleerd zijn.

Statusacties hebben een bevestiging met reden; publicatie toont vooraf precies de leverancierszichtbare aanvraaggegevens. Een fout blijft zichtbaar zonder stille herhaling. De knop Bekijk audittrail toont maximaal de laatste 100 gebeurtenissen voor het toegankelijke record, met actor, tijdstip en reden. Dezelfde recordscope als de details blijft gelden. Organisatie- of permissiewissels sluiten oude contexten en verwijderen onopgeslagen concepten uit de huidige weergave.

Annulering van een gepubliceerde ronde meldt dit aan bevoegde, actief gekoppelde leveranciersgebruikers. Eigen offertes blijven alleen-lezen bereikbaar. De portaalcontrols veranderen automatisch op de opening en deadline.

Leveranciersgebruikers beheren

Het overzicht ondersteunt zoeken op leverancier of account en filteren op actieve of ingetrokken koppelingen. Zoek- en statusfilters worden vóór paginering op de server toegepast. Via de tabelinstellingen kunt u kolommen, breedtes, compacte rijen en tekstafbreking instellen.

De actie Koppeling intrekken vraagt in een afzonderlijke bevestiging om een reden. Andere koppelingen van hetzelfde account blijven actief. Mislukte acties houden de ingevulde toelichting zichtbaar; laadfouten bieden Opnieuw proberen. Een organisatiewisseling sluit open formulieren en wist hun selecties.

De accountkeuzelijst vereist alleen external_workforce.suppliers.manage en bevat geen serviceaccounts, inactieve accounts of accounts buiten de actieve organisatie. Koppelen gebruikt het gebruikers-UUID en controleert het account opnieuw bij opslaan; e-mailadressen hoeven niet uniek of aanwezig te zijn.

Bij een bestaande installatie corrigeert de upgrademigratie 20261007_workforce_invitation_drafts het uitnodigingsschema voor concepten. Daarmee kunnen leveranciers vóór publicatie aan een sourcingronde worden toegevoegd; bestaande uitnodigingen en hun bewijs blijven behouden.

Contracten en leveranciersacceptatie

Contracten toont uw toegewezen commerciële relaties in een configureerbare werkvoorraadtabel. Contract toevoegen opent een apart formulier met een bevestigde selectie, voorwaarden, exacte tarieven en expliciet klantbeleid. Details opent de versies, documentdownload, goedkeuringsbewijs, afzonderlijke tekenbevoegdheid en partijacceptaties. Concepten kunnen worden bijgewerkt; voorbereide voorwaarden worden vervangen via een nieuwe conceptversie.

Leg tekenbevoegdheid afzonderlijk vast voor de klant- en leverancierspartij, inclusief account, geldig interval en mandaatbewijs. Een leveranciersportaalbinding verleent deze bevoegdheid niet. Mijn contracten toont alleen contracten van de actuele geverifieerde leverancierspartij. Acceptatie vraagt de exacte versie, geldige eigen tekenbevoegdheid en een toegestane methode: expliciete portaalacceptatie of een referentie naar een geconfigureerde externe provider. Het systeem doet geen uitspraak over het wettelijke niveau van een handtekening.

Een amendement behoudt de effectieve afspraken tot de nieuwe versie geldig is geaccepteerd en van kracht wordt. Amendement annuleren trekt alleen het voorstel in. Beëindiging van geaccepteerde afspraken vraagt partijkennisgevingsbewijs; een toekomstig contract hoeft daarvoor nooit effectief te worden. Inzet en onboarding worden afzonderlijk behandeld via Inzet en Compliance; contractacceptatie activeert deze stappen niet automatisch.

Een 409 behoudt uw ingevoerde wijzigingen en oorspronkelijke revisie. Sluit het concept en open de actuele details opnieuw om wijzigingen te vergelijken. Organisatie-, account- of rechtenwissels verwijderen de eerdere lokale context. Contractdocumenten zijn uitsluitend via deze contractworkflow bereikbaar.

De technische grenzen, permissies, versie- en bewijsregels staan in het S4-contractprotocol.

Compliance & onboarding

Via Inhuur → Compliance bekijkt u de toegankelijke onboardingdossiers met actuele gereedheid, ontbrekende controles en vervolgacties. Dossier toevoegen opent een apart formulier met het eigen contract, gepubliceerd klantbeleid en de toegewezen beoordelaar. Details openen in een dialoog met bewijs, verificatie, beoordelingshistorie en expliciet begrensde uitzonderingsbesluiten.

Onder Setup → Compliancebeleid legt de beleideigenaar de controles, geldigheid, bewaartermijn, verwerkingdoelen en het vierogenbeleid expliciet vast. Gepubliceerd beleid wordt via een nieuwe versie gewijzigd. Zonder vastgesteld beleid of geverifieerd vereist bewijs blijft het dossier niet gereed. Een contractwijziging, verlopen document of ingetrokken uitzondering vraagt opnieuw beoordelen. Gereedheid activeert geen inzet en maakt geen persoon, medewerker of inkooporder aan.

Documenten gebruiken de private bijlagenvoorziening. Alleen documenten met exact scanbewijs van een geconfigureerde externe provider kunnen worden aangeboden; deze functionaliteit voert zelf geen malwarescan uit. Verificatie is een apart besluit. Een legal hold bewaart bewijs en verlengt de normale toegang niet. Leveranciers zien onder Mijn onboarding alleen de expliciet gedeelde verzoeken, zonder interne screeninggegevens, documenten of uitzonderingsbesluiten.

Bij een versieconflict blijft uw invoer staan. Gebruik Actuele gegevens herladen wanneer u het concept wilt verlaten en opnieuw wilt werken met de actuele revisie.

Rollen voor beoordeling en selectie

Wijs Inhuurbeoordelaar toe voor het bekijken en afronden van eigen toegewezen beoordelingen. Wijs Inhuurselecteur toe voor het bekijken van afgeronde beoordelingen en het voorstellen en bevestigen van plaatsbeslissingen. Beide rollen zijn beschikbaar voor nieuwe en bestaande organisaties; gebruikers krijgen ze niet automatisch. De demo-inrichting gebruikt dezelfde standaardrollen.

Wijs onder Werving → Beoordeling en panel → Panellid toewijzen daarnaast een beoordelaar per geregistreerde inzending toe, of een selecteur voor de ronde. Een rol alleen geeft geen toegang tot een specifieke inzending of ronde. Wanneer het beoordelingsplan functiescheiding vereist, moet de selecteur een andere gebruiker zijn dan de beoordelaar. Ook platformbeheerders volgen deze regel.

Zoeken bij het kiezen van records

Klik op de keuzelijst om een account, persoon, aanvraag, inzending of contract te zoeken. Zoeken en eventuele paginering staan binnen de geopende lijst. Een gekozen waarde blijft staan wanneer u daarna een andere zoekopdracht uitvoert. Opdrachtgever en budgethouder hebben ieder een eigen zoekfunctie. Dit geldt ook voor de account- en inzendingskeuze bij paneltoewijzing. De bestaande bevoegdheden, aanvraagrevisies en functiescheiding blijven van toepassing.

Inhuurinzet

De pagina Inzet toont toegewezen deployments met medewerker, leverancier, contract, actuele gereedheid en beslissingen. Maak een inzetvoorstel vanuit geaccepteerde afspraken, verifieer de koppeling met een platformpersoon en leg expliciet beleid en eigenaren vast. Autoriseren, voorbereiden en activeren zijn aparte stappen. Een technische ontvangstmelding is geen bevestigde medewerker of inkooporder. Onbekende uitkomsten vereisen reconciliatie. Wijzigingen behouden de oude effectieve inzet tot alle controles en eigenaarbevestigingen slagen. Beëindiging bewaart contractbewijs en vereist afgewikkelde offboarding vóór afsluiting. Zie de normatieve S7a-specificatie.

Externe uren, prestaties en facturen

In een inzetdetail toont Uren, prestaties en facturen de ontvangen bronstatus, periode, hoeveelheden, ontvangst- en factuurallocaties, bedragen en valuta. Correctiehistorie tonen bewaart eerdere bronversies. Afwijkingen en gedeeltelijke verwerking blijven zichtbaar; een afleverbevestiging is geen zakelijke goedkeuring.

De inzetversie legt expliciet de uren-, ontvangst- en factuureigenaar vast. Kies of een ontvangst na goedgekeurde uren wordt aangevraagd of een extern aangemaakte ontvangst wordt gevolgd. Zonder deze configuratie worden geen externe uren verwerkt. Via Verwerkingsbewijs kan een bevoegde inzetbeheerder de status bij de eigenaar opvragen met een reden. De oorspronkelijke operatie blijft behouden. Uren en externe facturen kunnen hier niet worden aangepast of goedgekeurd.

Native uren naar prestatieontvangst

Deze stappen gelden als de inzet expliciet ERP-NL als ureneigenaar gebruikt en native ontvangst in REQUEST-modus met native Inkoop is ingericht. De inzet moet toegelaten zijn voor de persoon en werkdatum, met een werkelijk goedgekeurde/open inkooporder en een bevoegde menselijke ontvanger. Een technische opdrachtbevestiging of urenfiattering verleent geen ontvangstbevoegdheid.

1. Registreer via Tijdschrijven → Inhuururen toevoegen de inzet, werkdatum, passende urensoort en uren. Dien de weekstaat in en laat een andere, toegewezen bevoegde fiatteur deze goedkeuren. Zie Inhuururen registreren, ook voor het benodigde time.timesheet.read_all bij beoordeling van een ander.
2. Open het inzetdetail en het onderdeel ERP-NL bronverwerking. Gebruik Open eigenaar om de bijbehorende weekstaat of andere eigenaarpagina te openen; de link verschijnt alleen als u daar toegang toe heeft.
3. Kies bij het urenbesluit Bron bijwerken en geef een reden. Hiermee leest Inhuur het werkelijke besluit bij Tijdschrijven en legt het de bronversie vast. Bij de ingerichte REQUEST-keten kan daaruit een ontvangstverzoek volgen.
4. Kies voor de bijbehorende opdracht Opdracht verwerken en geef een reden. Dit verwerkt de vastgelegde opdracht bij de eigenaar en hergebruikt bij herhalen de oorspronkelijke operatie. Voor deze synchronisatieacties is external_workforce.assignments.prepare nodig, naast toegang tot de inzet en de benodigde actuele eigenaarrechten, waaronder purchasing.receipts.request voor het ontvangstverzoek.
5. De toegewezen ontvanger opent Inkoop → Prestatieontvangsten (/purchasing/receipts). Deze gebruiker beoordeelt de geleverde hoeveelheid afzonderlijk van de urenfiattering en kan gedeeltelijk accepteren of afwijzen. Zie Prestatieontvangsten voor rechten, correcties en terugdraaien.
6. Werk daarna de ontvangstbron bij met Bron bijwerken in het inzetdetail. Controleer de ontvangen hoeveelheid en bronstatus in de prestatieketen. Een correctie van uren wijzigt niet automatisch de ontvangst of factuur: verwerk het nieuwe urenbesluit en laat de ontvangsteigenaar de afwijking expliciet afhandelen.

Een onduidelijke of mislukte verwerking vraagt controle van de oorspronkelijke opdracht en brongegevens; maak geen tweede ontvangst aan om een fout te omzeilen. Goedkeuringen blijven in Tijdschrijven en Inkoop, niet in het synchronisatiescherm.

Inhuurrapportage

Via Rapportage bekijkt u toegankelijke inzet, bestedingen en compliance. Kies een periode en peildatum, en verfijn op leverancier, project, organisatieonderdeel of rol. De peildatum wordt toegepast op de effectieve inzetafspraken; de status en compliancegegevens zijn actuele waarnemingen.

Kaarten, leveranciersgrafiek en doorklikregels delen dezelfde waarneming. Verversen haalt een nieuwe waarneming op. De tabel toont maximaal 25 regels per pagina; details bieden toegang tot de actuele inzet en het toegankelijke dossier. Bij een gebruikers- of organisatiewissel worden filters en gegevens gewist.

Geautoriseerde waarde, goedgekeurde urenwaarde, ontvangen waarde en netto gefactureerde bedragen zijn overlappende fasen: tel ze niet op. Valuta blijven apart en credits blijven negatief. Ontbrekende brondekking, correcties, verouderde meldingen en niet-beschikbare cijfers blijven zichtbaar. FTE en prognoses worden niet verzonnen. Facturen zijn geen bewijs van betaling. Gesimuleerde gegevens betekenen geen gekwalificeerde Oracle-koppeling.

Aanvraag-, sourcing- en dossiercijfers vereisen bovendien de eigen rechten en toewijzingen. Open bevindingen komen uit de laatste beoordeling; de rapportage neemt geen nieuwe compliancebeslissing en kan geen bevinding kwijtschelden.

Contractconcept uit geselecteerde offerte

Na offerte indienen, beoordelen en selectie bevestigen opent u Contract toevoegen en kiest u de bevestigde selectie. Controleer kandidaat, leverancier, bronaanvraag en de exacte revisies. Het voorstel gebruikt de bevroren offerte voor bedrag, valuta en eenheid; de goedgekeurde aanvraag en beschikbaarheid bepalen de periode. Een primaire tariefregel staat klaar. Kies de tariefcategorie en vul voorwaarden, eventuele vaste-eenheidomschrijving en expliciet klantbeleid zelf in.

De bronwaarden blijven zichtbaar naast een afwijkend concept. Onderbouw gewijzigde commerciële afspraken in Onderbouwing afwijking bronafspraak. De bron en deze onderbouwing worden bij de versie en audit bewaard en bij voorbereiding bevroren. Bij een andere selectie kiest u expliciet voor behoud van de huidige invoer of opnieuw laden van titel, periode en alle tarieven. Handmatige contractvoorwaarden en beleid blijven bij die keuze staan; controleer hun toepasselijkheid. Een laadfout of revisieconflict behoudt het concept.

Categorie en valuta zijn doorzoekbare keuzelijsten. Een categorie is een soort prijsafspraak, geen eenheid of automatisch recht op overwerk. Vul bedragen exact in met een punt en maximaal zes decimalen. Bij Aanvullende afspraken (optioneel) mag u een externe tekstuele belasting-/btw-afspraak of onkosten-/declaratieregeling vermelden. De belastingreferentie is geen btw-identificatienummer; deze velden zijn geen gevalideerde interne regeling of belastingberekening. Leeg laten is toegestaan. Benoem de verwijzingen ook in het aangeleverde contractdocument als externe afspraken; het systeem wijzigt uw document niet automatisch.

Volume en budget ramen

Een nieuwe aanvraag stelt totaalvolume in uren voor als uren per week × het aantal kalenderdagen van start tot en met einde / 7. Weekenden tellen mee. Volume wordt op twee decimalen afgerond, half naar boven. Bijvoorbeeld: 32 uur per week over drie dagen geeft 13,71 uur. Met een verwacht uurtarief van 85,55 geeft dit 1.172,89 budget. De formule en referentie-uitkomst staan in het formulier.

Verwacht uurtarief voor raming is optioneel en staat los van maximumtarief en latere offertes. Zonder dit tarief wordt geen budget verzonnen. U kunt de aanvraag als concept opslaan; voor indiening is een positief geraamd of handmatig gekozen budget nodig voor de bestaande goedkeuringsroute.

Volume en budget zijn afzonderlijk te wijzigen. Een handmatig vastgezette waarde vraagt een reden en blijft staan als de periode, uren of het ramingstarief veranderen. Volume automatisch gebruiken of Budget automatisch gebruiken herstelt alleen die berekening. Waarden, redenen en bron blijven bij opslaan/heropenen beschikbaar. Bestaande aanvragen behouden hun oorspronkelijke bedragen. Een raming is geen overeengekomen tarief of verplichting.

Bij het opslaan van iedere aanvraag zijn ramingsbesluiten verplicht. Bij oudere aanvragen biedt bewerken expliciet behoud van ongewijzigde bedragen; gewijzigde ramingen vragen automatisch berekenen of een handmatige waarde met reden. Bij een oudere contractversie zonder opgeslagen bronvergelijking blijft het veld Onderbouwing afwijking bronafspraak beschikbaar, ook bij vervangen en amenderen. Vraagt de server om een onderbouwing, vul die in en sla opnieuw op; uw invoer blijft staan.

CV, beoordeling en contracteren

1. Een beheerder publiceert in Setup → Inhuur expliciet CV-beleid, contractgoedkeurings-/acceptatiebeleid, een contractsjabloon en tekenmandaten. Nieuwe versies worden eerst als concept opgeslagen; publiceer ze afzonderlijk. Inactiveer een overlappende oude versie vóór publicatie. Er zijn geen stil toegestane klantinstellingen.
2. De leverancier slaat de offerte eerst als concept op, opent Offertedetails en uploadt daar het CV (passief PDF of UTF-8 tekst, maximaal 10 MB). Vervangen/verwijderen kan zolang de ronde open is en de offerte concept is. Bij indiening wordt de exacte CV-versie vastgezet; verplichtheid volgt Setup.
3. Wijs een interne gebruiker de beperkte rol Inhuurbeoordelaar toe via rollen/toewijzingen en voeg deze afzonderlijk toe aan het panel. Via Inhuur → Beoordelingen ziet die gebruiker de toegewezen kandidaten, CV en criteria. Definitief selecteren vereist de afzonderlijke rol Inhuurselecteur én de selector-toewijzing.
4. Een onvolledige beoordeling heeft nog geen totaalscore. Volledige invoer toont een opgeslagen score van 0–100, met vier decimalen. Voor gewichten 60/40 en scores 8/5 op schaal 0–10 is de uitkomst 68,0000. Alleen knock-outcriteria hebben geen gewogen rangschikking; afronden is vereist voor selectie.
5. Kies bij contractaanmaak de gepubliceerde beleidsversie en indien vereist een actieve bevoegde Inhuurcontractgoedkeurder. De waardenlijst sluit onbevoegden en verboden zelfgoedkeuring uit. Ontbreekt een keuze, controleer roltoewijzingen en organisatiebeleid. De goedkeurder krijgt geen beheermandaat.
6. Kies een contractsjabloon en controleer de ingevulde voorwaarden. Afwijkingen moeten in het sjabloon toegestaan én gemotiveerd zijn. Klik in de details op Contractdocument genereren voor een leesbaar tekstcontract; Document uploaden blijft beschikbaar voor een eigen document. Een inhoudswijziging vereist opnieuw een document. Voorbereiden bevriest de exacte versie.
7. Laat de toegewezen goedkeurder het exacte document controleren en besluiten. Klik daarna op Aan leverancier aanbieden. Dit publiceert de goedgekeurde versie in het leveranciersportaal en maakt een portaalnotificatie aan. Externe e-mail of een externe ondertekenintegratie wordt niet uitgevoerd.
8. Pas een gepubliceerd tekenmandaat uit Setup toe. Zowel de klant- als de leveranciersvertegenwoordiger accepteert de exacte versie met eigen actueel mandaat en operationele rechten. De standaardrol Leveranciersportaalgebruiker bevat contract lezen/accepteren; vertegenwoordiging blijft apart vereist. Intrekking of verlopen geldigheid blokkeert volgende acceptatie.

Sjabloon, beleidsversie, documenthash, goedkeuring en acceptatiebewijs blijven bij hun exacte contractversie. Materiële wijzigingen vereisen een nieuwe versie en besluiten. Externe providers in Setup ondersteunen alleen bewijsreferenties. Onkosten blijven een verwijzing naar een externe afspraak; volledige regelingen, berekeningen en declaraties uit issue #727 punt 7 vallen buiten deze oplevering.

De standaard leveranciersportaalrol bevat ook notifications.read om de eigen portaalnotificatie bij een aangeboden contract te kunnen openen. De bestaande platformautorisatie beperkt dit tot eigen meldingen; dit verleent geen interne contractrechten of toegang tot meldingen van andere gebruikers.